ペーパーレスオフィスへの移行のためのヒント

オフィスでどれだけの紙を使っているか考えたことはありますか？国際リサイクル局が回収された紙の50％が企業から来ていると明らかにしていることから、私たちの業界には紙の問題があると言えます。この厳しい統計を除いても、オフィスで紙を使用することは非常にコストがかかり、印刷、整理、廃棄するのに多くの時間を消費する可能性があります。

それを踏まえると、チームがペーパーレスオフィスに移行することは不可欠です。これは企業にとって未知の領域のように思えるかもしれませんが、コスト削減や混乱の軽減、より効率的なワークフロー、全体的により環境に優しい職場など、多くの利点をもたらします。この移行中に考慮すべき重要な点の一つは、ファクシミリです。ファクシミリは、インターネットがなくても世界中の企業が重要な文書を送信し、契約を締結することを可能にした社内コミュニケーションの基盤です。そして、クラウドベースのファクシミリの誕生により、今日のデジタル世界でもその地位を確立しています。この革新的な技術は、高速でファックスを送信するのを助けるだけでなく、新しい書類の送受信にかかるお金と時間を削減します。

しかし、多くの小規模企業にとって、忙しい業務はペーパーレスオフィスへの移行のような取り組みが後回しにされることを意味します。だからこそ、移行を管理できるリーダーを指名するだけでなく、全体のプロセスを準備してスムーズで時間を節約できるようにすることが重要です。この点に関して、 Verizon Connectのテイラー・ファスラスは、小規模企業がより効率的になるために取るべき5つの異なるステップを概説しています。これには、計画、優先順位付け、整理、追跡、そして休憩が含まれます。これらは小さなことのように思えるかもしれませんが、各ステップから5〜10分を節約することは、特にペーパーレスシステムへの移行やビジネス全般にとって大いに有益です。移行のために取るべき5つの主要なステップは次のとおりです。

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‍ 1. 計画

‍ クラウドベースのファックスなどの紙節約テクノロジーは、適切に実行すれば大きな投資になります。このため、どの企業にとっても、計画された目標と明確な全体目標を念頭に置いて計画を立てることが重要であり、それが安定した移行を確保するのに役立ちます。

ペーパーレスオフィスを効率的にするのは、コンピュータ、DSLモデム、そして文書の物理コピーを絶対に発行しなければならない場合のためのプリンターなど、必要な機器が最小限で済むことです。大規模なアーカイブを持つ企業では、デジタルスキャナー、ストレージデバイス、そしてクラウドベースのバックアッププロバイダーも必要になります。

これらがすべて概説されると、スタッフがオンラインファクシングの基本と、サポートツールの正しい使い方を学ぶトレーニングプログラムを実施できます。これにより、なぜあなたのビジネスが移行を始めているのかを理解することができます。

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‍ 2. 優先順位を付ける

移行の基礎が整ったらすぐに、オフィスマネージャーとビジネスリーダーは、どの目標をリストの最上位に置くべきかを具体的にする必要があります。重要度別に整理することで、目標の達成がより容易になります。これにより、移行がより合理化され、オフィスが適応しやすくなります。クラウドベースの FAX 機の使用に慣れている人は多くないことを考慮すると、オフィス管理者はこのタスクを最初に優先して、スタッフが移行の初期段階で問題をすべて解決できるようにすることができます。これは、トレーニング セッションを通じて、またはペーパーレスのファイリング手順やアーカイブ プロセスなどの役立つ情報が満載されたガイドブックを作成することによって実行できます。

‍ 3. トラック

次のステップは、明確な目標を設定した日次、週次、月次の計画を作成し、チームが進むにつれてテクノロジーに対する理解を深めているかどうかを確認することです。クラウドベースの FAX やその他のペーパーレス テクノロジーの使用における従業員の学習の進捗状況を追跡することは、問題が発生した場合とその最適な対処方法を知るのに役立ちます。目標を設定すると、オフィスのマネージャーは、従業員がどの目標を達成しているのか、どの目標に遅れているのかを認識することができます。

スタッフが古い方法から離れるのが難しいかもしれないことを念頭に置くことが重要です。特に、ビジネスワールドのレイナルド・ルグトが、マイクロソフトリサーチが従業員が最新のデジタルイニシアチブを恐れていることを発見したと報告しているためです。ペーパーレス技術に慣れる手助けをするために、すべてを一度に取り外すのではなく、プリンターを一つずつ取り外すことができます。そうすることで、彼らは新しいシステムを学ぶことにより意欲を持つようになるでしょう。

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‍ 4. 整理する

オフィスではデジタル ペーパーレス テクノロジをスペースに歓迎するため、詰め込まれたファイル キャビネットに別れを告げる必要があります。これは時間の節約にはなりますが、オフィス管理者はすべてのファイルが適切に保存されていることを証明する必要があります。ファイルをクラウドベースの FAX システムと効率的に連携させるには、古いファイルを安全に整理して保管するためのデータ暗号化機能を備えたアーカイブ システムを備えたプログラムを選択する必要があります。デジタル システムが確立されれば、ファイルに関して心配する必要はほとんどなくなります。クラウドベースのシステムでは、受信した文書と送信した文書の両方を大量に保存でき、さまざまなデバイスから迅速にアクセスできます。

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‍ 5.休憩

以前「インターネット FAX サービスで生産性を向上および改善する方法」で書いたように、誰にとっても操作が簡単になるため、雇用主も従業員も同様にこのテクノロジーのメリットを享受できます。クラウドベースのテクノロジーにより、ドキュメントの配信がより効率的に行えるようになるだけでなく、長期的には簡単に膨れ上がってしまう出費も節約できます。

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紙のコストから待機時間まで、これらのことはクラウドベースのファックスシステムのようなペーパーレス技術によって最小限に抑えられるか、さらには排除することも可能です。従来のファックス機は時代遅れになりつつありますが、その目的はオフィスでは依然として重要です。しかし、オンラインファックスサービスの力のおかげで、Fax.Plusを使えば、世界中の人々に簡単にファックスを送信できます — いつでも、どこでも。

インターネット接続、有効なメールアドレス、そしてアクティブなオンラインファックスのサブスクリプションがあれば、かさばるハードウェアや面倒なプロセスを避けることができます。これにより、職場にデジタル技術が導入されるだけでなく、以前の課題も解消されます。