HIPAA'nın Üç Kuralı Nelerdir? Kapsamlı Bir Kılavuz

Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluk Yasası (HIPAA), Amerika Birleşik Devletleri'ndeki sağlık düzenlemesinin temel taşıdır. HIPAA, hassas hasta sağlık bilgilerini (PHI) korumak için tasarlanmıştır, HIPAA sağlık kuruluşlarının ve ortaklarının uyması gereken kuralları belirler. HIPAA kuralları nelerdir? Bu kurallara uymak neden gereklidir? Bu kurallar, belgeleri fakslama veya çevrimiçi imzalama söz konusu olduğunda ne anlama gelir?

‍

HIPAA'nın merkezinde üç temel kural yer alır: Gizlilik Kuralı, Güvenlik Kuralı ve İhlal Bildirimi Kuralı.

‍

Bu kılavuzda bu kuralların neden önemli olduğu, kimlerin bunlara uyması gerektiği ve sağlık bilgilerinin güvenli ve emniyette tutulmasına nasıl yardımcı oldukları incelenecektir.

‍

PHI içeren belgeleri elektronik olarak imzalamanız veya fakslamanız gerekiyorsa, HIPAA'nın üç temel kuralını anlamak çok önemlidir.

‍

HIPAA'nın 3 Kuralı Neden Önemlidir?

HIPAA, insanların sağlık bilgilerini korumak için tasarlanmış bir yasadır. Başlıca amacı, bu bilgileri güvenli tutmak ve hastaları tedavi etmek ve sağlık kuruluşlarının çalışma şeklini iyileştirmek gibi önemli amaçlar için güvenli bir şekilde kullanılmasını sağlamaktır. Üç kural, toplu olarak şunları sağlamak için kapsamlı bir sistem sunar:

1. PHI'nin Korunması : Hasta verilerinin HIPAA tarafından zorunlu kılınan uygun politikalar, güvenlik önlemleri ve prosedürler aracılığıyla yetkisiz erişim, kullanım veya ifşadan korunmasını sağlamak .
2. Uyumluluk Güvencesi : Sağlık hizmeti sağlayıcıları ve ilgili kuruluşlar için net standartlar oluşturmak .
3. Güven ve Hesap Verebilirlik: Hastaların özel bilgilerinin korunmasına yönelik bir bağlılığın gösterilmesi, sağlık kuruluşları içinde güven oluşturur ve hesap verebilirliği teşvik eder.

‍

Bu kurallara uyulmaması durumunda para cezası, itibarınızın zedelenmesi ve hastaların güveninin kaybedilmesi gibi ciddi sorunlara yol açabilir. Bu nedenle, kapsam dahilindeki tüm kuruluşların ve iş ortaklarının bunlara uyması gerekir.

‍

HIPAA'nın 3 Temel Kuralı Açıklandı

HIPAA'nın üç temel bölümü sağlık bilgilerinin korunması, güvenliği ve raporlanması konularını ele almaktadır.

‍

1. HIPAA Gizlilik Kuralı

Gizlilik Kuralı , yazılı, bilgisayarda saklanmış veya yüksek sesle söylenmiş olsun, hasta sağlık bilgilerinin güvenliğini sağlamak için kurallar koyar. PHI'nin nasıl kullanılacağını, ifşa edileceğini ve erişileceğini düzenler.

‍

Temel Bileşenler:

1. Korunan Sağlık Bilgilerinin Korunması ( PHI) : Gizlilik Kuralı, kişisel sağlık bilgilerinin (PHI) bunları görmemesi gereken kişilerden korunmasına yardımcı olur. Aynı zamanda, doktorların ve sağlık çalışanlarının size yardımcı olurken, ödeme alırken veya sağlık hizmetlerini yönetirken önemli bilgileri paylaşmalarına olanak tanır .
2. İzin Verilen Kullanımlar ve Açıklamalar: PHI, Korunan Sağlık Bilgileri, kamu sağlığı raporlaması veya yasal gereklilikler gibi belirli koşullar altında bir hastanın izni olmadan paylaşılabilir. Bu açıklamalar, yalnızca gerekli miktarda bilginin paylaşılmasını sağlayarak HIPAA'nın 'asgari gerekli' standardına uymalıdır .
3. Hasta Hakları : Hastalar, sağlık kayıtlarına erişme, yanlışlıkların düzeltilmesini talep etme ve bilgilerinin izin verilen sınırlar içinde nasıl paylaşılacağını sınırlama hakkına sahiptir.

‍

HIPAA Gizlilik Kuralı'nda belirtildiği gibi, hastalar sağlık bilgilerine erişme, yanlışlıkların düzeltilmesini talep etme ve belirli açıklamalara kısıtlama getirme hakkına sahiptir.

‍

2. HIPAA Güvenlik Kuralı

Güvenlik Kuralı, şifreleme, erişim kontrolleri ve düzenli risk değerlendirmeleri gibi idari, fiziksel ve teknik güvenlik önlemlerini gerektirerek elektronik olarak korunan sağlık bilgilerinin (ePHI) korunmasına odaklanır. Örneğin, HIPAA uyumlu faks çözümleri genellikle yetkisiz erişimi önlemek için erişim kontrolleriyle birlikte ePHI'nin güvenli bir şekilde iletilmesini sağlamak için şifreleme ve güvenli sunucular kullanır.

‍

Temel Güvenlik Önlemleri:

‍

1. ‍İdari Güvenlik Önlemleri:
   1. Güvenlik politikaları ve prosedürlerinin uygulanması.
   2. HIPAA uyumluluğu konusunda çalışanlara düzenli eğitim verilmesi.
   3. Güvenlik açıklarını belirlemek ve gidermek için risk değerlendirmeleri yapmak .
2. ‍Fiziksel Güvenlik Önlemleri:
   1. Fiziksel tesislere ve cihazlara erişimin kontrol edilmesi.
   2. ePHI içeren donanımların güvenli bir şekilde depolanması ve imha edilmesinin sağlanması.
   3. Kimlik kartları ve güvenlik kameraları gibi erişim kontrollerini kullanma .
3. Teknik Güvenlik Önlemleri:
   1. Yetkisiz erişimi engellemek için ePHI'yi şifrelemek.
   2. Benzersiz kullanıcı kimlikleri ve parolalar gibi erişim kontrollerinin uygulanması.
   3. ePHI'ye erişimi ve değişiklikleri izlemek için denetim günlüklerinin tutulması.

‍

Güvenlik Kuralı, şifreleme, kullanıcı kimlik doğrulaması ve güvenli depolama protokolleri dahil olmak üzere ePHI'yi korumak için gerekli olan idari, fiziksel ve teknik güvenlik önlemlerini belirtir.

‍

3. HIPAA İhlal Bildirimi Kuralı

İhlal Bildirim Kuralı, güvenli olmayan PHI'nin ihlali gerçekleştiğinde gereken eylemleri ana hatlarıyla belirtir. Bu kural, zararı azaltmak ve şeffaflığı korumak için zamanında raporlamayı garanti eder.

‍

Raporlama Gereksinimleri:

1. Bireysel Bildirim : Etkilenen bireylere, güvenli olmayan PHI'nin ihlali keşfedildikten sonraki 60 gün içinde bildirilmelidir. Bildirim, ihlalin bir açıklamasını, söz konusu bilgi türünü, bireylerin kendilerini korumak için önerilen adımları ve kuruluş tarafından ihlali ele almak ve gelecekteki olayları önlemek için atılan eylemleri içermelidir.

1. Medya Bildirimi : Bir eyalette 500 veya daha fazla kişiyi etkileyen ihlaller için yerel medya kuruluşlarına bildirim yapılması zorunludur.

1. Sekretere Bildirim : Veri ihlali olduğunda, bildirimler size ne olduğunu, hangi bilgilerin ifşa edildiğini ve nasıl güvende kalacağınızı söylemelidir.

‍

Veri ihlali durumunda, bildirimler olayı, ilgili PHI'yi, ihlali ele almak için atılan adımları ve bireylere olası zararı en aza indirmek için önerileri ayrıntılı olarak belirtmelidir. İhlal Bildirim Kuralı, şirketlerin sorumlu olduğundan emin olur ve durumu düzeltmeye yardımcı olur.

‍

HIPAA Kurallarına ve Yönetmeliklerine Kimler Uymak Zorundadır?

HIPAA uyumluluğu iki ana kategoriye uygulanır: kapsam dahilindeki kuruluşlar ve iş ortakları .

‍

Kapsanan Varlıklar

Bunlar PHI'yi doğrudan ele alan kuruluşlardır. Örnekler şunları içerir:

1. Doktorlar, hastaneler ve klinikler gibi sağlık hizmeti sağlayıcıları.
2. Sigortacılar, HMO'lar ve Medicare dahil sağlık planları.
3. Standart dışı verileri standart formatlara dönüştüren sağlık hizmeti takas merkezleri.

‍

Business Ortaklar

Business ortaklar, PHI'ye erişim içeren kapsam dahilindeki kuruluşlar için hizmetler gerçekleştiren üçüncü taraf kuruluşlardır. Örnekler arasında elektronik sağlık kayıtlarını yöneten BT hizmet sağlayıcıları veya faturalama şirketleri yer alır. HIPAA, kapsam dahilindeki kuruluşların bir Business Her iş ortağıyla PHI'yi koruma sorumluluklarını ana hatlarıyla belirten Ortaklık Anlaşması (BAA). Örnekler şunları içerir:

1. Elektronik sağlık kayıtlarını (EHR) yöneten BT sağlayıcıları.
2. Hasta verilerini işleyen faturalama şirketleri.
3. PHI içeren hizmetler sunan hukuk veya muhasebe firmaları.

‍

Her iki grubun da özel sağlık bilgilerini güvende tutmak ve yasayı ihlal etmekten kaçınmak için bu temel HIPAA kurallarına uyması gerekiyor.

‍

HIPAA Kapsamında Bildirilmesi Gereken İhlaller ve İstisnalar

Bir veri ihlali varsa, bildirimde ne olduğu, hangi bilgilerin ifşa edildiği ve bunun sizi nasıl etkileyebileceği açıklanmalıdır. Ancak, bir ihlalin bildirilmesine gerek olmayabilecek istisnalar vardır:

‍

1. İstenmeyen Erişim : Yetkili bir çalışanın iyi niyetle yaptığı, görevinin kapsamı dahilinde olan ve PHI'nin daha fazla yetkisiz kullanımına veya ifşasına yol açmayan tesadüfi erişim .
2. İstenmeyen Açıklama : Kuruluşunuzda bilgileri görme yetkisi olan başka biriyle paylaşmanız gerekiyorsa, ayrıntılar hassas olmadığı sürece sorun değil .
3. İyi Niyetli İnanç : Kuruluşun, yetkisiz kişinin ihlalin doğası veya acil düzeltici eylem nedeniyle ifşa edilen PHI'ye erişemeyeceğine veya bunları saklayamayacağına makul şekilde inanması durumunda.

‍

Bu istisnaları anlamak, kuruluşların uygun şekilde yanıt vermesine ve gereksiz raporlamalardan kaçınmasına yardımcı olabilir.

‍

HIPAA İhlallerinin Yaygın Nedenleri

HIPAA ihlalleri genellikle güvenlik önlemlerindeki eksikliklerden veya kasıtsız hatalardan kaynaklanır. Amerika Birleşik Devletleri Sağlık ve İnsan Hizmetleri Bakanlığı'na göre yaygın nedenler şunlardır:

‍

1. Yetkisiz Erişim : Çalışanların meraktan, kişisel nedenlerle veya meşru bir iş amacı olmadan PHI'ye erişmesi. Örnekler arasında meslektaşları, aile üyeleri veya üst düzey kişiler hakkında bilgi arama yer alır .
2. Yetersiz Güvenlik Önlemleri: ePHI için şifreleme, fiziksel kayıtların güvenli şekilde imha edilmesi veya erişim kontrolleri için çok faktörlü kimlik doğrulaması gibi kritik korumaların eksikliği, ihlallere karşı savunmasızlığı artırır
3. Uygunsuz Açıklamalar: Uygun hasta izni veya geçerli bir neden olmaksızın paylaşılan PHI, örneğin bilgileri yanlış alıcıya göndermek veya güvenli olmayan iletişim sırasında ayrıntıları ifşa etmek .
4. Kayıp veya Çalınan Cihazlar : Şifrelenmemiş ePHI içeren mobil cihazlar, dizüstü bilgisayarlar veya USB sürücüler, hırsızlığa veya kazara kaybolmaya karşı özellikle hassastır ve bu da veri ihlalleri için önemli riskler yaratır.

‍

Kuruluşlar, yaygın tuzakları ele alarak HIPAA ihlallerinin olasılığını önemli ölçüde azaltabilir. Buna düzenli personel eğitimi, sağlam güvenlik teknolojilerinin uygulanması, risk değerlendirmelerinin yapılması ve Business PHI'yi işleyen tüm üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla Ortaklık Anlaşmaları (BAA'lar) mevcuttur.

‍

İhlallerden Kaçınmak İçin İpuçları:

1. PHI göndermek için HIPAA uyumlu hizmetleri ve erişim kontrollerini kullanın.
2. Personelinize HIPAA kuralları ve veri koruma uygulamaları konusunda düzenli eğitim verin.
3. Güvenlik açıklarını belirlemek ve azaltmak için periyodik risk değerlendirmeleri yapın.
4. PHI'yi koruma yükümlülüklerini resmileştirmek için tüm üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla BAA'ların kurulmasını sağlayın.

‍

HIPAA Uyumluluğuna İlişkin Son Düşünceler

HIPAA'nın üç kuralı—Gizlilik Kuralı, Güvenlik Kuralı ve İhlal Bildirimi Kuralı—korunan sağlık bilgilerinin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlamak için kapsamlı bir çerçeve oluşturur. Bu HIPAA kurallarını izleyerek, sağlık kuruluşları hasta verilerini güvende tutabilir, pahalı para cezalarından kaçınabilir ve hastalardan ve ortaklardan güven kazanabilir.

‍

HIPAA uyumluluğu yasal bir gereklilikten daha fazlasıdır; etik sağlık hizmeti sunumu için olmazsa olmazdır. Uyumluluğa öncelik vererek, kuruluşlar hasta gizliliğini koruyabilir, operasyonel verimliliği iyileştirebilir ve sağlık sistemine olan güveni koruyabilir.

‍

Hassas bilgileri işlemek için HIPAA kurallarını izleyen araçlar arayan kuruluşlar için Sign.Plus gibi hizmetler, HIPAA uyumluluk kurallarını karşılayan ve belge süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olan bir elektronik imza platformu sağlar. Ayrıca Fax.Plus güvenli ve güvenilir bulut faks çözümleri sunar. Bu araçların her ikisi de sağlık kuruluşlarının ve ortaklarının HIPAA yönergelerini etkili bir şekilde takip etmelerine yardımcı olur.

‍

Bu güvenli çözümlere para yatırmak, kuruluşların kurallara uymasını kolaylaştırır. Bu ayrıca daha iyi bakım sağlamaya odaklanmalarına yardımcı olur.

‍

Yasal Uyarı: Bu makale yalnızca bilgilendirme amaçlıdır ve yasal tavsiye teşkil etmez. Kuruluşlar, tam HIPAA uyumluluğunu sağlamak için kalifiye bir profesyonele danışmalıdır.