Почему образовательным учреждениям следует перенести свои факсовые практики в облако?

Как образовательное учреждение, вы находитесь под постоянным контролем, чтобы внедрять технологии для создания оптимальной учебной среды для ваших студентов. В сочетании с неослабевающим давлением соблюдать государственные нормы, может быть сложно оптимизировать ваши процессы для повышения эффективности без руководства.

Университеты, школы и другие академические организации продвинуты в таких областях, как доступ к wifi по всему кампусу, студенческие порталы и электронная почта, однако большинство из этих учреждений не серьезно внедрили новые технологии факсимильной связи, которые существуют уже много лет и могут значительно помочь в административной практике.

Fax.Plus - это ведущий онлайн-сервис факсов, который помогает образовательным учреждениям и школьным округам легко и безопасно отправлять и получать факсы, соблюдая строгие требования к месту хранения данных и нормативные акты.

‍

‍

Как Fax.Plus помогает школьным округам перейти на облачное решение для факсов?

Несмотря на рост популярности электронной почты за последние два десятилетия, факс по-прежнему остается наиболее распространенным методом обмена важной информацией в сфере образования. Ваше учреждение ежедневно работает с конфиденциальными файлами, от студенческих записей, транскриптов, заявлений, финансовой информации до медицинских записей. Потребности, связанные с факсированием, не изменились, однако были введены облачные сервисы, которые могут гарантировать более высокий уровень безопасности без беспокойства о использовании капризной факсовой техники.

‍

Безопасность

Если вы проанализируете свои текущие процессы факсирования, вы увидите, что документы, отправленные вам, находятся под постоянным риском. Они могут остаться без присмотра в лотке для печати, кто-то может случайно их забрать, или они могут оказаться в руках человека, для которого не предназначены.

В своей основе облачная факсировка является более безопасным методом, чем аналоговая факсировка. Вы можете задаться вопросом, как это возможно, когда интернет переполнен словами, такими как хакер и конфиденциальность нарушения. Fax.Plus разработал многофункциональное решение для защиты ваших данных, включая место их хранения, стандарты шифрования, безопасные процессы аутентификации для доступа к учетным записям и инфраструктуру, которая регулярно проверяется нашей командой безопасности.

‍

Резидентство данных

Для начала все факсовые файлы наших клиентов хранятся в швейцарских дата-центрах, которые работают из мест, соответствующих самым строгим стандартам безопасности (ISO 27001) и являются частью Альянса облачной безопасности (CSA).

С планом Enterprise вы можете легко перемещать ваши полностью зашифрованные факсированные документы между дата-центрами, расположенными в различных местах, без каких-либо перерывов в обслуживании, а также учитывать требования к конфиденциальности данных и месту хранения, специфичные для регионов и стран. Если у вас есть строгие требования по соблюдению норм, запрещающие хранение факсов в облаке, мы можем даже переместить все ваши файлы, полностью зашифрованные, в ваше собственное локальное хранилище, совместимое с S3.

‍

Шифрование данных

Файлы факсов в состоянии покоя шифруются с использованием 256-битного стандарта шифрования AES (Advanced Encryption Standard).

Чтобы обеспечить безопасность данных, передаваемых между приложениями Fax.Plus (в настоящее время мобильными, API или веб) и нашими серверами, Fax.Plus использует безопасность транспортного уровня (TLS). TLS - это продвинутый протокол шифрования, который эволюционировал от своего предшественника, Secure Sockets Layer (SSL). Этот протокол устанавливает безопасное соединение, создавая защищенный туннель, защищенный шифрованием по стандарту Advanced Encryption Standard (AES) с минимальной длиной ключа 128 бит или выше.

Fax.Plus поддерживает TLS 1.3, который быстрее и безопаснее, чем TLS 1.2, и добавляет дополнительный уровень конфиденциальности к зашифрованному периоду, обеспечивая, что только две конечные точки могут расшифровывать трафик.

‍

Активируйте расширенные меры безопасности для соблюдения HIPAA

Для еще более строгих требований к конфиденциальности и соблюдению норм, Fax.Plus соответствует HIPAA. Вы можете подписать с нами Соглашение о деловом партнерстве, и мы активируем расширенные меры безопасности на вашем аккаунте (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

После активации ни один из ваших файлов не покинет нашу платформу, что обеспечит высшую степень безопасности от стороннего программного обеспечения и услуг. Это может быть особенно полезно для медсестер и других медицинских офисов в ваших школах и кампусах, так как это гарантирует защиту Личной Медицинской Информации (PHI) ваших студентов.

‍

Безопасный процесс аутентификации

Fax.Plus предлагает несколько методов для обеспечения безопасного доступа к учетной записи каждого пользователя. Наша система двухфакторной аутентификации работает через приложение аутентификации, которое вы можете скачать на свое устройство, и которое будет генерировать коды. Эти коды используются в качестве второго уровня безопасности после вашего имени пользователя и пароля.

Для пользователей нашего корпоративного плана мы делаем шаг вперед, предлагая единую систему входа (SSO), которая может быть невероятно полезной для вашего учебного заведения. SSO — это процесс аутентификации, который позволяет вам получать доступ к нескольким сетям и приложениям с помощью одного набора учетных данных для входа.

‍

Оптимизированные процессы

Двигаемся к практическим применениям облачной факс-связи в вашем учебном заведении: это просто проще. Аналоговая факс-связь требует от учителей, администраторов и других сотрудников перемещения для отправки факсов, ожидания, пока ИТ-отдел решит проблемы, и недостатка машин для удовлетворения потребностей всех.

Fax.Plus предлагает бесшовный рабочий процесс и повышенную эффективность с:

• Мобильные и веб-приложения, которые преподаватели могут использовать для отправки факсов из любого места на кампусе, из своих лекционных залов или классов.
• Легкие интеграции с Google, Microsoft, Slack и Zapier, а также интеграция API в программные системы учреждений.
• Возможность отправлять и получать факсы по электронной почте.
• Подробные CSV-логи ранее отправленных факсов, которые можно скачать на вкладке Факсы с тарифами Premium, Business и Enterprise. Это особенно полезно для отслеживания информации, которая была обменена.
• Можно настроить несколько факс-линий для различных факультетов, что гарантирует правильную фильтрацию информации и ее отправку соответствующим преподавателям.
• Запланированная отправка факсов для обеспечения своевременной отправки важных документов студентам, родителям и другим.

‍

Эффективное использование ресурсов

Наконец, стоимость содержания любого образовательного учреждения невероятно высока, и иногда бывает трудно сесть и обдумать затраты на системы, которые вы используете. Облачная факсировка может устранить расходы на установку факсимильных аппаратов, их ремонт, чернила и бумагу, а также сократить IT-расходы. Мы предлагаем экономически эффективный способ решения ваших потребностей в факсировании с полной прозрачностью понесенных затрат и возможностью выбирать планы, которые наилучшим образом соответствуют вашим потребностям. Мы даже предлагаем индивидуальные планы для больших объемов, соответствующие вашим специфическим требованиям. Если у вас есть наплыв факсов на ранних этапах учебного года из-за заявлений и большой отток факсов, когда в конце года отправляются транскрипты, мы можем помочь вам найти эффективное решение и в этом случае.

‍

Заключение

Проще говоря, облачная факсировка значительно сократит избыточность в ваших административных процессах, при этом гарантируя, что безопасность и защита данных находятся в центре ваших операций. Чтобы облегчить ваш переход, наша служба поддержки всегда готова ответить на ваши вопросы (электронная почта).