Suggerimenti per la transizione a un ufficio senza carta

Hai mai pensato a quanto carta usi in ufficio? Con il Bureau of International Recycling che rivela che il 50% della carta recuperata proviene dalle aziende, è sicuro dire che la nostra industria ha un problema di carta. A parte questa statistica allarmante, l'uso della carta negli uffici può essere estremamente costoso e può anche richiedere molto tempo per stampare, organizzare e smaltire. Detto ciò, è imperativo che il tuo team faccia la transizione verso un ufficio senza carta. Anche se questo può sembrare un territorio inesplorato per le aziende, presenta molti vantaggi, dalla riduzione delle spese e meno disordine a un flusso di lavoro più efficiente e un ambiente di lavoro complessivamente più ecologico. Una considerazione importante che puoi fare durante questa transizione è il fax, una pietra miliare della comunicazione inter-ufficio che ha permesso alle aziende di tutto il mondo di inviare documenti importanti e firmare contratti anche senza internet. E ha trovato il suo posto nel mondo digitale di oggi con la nascita del fax basato su cloud. Questa tecnologia innovativa non solo aiuta a inviare fax ad alta velocità, ma riduce anche la quantità di denaro e tempo spesi per inviare e ricevere nuova documentazione. Ma per molte piccole imprese, le loro operazioni frenetiche possono significare che iniziative come la transizione verso un ufficio senza carta vengano trascurate. Ecco perché è importante non solo designare un leader che possa gestire la transizione, ma anche prepararsi per l'intero processo affinché possa essere fluido e risparmiare tempo. A questo proposito, Taylor Fasulas di Verizon Connect delinea cinque diversi passaggi che le piccole imprese possono intraprendere per diventare più efficienti, tra cui pianificazione, priorità, organizzazione, monitoraggio e interruzione. Anche se questi possono sembrare piccoli, anche 5-10 minuti risparmiati in uno qualsiasi dei singoli passaggi possono essere molto utili per la tua transizione verso un sistema senza carta in particolare e per l'azienda in generale. Ecco cinque passaggi principali che devi seguire per la transizione:

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‍ 1. Pianifica

‍ Le tecnologie per il risparmio della carta , come l'invio di fax basato su cloud, rappresentano un ottimo investimento se eseguite correttamente. Questo è il motivo per cui è importante per qualsiasi azienda elaborare un piano con obiettivi programmati e un obiettivo generale chiaro in mente, poiché ciò contribuirà a garantire una transizione costante.

Ciò che rende un ufficio senza carta efficiente è che sono necessari solo i pezzi essenziali di attrezzatura, come un computer, un modem DSL e anche la tua stampante — nel caso in cui debba essere emessa assolutamente una copia fisica del documento. Per le aziende con archivi più grandi, avrai anche bisogno di uno scanner digitale, di un dispositivo di archiviazione e di un fornitore di backup basato su cloud.

Una volta che questi sono stati delineati, puoi condurre un programma di formazione in cui il tuo personale può apprendere i fondamenti del fax online e come utilizzare correttamente gli strumenti di supporto in modo che comprendano perché la tua azienda sta iniziando la sua transizione.

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‍ 2. Stabilire le priorità

‍ Non appena sono state gettate le basi per la transizione, i responsabili degli uffici e i leader aziendali dovrebbero specificare quali obiettivi dovrebbero essere in cima alla lista. Organizzandoli per importanza, gli obiettivi saranno molto più facili da raggiungere. Ciò, a sua volta, renderà la transizione molto più snella e sarà più facile per l’ufficio adattarsi. Considerando che non molte persone sono abituate a utilizzare un fax basato su cloud, i responsabili degli uffici possono dare priorità a questo compito per consentire al personale di risolvere tutti i problemi nelle fasi iniziali della transizione. Ciò può essere fatto attraverso sessioni di formazione o creando una guida ricca di informazioni utili, come le procedure di archiviazione e i processi di archiviazione senza supporto cartaceo.

‍ 3. Traccia

‍ Il passaggio successivo consiste nel creare un piano giornaliero, settimanale e mensile con obiettivi chiari per vedere se il tuo team ha sviluppato una migliore comprensione della tecnologia man mano che procedi. Monitorare i progressi di apprendimento dei dipendenti nell'utilizzo di fax basati su cloud e altre tecnologie senza supporto cartaceo ti aiuterà a sapere se si verificano problemi e come gestirli al meglio. Con gli obiettivi fissati, i responsabili degli uffici possono riconoscere quali i loro dipendenti stanno raggiungendo e quelli in cui restano indietro.

È importante tenere a mente che potrebbe essere difficile per i membri del personale allontanarsi dalle loro vecchie abitudini, specialmente con Reynaldo Lugtu del Business World che riporta che Microsoft Research ha scoperto che i dipendenti hanno paura delle ultime iniziative digitali. Per aiutarli a passare alla tecnologia senza carta, puoi rimuovere le stampanti una alla volta invece di tutte insieme. Facendo così, saranno più incoraggiati ad apprendere il nuovo sistema.

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‍ 4. Organizza

‍ Quando un ufficio accoglie la tecnologia digitale senza carta nel proprio spazio, deve dire addio agli schedari stipati. Anche se questo fa risparmiare tempo, i responsabili degli uffici devono certificare che tutti i loro file siano archiviati correttamente. Per coordinare in modo efficiente i propri file con un sistema di fax basato su cloud, dovresti scegliere un programma dotato di un sistema di archiviazione con crittografia dei dati per mantenere i vecchi file sicuri e organizzati. E una volta stabiliti i sistemi digitali, non ci sarà molto di cui preoccuparsi per quanto riguarda i tuoi file. Un sistema basato su cloud può archiviare una grande quantità di documenti ricevuti e inviati, a cui è possibile accedere rapidamente da diversi dispositivi.

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‍ 5. Pausa

‍ Come abbiamo scritto in precedenza in "Come aumentare e migliorare la produttività con i servizi fax Internet" , sia i datori di lavoro che i dipendenti possono semplicemente godere dei vantaggi di questa tecnologia, poiché semplifica le operazioni per tutti. Non solo la tecnologia basata su cloud consentirà di consegnare i documenti in modo più efficiente, ma ti farà anche risparmiare spese che possono facilmente accumularsi nel lungo periodo.

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Dai costi della carta alle ore trascorse in attesa, queste cose possono essere ridotte o addirittura eliminate con tecnologie senza carta come i sistemi di fax basati su cloud. Nonostante le tradizionali macchine fax stiano diventando obsolete, il loro scopo è ancora vitale negli uffici. Tuttavia, grazie al potere dei servizi di fax online, puoi facilmente inviare fax a persone in tutto il mondo — in qualsiasi momento e ovunque — con Fax.Plus.

Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione a Internet, un indirizzo email valido e un abbonamento attivo per l'invio di fax online, per evitare la necessità di hardware ingombrante e processi problematici. Non solo questo introduce la tecnologia digitale nel luogo di lavoro, ma elimina anche tutte le sfide precedenti che avevi.