Советы по переходу на безбумажный офис

Вы когда-нибудь задумывались, сколько бумаги вы используете в офисе? С учетом того, что Бюро международной переработки сообщает, что 50% восстановленной бумаги поступает от бизнеса, можно с уверенностью сказать, что в нашей отрасли есть проблема с бумагой. Кроме этой тревожной статистики, использование бумаги в офисах может быть крайне затратным, а также может занимать много времени на печать, организацию и утилизацию.%%
%%%%
%%Тем не менее, для вашей команды крайне важно перейти к безбумажному офису. Хотя это может показаться неизведанной территорией для бизнеса, это приносит множество преимуществ, от снижения расходов и уменьшения беспорядка до более эффективного рабочего процесса и более экологичного рабочего места. Одним из основных моментов, которые вы можете учесть во время этого перехода, является факс, краеугольный камень межофисной коммуникации, который позволил бизнесу по всему миру отправлять важные документы и подписывать контракты даже без интернета. И он нашел свое место в современном цифровом мире с появлением облачного факсирования. Эта инновационная технология не только помогает отправлять факсы на высокой скорости, но и снижает количество денег и времени, затрачиваемых на отправку и получение новой документации.%%
%%%%
%%Но для многих малых предприятий их загруженные операции могут означать, что такие инициативы, как переход к безбумажному офису, отходят на второй план. Вот почему важно не только назначить лидера, который сможет управлять переходом, но и подготовиться ко всему процессу, чтобы он прошел гладко и сэкономил время. В этом отношении %%%%Тейлор Фасулас из Verizon Connect описывает пять различных шагов, которые малые предприятия могут предпринять для повышения своей эффективности%%%%, включая планирование, приоритизацию, организацию, отслеживание и разрыв. Хотя эти шаги могут показаться незначительными, даже 5-10 минут, сэкономленных на любом из отдельных этапов, могут быть весьма полезны для вашего перехода к безбумажной системе в частности и бизнеса в целом. Вот пять основных шагов, которые вам нужно предпринять для перехода:

‍
‍ 1. План

‍ Технологии экономии бумаги , такие как облачная отправка факсов, при правильном использовании являются отличным вложением средств. Вот почему для любого бизнеса важно разработать план с запланированными целями и четкой общей целью, поскольку это поможет обеспечить устойчивый переход.

Что делает безбумажный офис эффективным, так это то, что требуется только необходимое оборудование, такое как компьютер, DSL-модем, а также ваш принтер — на случай, если физическая копия документа абсолютно необходима. Для компаний с большими архивами вам также понадобится цифровой сканер, устройство для хранения данных и облачный провайдер резервного копирования.

Как только все это будет изложено, вы можете провести программу обучения, в рамках которой ваш персонал сможет узнать основы онлайн-факсимильной связи и как правильно использовать вспомогательные инструменты, чтобы они поняли, почему ваш бизнес начинает переход.

‍
‍ 2. Расставьте приоритеты

‍ Как только будет заложена основа для перехода, офис-менеджеры и бизнес-лидеры должны четко указать, какие цели должны быть в начале списка. Организовав их по важности, целей будет гораздо легче достичь. Это, в свою очередь, значительно упростит переход и облегчит адаптацию офиса. Учитывая, что не многие люди привыкли пользоваться облачным факсом, офис-менеджеры могут в первую очередь расставить приоритеты в этой задаче, чтобы позволить сотрудникам проработать все тонкости на начальных этапах перехода. Этого можно добиться посредством учебных занятий или путем создания руководства, наполненного полезной информацией, например, о процедурах безбумажной подачи документов и процессах архивирования.

‍ 3. Трек

‍ Следующий шаг — создать ежедневный, еженедельный и ежемесячный план с четкими целями, чтобы увидеть, улучшилось ли ваше понимание технологии по ходу работы. Отслеживание прогресса сотрудников в использовании облачных факсов и других безбумажных технологий поможет вам узнать, возникнут ли какие-либо проблемы и как лучше всего их решить. Поставив цели, офис-менеджеры могут понять, какие из них их сотрудники достигают, а какие отстают.

Важно помнить, что сотрудникам может быть трудно отказаться от старых привычек, особенно учитывая, что Рейнальдо Лугту из Business World сообщает, что исследование Microsoft показало, что сотрудники боятся последних цифровых инициатив. Чтобы помочь им адаптироваться к безбумажной технологии, вы можете убирать свои принтеры по одному, а не все сразу. Таким образом, они будут более мотивированы изучать новую систему.

‍
‍ 4. Организуйте

‍ Поскольку офисы приветствуют появление цифровых безбумажных технологий в своем пространстве, им приходится распрощаться с битком набитыми картотечными шкафами. Хотя это экономит время, офис-менеджеры должны удостоверить, что все их файлы хранятся правильно. Чтобы эффективно координировать свои файлы с облачной системой факсов, вам следует выбрать программу, имеющую систему архивирования с шифрованием данных, чтобы обеспечить безопасность и организованность старых файлов. А после того, как цифровые системы будут установлены, вам не о чем будет беспокоиться, когда дело касается ваших файлов. Облачная система может хранить огромное количество как полученных, так и отправленных документов, к которым можно быстро получить доступ с разных устройств.

‍
‍ 5. Перерыв

‍ Как мы уже писали ранее в разделе «Как повысить и улучшить производительность с помощью услуг Интернет-факса» , как работодатели, так и сотрудники могут просто пользоваться преимуществами этой технологии, поскольку она упрощает работу для всех. Облачные технологии не только позволят доставлять документы более эффективно, но и сэкономят ваши расходы, которые могут легко увеличиться в долгосрочной перспективе.

‍

От стоимости бумаги до часов, проведенных в ожидании, эти вещи можно минимизировать или даже устранить с помощью безбумажных технологий, таких как облачные факс-системы. Несмотря на то, что традиционные факсимильные аппараты становятся устаревшими, их назначение по-прежнему жизненно важно в офисах. Однако благодаря мощи онлайн-факс-сервисов вы можете легко отправлять факсы людям со всего мира — в любое время и в любом месте — с помощью %%%%Fax.Plus%%%%.

Все, что вам нужно, это подключение к интернету, действующий адрес электронной почты и активная подписка на онлайн-факс, чтобы избежать необходимости в громоздком оборудовании и проблемных процессах. Это не только вводит цифровые технологии на рабочее место, но и устраняет любые предыдущие проблемы, с которыми вы сталкивались.