10 motivi per cui le aziende dovrebbero passare a una soluzione di firma elettronica

Perché utilizzare le firme elettroniche? Vivere in un mondo digitale ci offre numerosi vantaggi. Poiché il metodo tradizionale di firmare documenti con carta e penna sta diventando sempre più obsoleto, le aziende sono sempre più sotto pressione per passare a un sistema senza carta. La moderna digitalizzazione ha rivoluzionato il modo in cui affrontiamo il lavoro oggi e ci ha aiutato a fare le cose più rapidamente e in modo più efficiente, fornendo maggiore accuratezza e precisione, riducendo quindi la necessità di un intervento manuale.

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Cos'è una firma elettronica?

Le firme elettroniche sono fondamentali per un flusso di lavoro senza carta, motivo per cui nel mondo del Business, le firme elettroniche stanno gradualmente emergendo come lo standard dei processi di firma. Sono rappresentazioni digitali della firma di una persona che possono essere aggiunte elettronicamente a un documento. Le aziende che utilizzano una soluzione di firma elettronica, come Sign.Plus, tendono a riscontrare una serie di risultati positivi che vanno dalla riduzione della documentazione cartacea, alla riduzione dei costi della carta, al miglioramento della sicurezza e all'aumento della produttività e dell'efficienza. 

Quindi, perché utilizzare una firma elettronica? Sign.Plus, uno dei migliori servizi di firma elettronica, fornisce una soluzione completa di firma elettronica che consente alle aziende di firmare, inviare e gestire documenti senza problemi. Continua a leggere per approfondire i vantaggi del passaggio a una soluzione di firma elettronica, come Sign.Plus, e come il passaggio a una soluzione di firma elettronica può aiutare la tua azienda a semplificare il processo di firma dei documenti.

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È legale e sicuro utilizzare le firme elettroniche?

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti e applicabili in molti paesi in tutto il mondo, tra cui Stati Uniti, Canada e Unione Europea. La validità legale delle firme elettroniche è stabilita attraverso varie leggi e regolamenti, come l'Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act e il regolamento eIDAS. Scopri di più sulla legalità della firma elettronica.

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Rispetto alle firme autografe (che possono essere falsificate e manomesse), Sign.Plus dispone di numerose misure di sicurezza e autenticazione che offrono un'alternativa più sicura e affidabile. Con Sign.Plus, le tue firme elettroniche sono protette da molteplici livelli di misure di sicurezza e sono legalmente vincolanti, consentendoti di condurre transazioni commerciali in modo più efficiente e sicuro. Continua a leggere per saperne di più su come le soluzioni di firma elettronica possono essere più sicure dei metodi di firma tradizionali.

• Audit trail a prova di manomissione: l'audit trail a prova di manomissione di Sign.Plus è una registrazione di qualsiasi attività eseguita su un documento che sta per essere firmato. Per ogni registro di audit, è possibile trovare i seguenti dati: stato del documento (visualizzato, firmato, annullato, rifiutato, scaduto), nome e indirizzo email, data e ora, indirizzo IP e dispositivo. Ciò garantisce che l'integrità dei documenti sia mantenuta e che qualsiasi attività fraudolenta o non autorizzata possa essere facilmente individuata. Nel complesso, l'audit trail a prova di manomissione di una soluzione di firma è una misura di sicurezza fondamentale che fornisce un elevato livello di fiducia nel processo di firma elettronica.

• Certificato di completamento: Un certificato di completamento viene generato ed emesso automaticamente una volta che un documento è stato firmato elettronicamente con successo. È un documento digitale che contiene informazioni dettagliate sul processo di firma, tra cui la data e l'ora della firma, l'indirizzo email del firmatario e un ID di transazione univoco. Il certificato fornisce una solida prova dell'autenticità e dell'integrità del documento firmato, il che è particolarmente importante nelle transazioni legali o commerciali in cui la validità di un documento firmato può essere messa in discussione.

• Crittografia dei dati: Sign.Plus offre funzionalità di elevata sicurezza con tutti i documenti a riposo utilizzando lo standard di crittografia avanzata (AES) a 256 bit, fornito con la chiave di crittografia univoca di ogni utente. Inoltre, per proteggere i dati in transito tra le nostre app (attualmente mobile e web) e i nostri server, utilizziamo la crittografia TLS 1.2+. Questo processo di crittografia garantisce che qualsiasi dato sensibile, come informazioni personali, dati di transazione o documenti firmati, sia protetto da intercettazioni o accessi non autorizzati. 

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La sicurezza è un ottimo motivo per cambiare, ma cos'altro?

Le soluzioni di firma elettronica offrono numerosi altri vantaggi che possono fare una differenza significativa nel modo in cui operano individui e aziende. Passando a un servizio di firma elettronica, individui e aziende possono usufruire di questi vantaggi descritti di seguito e semplificare i processi di firma dei documenti, migliorando al contempo la sicurezza e riducendo il loro impatto ambientale. Ecco alcuni dei vantaggi più interessanti dell'utilizzo della firma elettronica soluzioni:

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• Disponibile su un'app mobile:  Con un'app mobile per la firma elettronica, puoi firmare documenti elettronicamente da remoto, ovunque e in qualsiasi momento, utilizzando qualsiasi dispositivo con una connessione Internet. Questo può essere importante e conveniente per le persone con problemi di mobilità o di trasporto, consentendo alle aziende di portare avanti i progetti più velocemente, contribuendo a ridurre i ritardi e a migliorare le prestazioni aziendali complessive.

• Risparmio sui costi: La firma elettronica dei documenti può far risparmiare sui costi eliminando la necessità di stampare, firmare, scansionare e inviare documenti fisici. Inoltre, eliminando la necessità di firme fisiche, le aziende possono ridurre lo spreco di carta e ridurre i costi di stampa e spedizione, contribuendo essenzialmente a ridurre la quantità di tempo e risorse necessarie per gestire i documenti, liberando il personale per concentrarsi su attività più importanti.

• Esperienza del cliente: Fornendo un modo più rapido e conveniente per i clienti di firmare documenti e completare transazioni, le soluzioni di firma elettronica eliminano la necessità di incontri di persona o posta fisica. Ciò può contribuire a ridurre i tempi di consegna, migliorare la soddisfazione del cliente e aumentare i tassi di fidelizzazione dei clienti. Nel complesso, le soluzioni di firma elettronica possono aiutare le aziende a creare un'esperienza cliente più fluida ed efficiente, portando in definitiva a una maggiore fedeltà e crescita dei clienti.

• Maggiore conformità: i servizi di firma elettronica come Sign.Plus devono essere certificati per tutte le certificazioni e conformità pertinenti, tra cui SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e altro.

• Impronta ambientale: Le soluzioni di eSignature aiutano a ridurre l'impronta ambientale delle aziende eliminando la necessità di documenti cartacei, riducendo i rifiuti di carta e le emissioni di carbonio associate al trasporto e alla consegna.

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Come trovare la giusta soluzione di eSignature?

Ora, per poter sfruttare appieno i vantaggi sopra menzionati, è fondamentale scegliere la giusta soluzione di eSignature. A tal fine, è importante riconoscere diversi fattori da considerare e garantire nella scelta della giusta soluzione di eSignature in base alle esigenze della tua Business, e dato l'ampio ventaglio di opzioni disponibili, questo può essere un compito arduo. Tuttavia, con una attenta considerazione delle tue esigenze specifiche, è possibile trovare la soluzione giusta seguendo i passaggi sottostanti:

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1. Determina le tue esigenze: Identifica i tipi di documenti che devi firmare elettronicamente e il volume di firme richieste.

2. Legalità della firma elettronica: Assicurati che la soluzione che scegli sia legalmente valida nella tua giurisdizione e rispetti le normative pertinenti, come eIDAS o ESIGN.

3. Conformità normativa: Assicurati che la soluzione di eSignature che stai selezionando (o passando a) sia certificata per tutte le certificazioni e conformità normative pertinenti, tra cui SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e altro.

4. Valuta le funzionalità di sicurezza: Cerca una soluzione che offra solide misure di sicurezza, come la crittografia dei dati e l'autenticazione a più fattori, per proteggere i tuoi dati e prevenire le frodi.

5. Considera la facilità d'uso: Scegli una soluzione che sia facile da usare e da adottare da tutte le parti coinvolte nel processo di firma.

6. Compatibilità mobile:  Le soluzioni ottimizzate per dispositivi mobili possono essere utilizzate su qualsiasi smartphone o tablet. Ciò ti consente di firmare e inviare documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, senza essere vincolato a un computer. 

7. Funzionalità di collaborazione del team: Le soluzioni di eSignature consentono la collaborazione del team consentendo a più parti di firmare e accedere ai documenti da remoto, in tempo reale, da diverse posizioni. Ciò semplifica il flusso di lavoro, aumenta la produttività ed elimina la necessità di riunioni fisiche, risparmiando tempo e risorse.

8. Confronta i prezzi: Valuta i modelli di prezzo di diversi fornitori per assicurarti di ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.

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Tenendo conto di questi fattori, puoi identificare la soluzione di eSignature che soddisfa le tue esigenze specifiche, migliora il tuo flusso di lavoro e fornisce il livello necessario di sicurezza e conformità.

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Passa oggi stesso a una soluzione di firma elettronica sicura e facile da usare!

In conclusione, le firme elettroniche offrono una moltitudine di vantaggi alle aziende, come il miglioramento dell'efficienza, il risparmio sui costi, l'utilizzo in mobilità e una maggiore conformità. Se sei alla ricerca di una soluzione di firma elettronica facile da usare, sicura e pienamente conforme, Sign.Plus è la scelta perfetta. 

La sua piattaforma innovativa, che può essere utilizzata su qualsiasi dispositivo connesso a Internet, offre solide misure di sicurezza e una facile integrazione con altri strumenti di Business, insieme a piani tariffari flessibili e un'interfaccia semplice. Con Sign.Plus, puoi firmare documenti PDF online su diversi dispositivi e piattaforme, consentendo così alle aziende di passare facilmente alle firme elettroniche e sfruttare appieno il loro potenziale per rivoluzionare le operazioni e rimanere all'avanguardia rispetto alla concorrenza. Non aspettare oltre, passa oggi stesso alle firme elettroniche con Sign.Plus e goditi i numerosi vantaggi che ha da offrire.