向无纸化办公室过渡的提示

你有没有想过在办公室使用了多少纸张？根据国际回收局的数据显示，50%的回收纸来自企业，可以说我们的行业面临纸张问题。除了这个令人不安的统计数据，办公室使用纸张的成本非常高，而且打印、整理和处理纸张也会消耗大量时间。%%
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%%因此，您的团队必须过渡到无纸化办公室。虽然这对企业来说可能看起来是未知领域，但它带来了许多好处，从减少开支和减少杂乱到更高效的工作流程和整体更环保的工作场所。在这个过渡过程中，您可以考虑的一个重要因素是传真，这是一种办公室间沟通的基石，使全球的企业能够发送重要文件并签署合同，即使没有互联网。随着基于云的传真技术的出现，它在今天的数字世界中找到了自己的位置。这项创新技术不仅可以高速发送传真，还可以减少发送和接收新文件所花费的金钱和时间。%%
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%%但对于许多小企业来说，繁忙的运营可能意味着向无纸化办公室过渡的举措被搁置。这就是为什么不仅要指定一个可以管理过渡的领导者，还要为整个过程做好准备，以确保其顺利和节省时间。在这方面，%%%%Verizon Connect的Taylor Fasulas概述了小企业可以采取的五个不同步骤，以提高效率%%%%，包括规划、优先排序、组织、跟踪和打破。尽管这些看起来微不足道，但从任何单个步骤中节省的5-10分钟对于您向无纸化系统过渡，尤其是对企业整体来说，都可能是非常有益的。以下是您在过渡中需要采取的五个主要步骤：

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‍ 1. 计划

如果执行得当，基于云的传真等节省纸张的技术是一项巨大的投资。这就是为什么对于任何企业来说，制定一个包含预定目标和明确总体目标的计划都很重要，因为这将有助于确保稳定的过渡。

使无纸化办公室高效的原因在于只需要必要的设备，例如计算机、DSL调制解调器，以及您的打印机——以防必须发出文件的纸质副本。对于档案较大的企业，您还需要数字扫描仪、存储设备和基于云的备份服务提供商。

一旦这些都列出后，您可以进行一个培训项目，让您的员工了解在线传真基础知识以及如何正确使用支持工具，以便他们理解您的业务为何开始转型。

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‍ 2. 确定优先顺序

一旦奠定了过渡的基础，办公室经理和业务领导者就应该具体明确哪些目标应该放在清单的首位。通过按重要性来组织它们，目标将更容易实现。反过来，这将使过渡更加简化，也更容易让办公室适应。考虑到没有多少人习惯使用基于云的传真机，办公室经理可以首先优先考虑这项任务，以便员工在过渡的初始阶段解决所有问题。这可以通过培训课程或创建充满有用信息的指南来完成，例如无纸化归档程序和归档流程。

‍ 3. 赛道

下一步是制定具有明确目标的每日、每周和每月计划，以了解您的团队是否对技术有了更好的理解。跟踪员工使用基于云的传真机和其他无纸化技术的学习进度将帮助您了解是否出现任何问题以及如何最好地处理这些问题。设定目标后，办公室经理可以识别员工正在实现哪些目标以及落后于哪些目标。

重要的是要记住，员工可能很难摆脱他们的旧习惯，尤其是商业世界的Reynaldo Lugtu报道说，微软研究发现员工对最新的数字化举措感到害怕。为了帮助他们逐步适应无纸化技术，您可以逐个取出打印机，而不是一次性全部取出。这样，他们会更有动力去学习新系统。

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‍ 4. 组织

当办公室欢迎数字无纸化技术进入其空间时，他们必须告别拥挤的文件柜。虽然这可以节省时间，但办公室经理必须证明所有文件均已正确存储。为了使用基于云的传真系统有效地协调他们的文件，您应该选择一个具有数据加密归档系统的程序，以确保旧文件的安全和组织。建立数字系统后，您的文件就不用担心了。基于云的系统可以存储大量接收和发送的文档，可以从不同的设备快速访问这些文档。

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5.休息

正如我们之前在“如何通过互联网传真服务提高和提高生产力”中所写的那样，雇主和雇员都可以轻松享受这项技术的好处，因为它使每个人的操作都变得更加轻松。基于云的技术不仅可以更有效地交付文档，而且还可以为您节省从长远来看很容易增加的费用。

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从纸张成本到等待的时间，这些都可以通过无纸化技术，如基于云的传真系统，最小化甚至消除。尽管传统传真机已变得过时，但它们在办公室中的作用仍然至关重要。然而，得益于在线传真服务的强大功能，您可以随时随地轻松地向世界各地的人发送传真——使用%%%%Fax.Plus%%%%。

您所需的仅是互联网连接、有效的电子邮件地址和活跃的在线传真订阅，以避免笨重的硬件和麻烦的流程。这不仅将数字技术引入工作场所，还消除了您之前遇到的任何挑战。