Pourquoi les établissements éducatifs devraient-ils transférer leurs pratiques de fax vers le cloud ?

En tant qu'institution éducative, vous êtes sous une surveillance constante pour innover technologiquement afin de favoriser un environnement d'apprentissage optimal pour vos étudiants. Associé à la pression incessante de respecter les réglementations gouvernementales, il peut être difficile de rationaliser vos processus pour optimiser l'efficacité sans orientation.

Les universités, les écoles et d'autres organisations académiques sont avancées dans des domaines tels que l'accès wifi sur l'ensemble du campus et les portails et emails étudiants, pourtant la plupart de ces institutions n'ont pas sérieusement intégré les nouvelles technologies de fax, qui existent depuis des années, et qui pourraient considérablement aider dans les pratiques administratives.

Fax.Plus est le service de fax en ligne leader qui aide les établissements éducatifs et les districts scolaires à envoyer et recevoir des fax facilement et en toute sécurité tout en respectant des exigences et des réglementations strictes en matière de résidence des données.

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Comment Fax.Plus aide-t-il les districts scolaires à migrer vers une solution de fax basée sur le cloud ?

Malgré la montée en popularité de l'email au cours des deux dernières décennies, l'envoi de fax reste la méthode la plus couramment utilisée pour échanger des informations importantes dans le domaine de l'éducation. Votre institution traite quotidiennement des dossiers sensibles, allant des dossiers étudiants, des relevés de notes, des candidatures, des informations financières, aux dossiers médicaux. Les besoins liés à l'envoi de fax n'ont pas changé, cependant, des services cloud ont été introduits et ils peuvent garantir une sécurité supérieure sans les soucis liés à l'utilisation de machines à fax capricieuses.

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Sécurité

Si vous analysez vos processus de fax actuels, vous constaterez que les documents qui vous sont envoyés sont constamment à risque. Ils pourraient être laissés dans le bac d'impression sans surveillance, quelqu'un pourrait les prendre par accident, ou ils pourraient se retrouver entre les mains de quelqu'un pour qui ils ne sont pas destinés.

Au cœur de la question, la télécopie dans le cloud est une méthode plus sécurisée que la télécopie analogique. Vous vous demandez peut-être comment cela peut être le cas alors qu'Internet est inondé de mots comme hacker et privacy breaches. Fax.Plus a développé une solution multifacette pour protéger vos données, y compris l'endroit où elles sont stockées, les normes de cryptage, les processus d'authentification sécurisés pour l'accès aux comptes, et une infrastructure qui est régulièrement vérifiée par notre équipe de sécurité.

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Résidence des données

Pour commencer, tous les fichiers fax de nos clients sont stockés dans des centres de données suisses qui fonctionnent à partir de sites conformes aux normes de sécurité les plus strictes (ISO 27001) et font partie de la Cloud Security Alliance (CSA).

Avec le plan Entreprise, vous pouvez facilement déplacer vos documents faxés entièrement chiffrés entre des centres de données situés à divers endroits sans subir d'interruption de service et répondre aux exigences de confidentialité et de résidence des données spécifiques aux régions et aux pays. Si vous avez des exigences de conformité strictes interdisant le stockage des fax dans le cloud, nous pouvons même faire déplacer tous vos fichiers entièrement chiffrés vers votre propre stockage local compatible S3.

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Chiffrement des données

Les fichiers de fax au repos sont chiffrés à l'aide de l'Advanced Encryption Standard (AES) de 256 bits.

Pour garantir la sécurité des données transmises entre les applications Fax.Plus (actuellement mobile, API ou web) et nos serveurs, Fax.Plus utilise la sécurité de la couche de transport (TLS). TLS est un protocole de cryptage avancé qui a évolué à partir de son prédécesseur, le Secure Sockets Layer (SSL). Ce protocole établit une connexion sécurisée créant un tunnel protégé sauvegardé par le cryptage Advanced Encryption Standard (AES) avec une longueur de clé minimale de 128 bits ou plus.

Fax.Plus prend en charge TLS 1.3, qui est plus rapide et plus sécurisé que TLS 1.2, et ajoute une couche supplémentaire de confidentialité à une période chiffrée, garantissant que les deux points de terminaison sont les seuls capables de déchiffrer le trafic.

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Activez des mesures de sécurité avancées pour la conformité HIPAA

Pour des exigences de confidentialité et de conformité encore plus strictes, Fax.Plus est conforme à la HIPAA. Vous pouvez signer un accord de partenaire commercial avec nous et nous activerons des contrôles de sécurité avancés sur votre compte (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Une fois activé, aucun de vos fichiers ne quittera notre plateforme, garantissant le plus haut degré de sécurité contre les logiciels et services tiers. Cela peut être particulièrement utile pour les infirmières et autres bureaux médicaux de vos écoles et campus, car cela garantira que les Informations de Santé Privées (PHI) de vos étudiants sont protégées.

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Processus d'authentification sécurisé

Fax.Plus offre plusieurs méthodes pour garantir que le compte de chaque membre est accessible en toute sécurité. Le fonctionnement de notre système 2FA repose sur une application d'authentification que vous pouvez télécharger sur votre appareil, qui générera des codes. Ces codes doivent être utilisés comme une seconde couche de sécurité après votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Pour nos utilisateurs du plan Entreprise, nous allons plus loin en offrant l'authentification unique (SSO), qui peut être incroyablement bénéfique pour votre établissement éducatif. Le SSO est un processus d'authentification qui vous permet d'accéder à plusieurs réseaux et applications avec un seul ensemble d'identifiants de connexion.

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Processus rationalisés

Passons aux applications pratiques de la télécopie cloud pour votre établissement éducatif : c'est tout simplement plus facile. La télécopie analogique oblige les enseignants, les administrateurs et d'autres membres du personnel à se déplacer pour envoyer des fax, à attendre que l'informatique résolve les problèmes et à ne pas avoir suffisamment de machines pour répondre aux besoins de chacun.

Fax.Plus offre un flux de travail sans faille et une efficacité accrue avec :

• Applications mobiles et web que les membres du corps professoral peuvent utiliser pour envoyer des fax de n'importe où sur le campus, depuis leurs amphithéâtres ou salles de classe.
• Intégrations faciles avec Google, Microsoft, Slack et Zapier, ainsi qu'une intégration API dans les systèmes logiciels des institutions.
• La possibilité d'envoyer et de recevoir des fax par e-mail.
• Des journaux CSV détaillés des fax échangés précédemment qui peuvent être téléchargés depuis l'onglet Faxes avec les plans Premium, Business et Enterprise. Cela est particulièrement bénéfique pour suivre les informations échangées.
• Plusieurs lignes de fax peuvent être configurées pour différents départements académiques, garantissant que les informations sont correctement filtrées et envoyées aux éducateurs appropriés.
• Faxage programmé pour garantir que les documents importants sont envoyés aux étudiants, aux parents et à d'autres de manière opportune.

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Utilisation Efficace des Ressources

Enfin, le coût de fonctionnement de toute installation éducative est incroyablement élevé et il peut parfois être difficile de s'asseoir et de réfléchir aux coûts des systèmes que vous utilisez. La télécopie dans le cloud peut éliminer le coût d'installation des télécopieurs, des réparations, de l'encre et du papier, et même réduire les dépenses informatiques. Nous offrons un moyen rentable de gérer vos besoins en télécopie avec une transparence totale sur les coûts engagés et la possibilité de choisir des plans qui répondent le mieux à vos besoins. Nous proposons même des plans personnalisés à fort volume pour vos besoins spécifiques. Si vous avez un afflux de télécopies au début de l'année académique en raison des candidatures et un fort flux sortant de télécopies lorsque les relevés de notes sont envoyés à la fin de l'année, nous pouvons vous aider à trouver une solution efficace également.

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Conclusion

En termes simples, la télécopie dans le cloud réduirait considérablement les redondances dans vos processus administratifs tout en garantissant que la sécurité et la protection des données sont au cœur de vos opérations. Pour faciliter votre transition, notre équipe de support est toujours disponible pour répondre à vos questions (email).