Kağıtsız Ofise Geçiş İçin İpuçları

Ofiste ne kadar kağıt kullandığınızı hiç düşündünüz mü? Uluslararası Geri Dönüşüm Bürosu, geri kazanılan kağıdın %50'sinin işletmelerden geldiğini ortaya koyduğuna göre, sektörümüzün bir kağıt sorunu olduğu söylenebilir. Bu korkutucu istatistiğin yanı sıra, ofislerde kağıt kullanmak son derece maliyetli olabilir ve yazdırmak, düzenlemek ve imha etmek için büyük miktarda zaman alabilir.

Bunu göz önünde bulundurarak, ekibinizin kağıtsız bir ofise geçiş yapması zorunludur. Bu, işletmeler için keşfedilmemiş bir alan gibi görünse de, daha az harcama ve daha az dağınıklıktan daha verimli bir iş akışına ve genel olarak daha yeşil bir çalışma ortamına kadar birçok fayda sunar. Bu geçiş sırasında dikkate alabileceğiniz önemli bir husus, internet olmadan bile önemli belgeleri göndermeye ve sözleşmeleri imzalamaya olanak tanıyan ofis içi iletişimin temel taşlarından biri olan faks göndermedir. Ve bulut tabanlı faksın doğuşuyla birlikte günümüz dijital dünyasında yerini bulmuştur. Bu yenilikçi teknoloji, faks göndermeyi yüksek hızda yapmanın yanı sıra, yeni belgeleri göndermek ve almak için harcanan para ve zamanı da azaltır.

Ancak birçok küçük işletme için yoğun operasyonları, kağıtsız bir ofise geçiş gibi girişimlerin göz ardı edilmesi anlamına gelebilir. Bu nedenle, geçişi yönetebilecek bir lider belirlemenin yanı sıra, sürecin tamamına hazırlık yapmak da önemlidir, böylece süreç sorunsuz ve zaman tasarruflu olabilir. Bu bağlamda, Verizon Connect’ten Taylor Fasulas, küçük işletmelerin daha verimli hale gelmek için atabileceği beş farklı adımı özetliyor; planlama, önceliklendirme, düzenleme, takip etme ve ara verme. Bu adımlar küçük görünse de, bireysel adımlardan herhangi birinden kazanılan 5-10 dakika, özellikle kağıtsız bir sisteme geçişiniz ve genel olarak işiniz için büyük fayda sağlayabilir. Geçiş için atmanız gereken beş ana adım şunlardır:

-
1. Planla

Bulut tabanlı faks gibi kağıt tasarrufu sağlayan teknolojiler, doğru şekilde uygulandığında büyük bir yatırımdır. Bu nedenle, herhangi bir işletmenin planlanmış hedefleri ve net bir genel hedefi göz önünde bulundurarak bir plan hazırlaması önemlidir; çünkü bu, istikrarlı bir geçişin sağlanmasına yardımcı olacaktır.

Kağıtsız bir ofisi verimli kılan, yalnızca bir bilgisayar, bir DSL modem ve ayrıca belgenin fiziksel bir kopyasının mutlaka çıkarılması gerekiyorsa yazıcınız gibi temel ekipmanların gerekli olmasıdır. Daha büyük arşivlere sahip işletmeler için ayrıca bir dijital tarayıcı, bir depolama cihazı ve bulut tabanlı bir yedekleme sağlayıcısına ihtiyacınız olacak.

Bunlar belirlendikten sonra, personelinizin çevrimiçi faksın temellerini öğrenebileceği ve destekleyici araçları doğru bir şekilde nasıl kullanacaklarını anlayarak işinizin neden geçişe başladığını kavrayabilecekleri bir eğitim programı düzenleyebilirsiniz.

-
2. Önceliklendirin

Geçişin temeli atılır atılmaz, ofis yöneticileri ve iş dünyası liderleri hangi hedeflerin listenin başında olması gerektiği konusunda net bir şekilde açıklama yapmalıdır. Bunları önem sırasına göre düzenleyerek hedeflere ulaşmak çok daha kolay olacaktır. Bu da geçişi çok daha akıcı hale getirecek ve ofisin uyum sağlamasını kolaylaştıracak. Pek çok kişinin bulut tabanlı bir faks makinesi kullanmaya alışkın olmadığı göz önüne alındığında, ofis yöneticileri, personelin geçişin ilk aşamalarında tüm aksaklıkları çözmesine olanak sağlamak için öncelikle bu göreve öncelik verebilir. Bu, eğitim oturumları aracılığıyla veya kağıtsız dosyalama prosedürleri ve arşivleme süreçleri gibi faydalı bilgilerle dolu bir rehber kitap oluşturularak yapılabilir.

3. Parça

Bir sonraki adım, ekibinizin ilerledikçe teknolojiyi daha iyi anlayıp anlamadığını görmek için net hedefleri olan günlük, haftalık ve aylık bir plan oluşturmaktır. Çalışanların bulut tabanlı faks makinelerini ve diğer kağıtsız teknolojileri kullanma konusundaki öğrenme sürecini takip etmek, herhangi bir sorun ortaya çıkarsa ve bunları en iyi nasıl çözebileceğinizi bilmenize yardımcı olacaktır. Belirlenen hedefler sayesinde ofis yöneticileri, çalışanlarının hangi hedeflere ulaştığını ve hangilerinin geride kaldığını anlayabilir.

Personel üyelerinin eski alışkanlıklarından vazgeçmelerinin zor olabileceğini unutmamak önemlidir, özellikle Business World'den Reynaldo Lugtu'nun, Microsoft Research'ün çalışanların en son dijital girişimlerden korktuğunu bildirdiği göz önüne alındığında. Onları kağıtsız teknolojiye alıştırmak için, yazıcılarınızı hepsini aynı anda kaldırmak yerine birer birer çıkarabilirsiniz. Bunu yaparak, yeni sistemi öğrenmeleri için daha fazla teşvik edilmiş olacaklar.

-
4. Organize edin

Bir ofis, dijital kağıtsız teknolojiyi kendi alanlarına kabul ederken , tıka basa dolu dosya dolaplarına veda etmek zorunda kalacaklar. Bu bir zaman tasarrufu olsa da, ofis yöneticilerinin tüm dosyalarının uygun şekilde saklandığını onaylaması gerekir. Dosyalarını bulut tabanlı bir faks sistemiyle verimli bir şekilde koordine etmek için, eski dosyaları güvende ve düzenli tutacak veri şifrelemeli arşivleme sistemine sahip bir program seçmelisiniz. Dijital sistemler kurulduktan sonra dosyalarınız konusunda endişelenecek pek bir şey kalmayacak. Bulut tabanlı bir sistem, farklı cihazlardan hızla erişilebilen çok sayıda alınan ve gönderilen belgeyi depolayabilir.

-
5. Mola

Daha önce "İnternet Faks Hizmetleriyle Verimlilik Nasıl Artırılır ve Artırılır" bölümünde yazdığımız gibi , işlemleri herkes için kolaylaştırdığı için hem işverenler hem de çalışanlar bu teknolojinin avantajlarından yararlanabilirler. Bulut tabanlı teknoloji yalnızca belgelerin daha verimli bir şekilde iletilmesine olanak sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda uzun vadede kolaylıkla artabilecek masraflardan da tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

‍

Kağıt maliyetlerinden beklemek için harcanan saatlere kadar, bu şeyler bulut tabanlı faks sistemleri gibi kağıtsız teknolojilerle en aza indirilebilir veya hatta ortadan kaldırılabilir. Geleneksel faks makineleri modası geçmiş olsa da, ofislerdeki işlevleri hala hayati öneme sahiptir. Ancak, çevrimiçi faks hizmetlerinin gücü sayesinde, Fax.Plus ile dünyanın dört bir yanındaki insanlara kolayca faks gönderebilirsiniz - her zaman, her yerde.

Tek ihtiyacınız olan bir internet bağlantısı, geçerli bir e-posta adresi ve aktif bir çevrimiçi faks aboneliğidir; böylece hacimli donanım ve zahmetli süreçlere ihtiyaç duymadan işlerinizi yürütebilirsiniz. Bu, iş yerinde dijital teknolojiyi getirmenin yanı sıra, daha önce yaşadığınız zorlukları da ortadan kaldırır.