10 motivi per cui le aziende dovrebbero passare a una soluzione di firma elettronica

Perché utilizzare le firme elettroniche? Vivere in un mondo digitale ci consente di avere diversi vantaggi. Poiché il metodo tradizionale di firmare documenti con penna e carta sta diventando sempre più obsoleto, la pressione aumenta per le aziende affinché diventino senza carta. La modernizzazione digitale ha rivoluzionato il modo in cui affrontiamo il lavoro oggi e ci ha aiutato a fare le cose più rapidamente e in modo più efficiente, fornendo maggiore accuratezza e precisione, riducendo quindi la necessità di intervento manuale.

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Che cos'è una firma elettronica?

Le firme elettroniche riguardano un flusso di lavoro senza carta, motivo per cui nel mondo degli affari, le firme elettroniche stanno gradualmente emergendo come lo standard dei processi di firma. Sono rappresentazioni digitali della firma di una persona che possono essere aggiunte a un documento elettronicamente. Le aziende che utilizzano una soluzione di firma elettronica, come Sign.Plus, tendono a vedere una varietà di risultati positivi che vanno dalla riduzione della burocrazia, alla diminuzione dei costi della carta, al miglioramento della sicurezza e all'aumento della produttività e dell'efficienza. 

Allora, perché utilizzare una firma elettronica? Sign.Plus, uno dei migliori servizi di eSignature, offre una soluzione completa di firma elettronica che consente alle aziende di firmare, inviare e gestire documenti senza soluzione di continuità. Continua a leggere per esplorare ulteriormente i vantaggi di passare a una soluzione di firma elettronica, come Sign.Plus, e come il passaggio a una soluzione di eSignature possa aiutare la tua azienda a semplificare il processo di firma dei documenti.

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È legale e sicuro utilizzare le firme elettroniche?

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti e applicabili in molti paesi del mondo, tra cui Stati Uniti, Canada e Unione Europea. La validità legale delle firme elettroniche è stabilita attraverso varie leggi e regolamenti, come l'Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act e il regolamento eIDAS. Scopri di più sulla legalità delle firme elettroniche.

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Rispetto alle firme autografe (che possono essere falsificate e manomesse), Sign.Plus ha numerose misure di sicurezza e autenticazione che offrono un'alternativa più sicura e affidabile. Con Sign.Plus, le tue firme elettroniche sono protette da più livelli di misure di sicurezza e sono legalmente vincolanti, permettendoti di condurre transazioni commerciali in modo più efficiente e sicuro. Continua a leggere per scoprire di più su come le soluzioni di firma elettronica possano essere più sicure rispetto ai metodi tradizionali di firma.

• Tracce di audit a prova di manomissione: Il registro di audit a prova di manomissione di Sign.Plus è un documento di qualsiasi attività eseguita su un documento che sta per essere firmato. Per ogni registro di audit, possono essere trovati i seguenti dati: stato del documento (visualizzato, firmato, annullato, rifiutato, scaduto), nome e indirizzo email, data e ora, indirizzo IP e dispositivo. Questo garantisce che l'integrità dei documenti sia mantenuta e che qualsiasi attività fraudolenta o non autorizzata possa essere facilmente notata. In generale, il registro di audit a prova di manomissione di una soluzione di firma è una misura di sicurezza critica che fornisce un alto livello di fiducia e sicurezza nel processo di firma elettronica.

• Certificato di completamento: Un certificato di completamento viene generato e rilasciato automaticamente una volta che un documento è stato firmato elettronicamente con successo. È un documento digitale che contiene informazioni dettagliate sul processo di firma, inclusa la data e l'ora della firma, l'indirizzo email del firmatario e un ID transazione unico. Il certificato fornisce una forte prova dell'autenticità e dell'integrità del documento firmato, il che è particolarmente importante nelle transazioni legali o commerciali in cui la validità di un documento firmato potrebbe essere messa in discussione.

• Crittografia dei dati: Sign.Plus offre elevate caratteristiche di sicurezza con tutti i documenti a riposo utilizzando il standard di crittografia avanzata a 256 bit (AES) che viene fornito con la chiave di crittografia unica di ogni utente. Inoltre, per proteggere i dati in transito tra le nostre app (attualmente mobile e web) e i nostri server, utilizziamo la crittografia TLS 1.2+. Questo processo di crittografia garantisce che qualsiasi dato sensibile, come informazioni personali, dati di transazione o documenti firmati, sia protetto da intercettazioni o accessi non autorizzati. 

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La sicurezza è un ottimo motivo per cambiare, ma cos'altro?

Le soluzioni di firma elettronica offrono numerosi altri vantaggi che possono fare una differenza significativa nel modo in cui le persone e le aziende operano. Passando a un servizio di firma elettronica, le persone e le aziende possono godere di questi vantaggi descritti di seguito e semplificare i loro processi di firma dei documenti, migliorando al contempo la sicurezza e riducendo il loro impatto ambientale. Ecco alcuni dei vantaggi più attraenti dell'uso delle soluzioni di firma elettronica:

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• Disponibile su un'app mobile:  Con un app mobile per eSignature, puoi firmare documenti elettronicamente da remoto da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento utilizzando qualsiasi dispositivo con una connessione a internet. Questo può essere importante e conveniente per le persone con problemi di mobilità o trasporto, consentendo alle aziende di portare avanti i progetti più rapidamente, contribuendo a ridurre i ritardi e migliorare le prestazioni aziendali complessive.

• Risparmio sui costi: Firmare documenti elettronicamente può ridurre i costi eliminando la necessità di stampare, firmare, scansionare e inviare documenti fisici. Inoltre, eliminando la necessità di firme fisiche, le aziende possono ridurre gli sprechi di carta e abbattere i costi di stampa e spedizione, contribuendo essenzialmente a ridurre la quantità di tempo e risorse necessarie per gestire i documenti, liberando il personale per concentrarsi su compiti più preziosi.

• Esperienza del cliente: Fornendo un modo più veloce e conveniente per i clienti di firmare documenti e completare transazioni, le soluzioni di firma elettronica eliminano la necessità di incontri di persona o posta fisica. Questo può aiutare a ridurre i tempi di risposta, migliorare la soddisfazione del cliente e aumentare i tassi di fidelizzazione dei clienti. In generale, le soluzioni di firma elettronica possono aiutare le aziende a creare un'esperienza cliente più fluida ed efficiente, portando infine a una maggiore fedeltà dei clienti e crescita.

• Maggiore conformità: i servizi di firma elettronica come Sign.Plus dovrebbero essere certificati per tutte le certificazioni e conformità rilevanti, inclusi SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e altro ancora.

• Impronta ambientale: Le soluzioni di eSignature aiutano a ridurre l'impronta ambientale delle aziende eliminando la necessità di documenti cartacei, riducendo i rifiuti di carta e le emissioni di carbonio associate al trasporto e alla consegna.

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Come trovare la giusta soluzione di eSignature?

Ora, per poter sfruttare appieno i vantaggi sopra menzionati, è fondamentale scegliere la giusta soluzione di eSignature. A tal fine, è importante riconoscere diversi fattori da considerare e garantire nella scelta della giusta soluzione di eSignature in base alle esigenze della tua azienda, e dato l'ampio ventaglio di opzioni disponibili, questo può essere un compito arduo. Tuttavia, con una attenta considerazione delle tue esigenze specifiche, è possibile trovare la soluzione giusta seguendo i passaggi sottostanti:

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1. Determina le tue esigenze: Identifica i tipi di documenti che devi firmare elettronicamente e il volume di firme richieste.

2. Legalità della firma elettronica: Assicurati che la soluzione che scegli sia legalmente valida nella tua giurisdizione e rispetti le normative pertinenti, come eIDAS o ESIGN.

3. Conformità normativa: Assicurati che la soluzione di eSignature che stai selezionando (o a cui stai passando) sia certificata per tutte le certificazioni e conformità normative rilevanti, inclusi SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e altro ancora.

4. Valuta le caratteristiche di sicurezza: Cerca una soluzione che offra misure di sicurezza robuste, come la crittografia dei dati e l'autenticazione a più fattori, per proteggere i tuoi dati e prevenire frodi.

5. Considera la facilità d'uso:  Scegli una soluzione che sia intuitiva e facile da adottare da tutte le parti coinvolte nel processo di firma.

6. Compatibilità mobile: Le soluzioni compatibili con i dispositivi mobili possono essere utilizzate su qualsiasi smartphone o tablet. Questo ti consente di firmare e inviare documenti da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, senza essere legato a un computer. 

7. Caratteristiche di collaborazione del team: Le soluzioni di firma elettronica consentono la collaborazione del team permettendo a più parti di firmare e accedere ai documenti da remoto, in tempo reale, da diverse posizioni. Questo semplifica il flusso di lavoro, aumenta la produttività e elimina la necessità di riunioni fisiche, risparmiando tempo e risorse.

8. Confronta i prezzi: Valuta i modelli di prezzo dei diversi fornitori per assicurarti di ottenere il miglior valore per i tuoi soldi.

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Tenendo conto di questi fattori, puoi identificare la soluzione di eSignature che soddisfa le tue esigenze specifiche, migliora il tuo flusso di lavoro e fornisce il livello necessario di sicurezza e conformità.

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Passa a una soluzione di firma elettronica sicura e facile da usare oggi!

In conclusione, le firme elettroniche offrono una moltitudine di vantaggi per le aziende, come un'efficienza migliorata, risparmi sui costi, utilizzo in movimento e una conformità migliorata. Se stai cercando una soluzione eSignature facile da usare, sicura e completamente conforme, Sign.Plus è la scelta perfetta. 

La sua piattaforma innovativa, utilizzabile su qualsiasi dispositivo connesso a Internet, offre misure di sicurezza robuste e un'integrazione facile con altri strumenti aziendali, insieme a piani tariffari flessibili e a un'interfaccia semplice. Con Sign.Plus, firma documenti PDF online su diversi dispositivi e piattaforme, consentendo così alle aziende di effettuare facilmente il passaggio alle firme elettroniche e di sfruttare appieno il loro potenziale per rivoluzionare le operazioni e rimanere un passo avanti rispetto alla concorrenza. Non aspettare oltre, passa alle firme elettroniche con Sign.Plus oggi e goditi i numerosi vantaggi che ha da offrire.