Perché le istituzioni educative dovrebbero spostare le loro pratiche di fax nel cloud?

In quanto istituzione educativa, sei sotto costante scrutinio per innovare tecnologicamente al fine di favorire un ambiente di apprendimento ottimale per i tuoi studenti. Abbinato alla pressione incessante di rispettare le normative governative, può essere difficile semplificare i tuoi processi per ottimizzare l'efficienza senza una guida.

Le università, le scuole e altre organizzazioni accademiche sono avanzate in aree come l'accesso wifi su tutto il campus e i portali e le email degli studenti, tuttavia la maggior parte di queste istituzioni non ha seriamente incorporato le nuove tecnologie di fax, che sono disponibili da anni, e che potrebbero contribuire significativamente alle pratiche amministrative.

Fax.Plus è il principale servizio di fax online che aiuta gli istituti educativi e i distretti scolastici a inviare e ricevere fax in modo semplice e sicuro, rispettando i rigorosi requisiti e regolamenti sulla residenza dei dati.

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Come aiuta Fax.Plus i distretti scolastici a migrare verso una soluzione di fax basata sul cloud?

Nonostante l'aumento della popolarità dell'email negli ultimi due decenni, l'invio di fax rimane il metodo più comunemente utilizzato per scambiare informazioni importanti nel campo dell'istruzione. La tua istituzione gestisce quotidianamente file sensibili, dai registri degli studenti, trascrizioni, domande, informazioni finanziarie, ai referti medici. Le esigenze legate all'invio di fax non sono cambiate, tuttavia, sono stati introdotti servizi cloud che possono garantire una maggiore sicurezza senza le preoccupazioni legate all'uso di macchine fax capricciose.

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Sicurezza

Se analizzi i tuoi attuali processi di fax, vedrai che i documenti inviati a te sono costantemente a rischio. Potrebbero rimanere incustoditi nel vassoio di stampa, qualcuno potrebbe prenderli accidentalmente, oppure potrebbero finire nelle mani di qualcuno per cui non sono destinati.

Alla base, il faxing cloud è un metodo più sicuro rispetto al fax analogico. Potresti chiederti come sia possibile quando internet è inondato da parole come hacker e privacy breaches. Fax.Plus ha sviluppato una soluzione multifaccettata per proteggere i tuoi dati, inclusi dove sono memorizzati, standard di crittografia, processi di autenticazione sicuri per l'accesso agli account e un'infrastruttura che viene controllata regolarmente dal nostro team di sicurezza.

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Residenza dei Dati

Per cominciare, tutti i file fax dei nostri clienti sono archiviati in data center svizzeri che operano da sedi conformi ai più rigorosi standard di sicurezza (ISO 27001) e fanno parte della Cloud Security Alliance (CSA).

Con il piano Enterprise, puoi facilmente spostare i tuoi documenti faxati completamente crittografati tra i data center situati in diverse località senza subire alcuna interruzione del servizio e affrontare i requisiti di privacy e residenza dei dati specifici per regione e paese. Se hai requisiti di conformità rigorosi per non memorizzare i fax nel cloud, possiamo anche trasferire tutti i tuoi file completamente crittografati nel tuo storage locale compatibile con S3.

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Crittografia dei dati

I file fax a riposo sono crittografati utilizzando lo standard di crittografia avanzata (AES) a 256 bit.

Per garantire la sicurezza dei dati trasmessi tra le app Fax.Plus (attualmente mobile, API o web) e i nostri server, Fax.Plus utilizza il Transport Layer Security (TLS). Il TLS è un protocollo di crittografia avanzato che si è evoluto dal suo predecessore, il Secure Sockets Layer (SSL). Questo protocollo stabilisce una connessione sicura creando un tunnel protetto salvaguardato dalla crittografia Advanced Encryption Standard (AES) con una lunghezza minima di bit di 128 bit o superiore.

Fax.Plus supporta TLS 1.3, che è più veloce e più sicuro di TLS 1.2, e aggiunge un ulteriore livello di privacy a un periodo crittografato, assicurando che i due endpoint siano gli unici in grado di decrittografare il traffico.

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Attiva misure di sicurezza avanzate per la conformità HIPAA

Per requisiti di privacy e conformità ancora più rigorosi, Fax.Plus è conforme a HIPAA. Puoi firmare un Accordo di Collaborazione Commerciale con noi e attiveremo controlli di sicurezza avanzati sul tuo account (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Una volta attivato, nessuno dei tuoi file lascerà la nostra piattaforma, garantendo il massimo grado di sicurezza da software e servizi di terze parti. Questo può essere particolarmente utile per gli infermieri e altri uffici medici nelle tue scuole e campus, poiché garantirà che le Informazioni Sanitarie Private (PHI) dei tuoi studenti siano protette.

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Processo di Autenticazione Sicura

Fax.Plus offre diversi metodi per garantire che l'account di ciascun membro sia accessibile in modo sicuro. Il funzionamento del nostro sistema 2FA avviene tramite un'applicazione di autenticazione che puoi scaricare sul tuo dispositivo, la quale genererà codici. Questi codici devono essere utilizzati come un secondo livello di sicurezza dopo il tuo nome utente e la tua password.

Per i nostri utenti del piano Enterprise, facciamo un passo avanti, offrendo il Single Sign On (SSO), che può essere incredibilmente vantaggioso per la tua istituzione educativa. SSO è un processo di autenticazione che consente di accedere a più reti e applicazioni tramite un unico set di credenziali di accesso.

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Processi semplificati

Passando alle applicazioni pratiche del faxing cloud nella tua istituzione educativa: è semplicemente più facile. Il fax analogico richiede a insegnanti, amministratori e altri membri del personale di spostarsi per inviare fax, aspettare che l'IT risolva i problemi e non avere abbastanza macchine per soddisfare le esigenze di tutti.

Fax.Plus offre un flusso di lavoro senza soluzione di continuità e un'efficienza aumentata con:

• Applicazioni mobili e web che i membri del corpo docente possono utilizzare per inviare fax da qualsiasi luogo del campus, dalle loro aule o aule di lezione.
• Integrazioni semplici con Google, Microsoft, Slack e Zapier, oltre all'integrazione API nei sistemi software delle istituzioni.
• La possibilità di inviare e ricevere fax tramite email.
• Log CSV dettagliati dei fax scambiati in precedenza che possono essere scaricati dalla scheda Fax con i piani Premium, Business ed Enterprise. Questo è particolarmente utile per tenere traccia delle informazioni scambiate.
• È possibile impostare più linee fax per i diversi dipartimenti accademici, garantendo che le informazioni siano correttamente filtrate e inviate agli educatori appropriati.
• Invio di fax programmato per garantire che documenti importanti vengano inviati a studenti, genitori e altri in modo tempestivo.

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Uso Efficiente delle Risorse

Infine, il costo di gestione di qualsiasi struttura educativa è incredibilmente alto e a volte può essere difficile sedersi e riflettere sui costi dei sistemi che si utilizzano. Il faxing in cloud può eliminare il costo di installazione delle macchine fax, riparazioni, inchiostro e carta, e persino ridurre le spese IT. Offriamo un modo economico per gestire le tue esigenze di fax con completa trasparenza sui costi sostenuti e la possibilità di scegliere i piani che meglio soddisfano le tue esigenze. Offriamo anche piani personalizzati ad alto volume per le tue esigenze specifiche. Se hai un afflusso di fax nelle prime fasi dell'anno accademico a causa delle domande e un forte deflusso di fax quando vengono inviati i trascritti alla fine dell'anno, possiamo aiutarti a trovare una soluzione efficace anche in questo caso.

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Conclusione

In parole semplici, il fax in cloud ridurrebbe significativamente le ridondanze nei tuoi processi amministrativi, garantendo al contempo che la sicurezza e la protezione dei dati siano al centro delle tue operazioni. Per rendere più facile la tua transizione, il nostro team di supporto è sempre disponibile per rispondere alle tue domande (email).