Quali sono le tre regole dell'HIPAA? Una guida completa

L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) è una pietra angolare della regolamentazione sanitaria negli Stati Uniti. L'HIPAA è progettato per proteggere le informazioni sanitarie sensibili dei pazienti (PHI), l'HIPAA stabilisce le regole che le organizzazioni sanitarie e i loro associati devono seguire. Quali sono le regole dell'HIPAA? Perché è necessario attenersi a queste regole? Cosa implicano queste regole quando si tratta di inviare fax o firmare documenti online?

‍

Le tre regole principali dell'HIPAA sono fondamentali: la regola sulla privacy, la regola sulla sicurezza e la regola sulla notifica delle violazioni.

‍

Questa guida esaminerà perché queste regole sono importanti, chi deve rispettarle e in che modo aiutano a proteggere e proteggere le informazioni sanitarie.

‍

Se è necessario firmare elettronicamente o inviare via fax documenti contenenti informazioni sanitarie protette, è essenziale comprendere le tre regole fondamentali dell'HIPAA.

‍

Perché sono importanti le 3 regole dell'HIPAA?

L'HIPAA è una legge concepita per proteggere le informazioni sanitarie delle persone. Il suo obiettivo principale è mantenere queste informazioni al sicuro e consentirne l'uso sicuro per scopi importanti, come la cura dei pazienti e il miglioramento del funzionamento delle organizzazioni sanitarie. Le tre regole forniscono collettivamente un sistema completo per garantire:

1. Protezione delle PHI : garantire che i dati dei pazienti siano protetti da accessi, usi o divulgazioni non autorizzati attraverso politiche, misure di sicurezza e procedure adeguate come previsto dall'HIPAA .
2. Garanzia di conformità : stabilire standard chiari per gli operatori sanitari e le entità correlate .
3. Fiducia e responsabilità: dimostrare l'impegno a proteggere le informazioni private dei pazienti crea fiducia e promuove la responsabilità all'interno delle organizzazioni sanitarie.

‍

Se queste regole non vengono rispettate, possono verificarsi seri problemi come multe, danni alla reputazione e perdita di fiducia da parte dei pazienti. Ecco perché tutte le entità coperte e i soci in affari devono rispettarle.

‍

Le 3 regole principali dell'HIPAA spiegate

Le tre parti principali dell'HIPAA riguardano la protezione, la sicurezza e la comunicazione delle informazioni sanitarie.

‍

1. La norma sulla privacy HIPAA

La Privacy Rule stabilisce le regole per mantenere al sicuro le informazioni sanitarie dei pazienti, indipendentemente dal fatto che siano scritte, archiviate su un computer o pronunciate ad alta voce. Regolamenta il modo in cui le PHI vengono utilizzate, divulgate e consultate.

‍

Componenti chiave:

1. Protezione delle informazioni sanitarie protette ( PHI) : la norma sulla privacy aiuta a proteggere le informazioni sanitarie personali (PHI) da persone che non dovrebbero vederle. Allo stesso tempo, consente a medici e operatori sanitari di condividere informazioni importanti quando ti aiutano, vengono pagati o gestiscono servizi sanitari .
2. Usi e divulgazioni consentiti: le PHI, informazioni sanitarie protette, possono essere condivise senza il permesso del paziente in circostanze specifiche, come per segnalazioni di salute pubblica o requisiti legali. Queste divulgazioni devono rispettare lo standard "minimo necessario" dell'HIPAA, assicurando che venga condivisa solo la quantità necessaria di informazioni .
3. Diritti del paziente : i pazienti hanno il diritto di accedere alle proprie cartelle cliniche, di richiedere correzioni di inesattezze e di limitare, entro limiti consentiti, la condivisione delle proprie informazioni.

‍

I pazienti hanno il diritto di accedere alle proprie informazioni sanitarie, richiedere correzioni di inesattezze e porre restrizioni su determinate divulgazioni, come delineato nella norma sulla privacy HIPAA.

‍

2. La norma sulla sicurezza HIPAA

La norma sulla sicurezza si concentra sulla salvaguardia delle informazioni sanitarie protette elettroniche (ePHI) richiedendo misure di sicurezza amministrative, fisiche e tecniche, come crittografia, controlli di accesso e valutazioni regolari dei rischi. Ad esempio, le soluzioni di fax conformi all'HIPAA spesso utilizzano crittografia e server sicuri per garantire la trasmissione sicura di ePHI, insieme a controlli di accesso per impedire il recupero non autorizzato.

‍

Misure di sicurezza fondamentali:

‍

1. ‍Tutele amministrative:
   1. Implementazione di politiche e procedure di sicurezza.
   2. Effettuare una formazione periodica dei dipendenti sulla conformità all'HIPAA.
   3. Eseguire valutazioni del rischio per identificare e affrontare le vulnerabilità .
2. ‍Misure di sicurezza fisiche:
   1. Controllo dell'accesso alle strutture e ai dispositivi fisici.
   2. Garantire la conservazione e lo smaltimento sicuri dell'hardware contenente ePHI.
   3. Utilizzando controlli di accesso come badge identificativi e telecamere di sicurezza .
3. Misure di sicurezza tecniche:
   1. Crittografia ePHI per impedire accessi non autorizzati.
   2. Implementazione di controlli di accesso quali ID utente e password univoci.
   3. Mantenere registri di controllo per tracciare gli accessi e le modifiche all'ePHI.

‍

La norma sulla sicurezza specifica le misure di sicurezza amministrative, fisiche e tecniche necessarie per proteggere le informazioni sanitarie elettroniche, tra cui la crittografia, l'autenticazione degli utenti e i protocolli di archiviazione sicura.

‍

3. La regola sulla notifica delle violazioni HIPAA

La Breach Notification Rule delinea le azioni richieste quando si verifica una violazione di PHI non protette. Questa regola garantisce una segnalazione tempestiva per mitigare i danni e mantenere la trasparenza.

‍

Requisiti di segnalazione:

1. Notifica individuale : gli individui interessati devono essere informati di qualsiasi violazione di PHI non protette entro 60 giorni dalla sua scoperta. La notifica deve includere una descrizione della violazione, il tipo di informazioni coinvolte, le misure consigliate per gli individui per proteggersi e le azioni intraprese dall'organizzazione per affrontare la violazione e prevenire futuri incidenti.

1. Avviso ai media : in caso di violazioni che interessano 500 o più persone in uno Stato, è necessario inviare notifiche ai media locali.

1. Avviso al Segretario : quando si verifica una violazione dei dati, le notifiche dovrebbero informare l'utente su cosa è successo, quali informazioni sono state esposte e come proteggersi.

‍

In caso di violazione dei dati, le notifiche devono dettagliare l'incidente, le PHI coinvolte, le misure adottate per affrontare la violazione e le raccomandazioni per gli individui per ridurre al minimo i potenziali danni. La Breach Notification Rule assicura che le aziende siano responsabili e aiuta a risolvere la situazione.

‍

Chi deve rispettare le norme e i regolamenti HIPAA?

La conformità HIPAA si applica a due categorie principali: entità coperte e soci in affari .

‍

Entità coperte

Si tratta di organizzazioni direttamente coinvolte nella gestione di PHI. Esempi includono:

1. Operatori sanitari quali medici, ospedali e cliniche.
2. Piani sanitari, tra cui assicuratori, HMO e Medicare.
3. Centri di compensazione sanitaria che elaborano dati non standard in formati standard.

‍

Business Associati

Business gli associati sono organizzazioni terze che forniscono servizi per entità coperte che implicano l'accesso a PHI. Esempi includono i fornitori di servizi IT che gestiscono cartelle cliniche elettroniche o società di fatturazione. L'HIPAA richiede alle entità coperte di stabilire un Business Contratto di associazione (BAA) con ciascun socio in affari, che delinea le loro responsabilità per la salvaguardia delle PHI. Esempi includono:

1. Fornitori di servizi IT che gestiscono cartelle cliniche elettroniche (EHR).
2. Aziende di fatturazione che gestiscono i dati dei pazienti.
3. Studi legali o contabili che forniscono servizi che coinvolgono informazioni sanitarie protette.

‍

Entrambi i gruppi devono seguire queste regole fondamentali dell'HIPAA per proteggere le informazioni sanitarie private ed evitare di infrangere la legge.

‍

Violazioni segnalabili ed eccezioni ai sensi dell'HIPAA

Se si verifica una violazione dei dati, la notifica dovrebbe spiegare cosa è successo, quali informazioni sono state esposte e come potrebbero avere ripercussioni su di te. Tuttavia, ci sono delle eccezioni in cui potrebbe non essere necessario segnalare una violazione:

‍

1. Accesso involontario : accesso accidentale da parte di un dipendente autorizzato che agisce in buona fede, a condizione che rientri nell'ambito del suo lavoro e non comporti un ulteriore utilizzo o divulgazione non autorizzati di PHI .
2. Divulgazione involontaria : se devi condividere informazioni con qualcun altro nella tua organizzazione a cui è consentito vederle, va bene, purché i dettagli non siano sensibili .
3. Ritegno in buona fede : se l'organizzazione ritiene ragionevolmente che la persona non autorizzata non sia riuscita a conservare o ad accedere alle PHI divulgate a causa della natura della violazione o di un'azione correttiva immediata.

‍

Comprendere queste eccezioni può aiutare le organizzazioni a reagire in modo appropriato ed evitare segnalazioni non necessarie.

‍

Cause comuni di violazioni HIPAA

Le violazioni HIPAA spesso derivano da lacune nelle misure di sicurezza o errori involontari. Secondo il Dipartimento della Salute e dei Servizi Umani degli Stati Uniti , le cause comuni includono:

‍

1. Accesso non autorizzato : dipendenti che accedono a PHI per curiosità, per motivi personali o senza uno scopo aziendale legittimo. Esempi includono la ricerca di informazioni su colleghi, familiari o individui di alto profilo .
2. Misure di sicurezza inadeguate: mancanza di protezioni critiche, come la crittografia per ePHI, lo smaltimento sicuro dei record fisici o l'autenticazione a più fattori per i controlli di accesso, che aumenta la vulnerabilità alle violazioni.
3. Divulgazioni improprie: PHI condivise senza la dovuta autorizzazione del paziente o un motivo valido, come l'invio di informazioni al destinatario sbagliato o la rivelazione di dettagli durante comunicazioni non sicure .
4. Dispositivi smarriti o rubati : i dispositivi mobili, i computer portatili o le unità USB contenenti ePHI non crittografati sono particolarmente soggetti a furto o smarrimento accidentale, con conseguenti rischi significativi di violazione dei dati.

‍

Le organizzazioni possono ridurre significativamente la probabilità di violazioni HIPAA affrontando le insidie comuni. Ciò include la formazione regolare del personale, l'implementazione di tecnologie di sicurezza robuste, la conduzione di valutazioni dei rischi e la garanzia che Business Sono in vigore accordi di associazione (BAA) con tutti i fornitori di servizi terzi che gestiscono informazioni sanitarie protette.

‍

Suggerimenti per evitare violazioni:

1. Utilizzare servizi e controlli di accesso conformi all'HIPAA per inviare informazioni sanitarie protette.
2. Formare regolarmente il personale sulle norme HIPAA e sulle pratiche di protezione dei dati.
3. Effettuare valutazioni periodiche dei rischi per identificare e mitigare le vulnerabilità.
4. Assicurarsi che vengano stipulati BAA con tutti i fornitori di servizi terzi per formalizzare i loro obblighi di protezione delle informazioni sanitarie protette.

‍

Considerazioni finali sulla conformità HIPAA

Le tre regole dell'HIPAA, la Privacy Rule, la Security Rule e la Breach Notification Rule, formano un quadro completo per garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità delle informazioni sanitarie protette. Seguendo queste regole dell'HIPAA, le organizzazioni sanitarie possono mantenere al sicuro i dati dei pazienti, evitare multe costose e guadagnare la fiducia di pazienti e partner.

‍

La conformità HIPAA è più di un requisito legale; è essenziale per l'erogazione etica dell'assistenza sanitaria. Dando priorità alla conformità, le organizzazioni possono proteggere la privacy dei pazienti, migliorare l'efficienza operativa e sostenere la fiducia nel sistema sanitario.

‍

Per le organizzazioni che cercano strumenti che rispettino le regole HIPAA per gestire informazioni sensibili, servizi come Sign.Plus forniscono una piattaforma di firma elettronica che soddisfa le regole di conformità HIPAA e aiuta a semplificare i processi dei documenti. Inoltre, Fax.Plus offre soluzioni di fax cloud sicure e affidabili. Entrambi questi strumenti aiutano le organizzazioni sanitarie e i loro partner a seguire le linee guida HIPAA in modo efficiente.

‍

Investire in queste soluzioni sicure rende più facile per le organizzazioni seguire le regole. Questo le aiuta anche a concentrarsi sulla fornitura di cure migliori.

‍

Disclaimer: Questo articolo è solo a scopo informativo e non costituisce consulenza legale. Le organizzazioni dovrebbero consultare un professionista qualificato per garantire la piena conformità HIPAA.