Quelles sont les trois règles de la loi HIPAA ? Un guide complet

La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) est une pierre angulaire de la réglementation des soins de santé aux États-Unis. La loi HIPAA vise à protéger les informations médicales sensibles des patients (PHI). Elle établit des règles que les organismes de santé et leurs associés doivent suivre. Quelles sont les règles de la loi HIPAA ? Pourquoi est-il nécessaire de respecter ces règles ? Qu'impliquent ces règles lorsqu'il s'agit de télécopier ou de signer des documents en ligne ?

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Au cœur de la loi HIPAA se trouvent trois règles principales : la règle de confidentialité, la règle de sécurité et la règle de notification des violations.

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Ce guide examinera pourquoi ces règles sont importantes, qui doit les suivre et comment elles contribuent à assurer la sécurité des informations sur la santé.

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Si vous devez signer électroniquement ou télécopier des documents contenant des informations médicales personnelles, il est essentiel de comprendre les trois règles clés de la loi HIPAA.

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Pourquoi les 3 règles de la HIPAA sont-elles importantes ?

La loi HIPAA a été conçue pour protéger les informations médicales des personnes. Son objectif principal est de garantir la sécurité de ces informations et de permettre leur utilisation en toute sécurité à des fins importantes, comme le traitement des patients et l'amélioration du fonctionnement des organisations de soins de santé. Les trois règles constituent collectivement un système complet pour garantir :

1. Protection des PHI : garantir que les données des patients sont protégées contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés grâce à des politiques, des mesures de protection et des procédures appropriées, comme l'exige la loi HIPAA .
2. Assurance de conformité : Établir des normes claires pour les prestataires de soins de santé et les entités associées .
3. Confiance et responsabilité : démontrer un engagement à protéger les informations privées des patients renforce la confiance et favorise la responsabilité au sein des organismes de soins de santé.

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Si ces règles ne sont pas respectées, cela peut entraîner de graves problèmes tels que des amendes, une atteinte à votre réputation et une perte de confiance de la part des patients. C'est pourquoi toutes les entités concernées et tous les partenaires commerciaux doivent s'y conformer.

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Les 3 principales règles de la loi HIPAA expliquées

Les trois principales parties de la loi HIPAA traitent de la protection, de la sécurité et de la communication des informations sur la santé.

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1. La règle de confidentialité HIPAA

La règle de confidentialité établit des règles pour assurer la sécurité des informations médicales des patients, qu'elles soient écrites, stockées sur un ordinateur ou énoncées à voix haute. Elle régit la manière dont les informations médicales personnelles sont utilisées, divulguées et consultées.

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Composants clés :

1. Protection des informations médicales protégées ( PHI) : la règle de confidentialité permet de protéger les informations médicales personnelles (PHI) des personnes qui ne devraient pas les voir. En même temps, elle permet aux médecins et aux professionnels de la santé de partager des informations importantes lorsqu'ils vous aident, sont payés ou gèrent des services de santé .
2. Utilisations et divulgations autorisées : les PHI (Protected Health Information) peuvent être partagées sans l'autorisation du patient dans des circonstances spécifiques, par exemple pour des raisons de santé publique ou pour des raisons légales. Ces divulgations doivent respecter la norme « minimum nécessaire » de la loi HIPAA, garantissant que seule la quantité d'informations nécessaire est partagée .
3. Droits des patients : Les patients ont le droit d’accéder à leurs dossiers médicaux, de demander la correction des inexactitudes et de limiter la manière dont leurs informations sont partagées dans les limites autorisées.

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Les patients ont le droit d'accéder à leurs informations de santé, de demander des corrections en cas d'inexactitudes et d'imposer des restrictions à certaines divulgations, comme indiqué dans la règle de confidentialité HIPAA.

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2. La règle de sécurité HIPAA

La règle de sécurité met l'accent sur la protection des informations médicales électroniques protégées (ePHI) en exigeant des mesures de protection administratives, physiques et techniques, telles que le cryptage, les contrôles d'accès et les évaluations régulières des risques. Par exemple, les solutions de télécopie conformes à la loi HIPAA utilisent souvent le cryptage et des serveurs sécurisés pour garantir une transmission sécurisée des ePHI, ainsi que des contrôles d'accès pour empêcher toute récupération non autorisée.

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Mesures de sécurité clés :

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1. ‍Garanties administratives:
   1. Mise en œuvre de politiques et de procédures de sécurité.
   2. Organiser régulièrement des formations pour les employés sur la conformité HIPAA.
   3. Réaliser des évaluations des risques pour identifier et traiter les vulnérabilités .
2. ‍Mesures de protection physique:
   1. Contrôler l'accès aux installations et appareils physiques.
   2. Assurer le stockage et l’élimination sécurisés du matériel contenant des ePHI.
   3. Utilisation de contrôles d'accès tels que des badges d'identification et des caméras de sécurité .
3. Mesures de protection techniques:
   1. Cryptage des ePHI pour empêcher tout accès non autorisé.
   2. Mise en œuvre de contrôles d’accès tels que des identifiants d’utilisateur et des mots de passe uniques.
   3. Tenir à jour des journaux d’audit pour suivre l’accès et les modifications apportées aux ePHI.

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La règle de sécurité spécifie les mesures de protection administratives, physiques et techniques nécessaires pour protéger les ePHI, y compris le cryptage, l'authentification des utilisateurs et les protocoles de stockage sécurisés.

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3. La règle de notification des violations de la loi HIPAA

La règle de notification des violations décrit les mesures à prendre en cas de violation de PHI non sécurisés. Cette règle garantit un signalement rapide afin d'atténuer les dommages et de maintenir la transparence.

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Exigences en matière de rapports :

1. Avis individuel : Les personnes concernées doivent être informées de toute violation de PHI non sécurisée dans les 60 jours suivant sa découverte. La notification doit inclure une description de la violation, le type d'informations concernées, les mesures recommandées aux personnes pour se protéger et les mesures prises par l'organisation pour remédier à la violation et prévenir de futurs incidents.

1. Avis aux médias : Pour les violations affectant 500 personnes ou plus dans un État, des notifications doivent être fournies aux médias locaux.

1. Avis au Secrétaire : En cas de violation de données, les notifications doivent vous indiquer ce qui s'est passé, quelles informations ont été exposées et comment rester en sécurité.

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En cas de violation de données, les notifications doivent détailler l'incident, les informations médicales personnelles concernées, les mesures prises pour remédier à la violation et les recommandations aux personnes concernées afin de minimiser les dommages potentiels. La règle de notification des violations garantit que les entreprises sont responsables et contribue à résoudre la situation.

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Qui doit se conformer aux règles et réglementations HIPAA ?

La conformité HIPAA s'applique à deux catégories principales : les entités couvertes et les associés commerciaux .

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Entités couvertes

Il s’agit d’organisations directement impliquées dans le traitement des renseignements personnels sur la santé. En voici quelques exemples :

1. Les prestataires de soins de santé tels que les médecins, les hôpitaux et les cliniques.
2. Les régimes d’assurance maladie, y compris les assureurs, les HMO et Medicare.
3. Centres d'échange de données sur les soins de santé qui traitent des données non standard dans des formats standard.

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Business Associés

Business Les associés sont des organisations tierces qui fournissent des services aux entités couvertes impliquant l'accès aux PHI. Les exemples incluent les fournisseurs de services informatiques gérant les dossiers médicaux électroniques ou les sociétés de facturation. HIPAA exige que les entités couvertes établissent un Business Accord d'association (BAA) avec chaque partenaire commercial, décrivant leurs responsabilités en matière de protection des PHI. Exemples :

1. Fournisseurs informatiques gérant les dossiers de santé électroniques (DSE).
2. Sociétés de facturation traitant des données de patients.
3. Cabinets juridiques ou comptables fournissant des services impliquant des PHI.

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Les deux groupes doivent suivre ces règles HIPAA de base pour protéger les informations médicales privées et éviter d’enfreindre la loi.

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Violations à signaler et exceptions en vertu de la loi HIPAA

En cas de violation de données, la notification doit expliquer ce qui s'est passé, quelles informations ont été divulguées et comment cela pourrait vous affecter. Il existe toutefois des exceptions où une violation peut ne pas avoir besoin d'être signalée :

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1. Accès non intentionnel : accès accidentel par un employé autorisé agissant de bonne foi, à condition qu'il soit dans le cadre de son travail et n'entraîne pas une utilisation ou une divulgation supplémentaire non autorisée de PHI .
2. Divulgation par inadvertance : si vous devez partager des informations avec une autre personne de votre organisation autorisée à les voir, c'est très bien, à condition que les détails ne soient pas sensibles .
3. Croyance de bonne foi : si l’organisation croit raisonnablement que la personne non autorisée n’a pas pu conserver ou accéder aux informations médicales personnelles divulguées en raison de la nature de la violation ou de la nécessité d’une action corrective immédiate.

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La compréhension de ces exceptions peut aider les organisations à réagir de manière appropriée et à éviter les signalements inutiles.

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Causes courantes des violations de la loi HIPAA

Les violations de la loi HIPAA résultent souvent de manquements aux mesures de protection ou d'erreurs involontaires. Selon le ministère américain de la Santé et des Services sociaux , les causes les plus courantes sont les suivantes :

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1. Accès non autorisé : les employés accèdent aux informations médicales personnelles par curiosité, pour des raisons personnelles ou sans raison professionnelle légitime. Il peut s'agir par exemple de la recherche d'informations sur des collègues, des membres de la famille ou des personnalités de premier plan .
2. Mesures de sécurité inadéquates : absence de protections critiques, telles que le cryptage des ePHI, l'élimination sécurisée des enregistrements physiques ou l'authentification multifacteur pour les contrôles d'accès, ce qui augmente la vulnérabilité aux violations.
3. Divulgations inappropriées : informations médicales personnelles partagées sans autorisation appropriée du patient ou sans raison valable, comme l’envoi d’informations au mauvais destinataire ou la révélation de détails lors d’une communication non sécurisée .
4. Appareils perdus ou volés : les appareils mobiles, les ordinateurs portables ou les clés USB contenant des ePHI non chiffrés sont particulièrement susceptibles d'être volés ou perdus accidentellement, ce qui crée des risques importants de violation de données.

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Les organisations peuvent réduire considérablement le risque de violation de la loi HIPAA en s'attaquant aux pièges courants. Cela comprend la formation régulière du personnel, la mise en œuvre de technologies de sécurité robustes, la réalisation d'évaluations des risques et la garantie que Business Des accords d'association (BAA) sont en place avec tous les fournisseurs de services tiers qui gèrent les PHI.

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Conseils pour éviter les violations :

1. Utilisez des services et des contrôles d'accès conformes à la loi HIPAA pour envoyer des informations de santé protégées.
2. Formez régulièrement le personnel sur les règles HIPAA et les pratiques de protection des données.
3. Effectuer des évaluations périodiques des risques pour identifier et atténuer les vulnérabilités.
4. Veiller à ce que des accords de partenariat soient conclus avec tous les fournisseurs de services tiers afin de formaliser leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels sur la santé.

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Réflexions finales sur la conformité HIPAA

Les trois règles de la loi HIPAA (règle de confidentialité, règle de sécurité et règle de notification des violations) constituent un cadre complet pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations médicales protégées. En respectant ces règles HIPAA, les organisations de santé peuvent protéger les données des patients, éviter des amendes onéreuses et gagner la confiance des patients et des partenaires.

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La conformité à la loi HIPAA est plus qu’une simple exigence légale : elle est essentielle à la prestation de soins de santé éthiques. En accordant la priorité à la conformité, les organisations peuvent protéger la confidentialité des patients, améliorer l’efficacité opérationnelle et maintenir la confiance dans le système de santé.

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Pour les organisations à la recherche d'outils conformes aux règles HIPAA pour gérer les informations sensibles, des services comme Sign.Plus fournissent une plate-forme de signature électronique qui répond aux règles de conformité HIPAA et facilite les processus de traitement des documents. De plus, Fax.Plus propose des solutions de télécopie cloud sûres et fiables. Ces deux outils aident les organisations de soins de santé et leurs partenaires à suivre efficacement les directives HIPAA.

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En investissant dans ces solutions sécuritaires, les organisations peuvent plus facilement suivre les règles. Cela les aide également à se concentrer sur la prestation de meilleurs soins.

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Avis de non-responsabilité : cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Les organisations doivent consulter un professionnel qualifié pour garantir une conformité totale à la loi HIPAA.