10 причин, почему компаниям стоит перейти на решение с электронной подписью

Почему использовать электронные подписи? Жизнь в цифровом мире дает нам несколько преимуществ. Поскольку традиционный метод подписания документов ручкой и бумагой становится все более устаревшим, давление на компании возрастает, чтобы перейти на безбумажный формат. Современная цифровизация революционизировала наш подход к работе сегодня и помогла нам делать вещи быстрее и эффективнее, обеспечивая большую точность и аккуратность, тем самым снижая необходимость в ручном вмешательстве.

‍

Что такое электронная подпись?

Электронные подписи связаны с безбумажным рабочим процессом, именно поэтому в бизнесе электронные подписи постепенно становятся стандартом процессов подписания. Они являются цифровыми представлениями подписи человека, которые можно добавлять к документу в электронном виде. Компании, использующие решение электронная подпись, такое как Sign.Plus, как правило, наблюдают разнообразные положительные результаты, начиная от сокращения бумажной работы, снижения затрат на бумагу, улучшения безопасности и повышения производительности и эффективности. 

Так почему стоит использовать электронную подпись? Sign.Plus, один из лучших сервисов электронной подписи, предлагает комплексное решение для электронной подписи, которое позволяет компаниям без труда подписывать, отправлять и управлять документами. Продолжайте читать, чтобы подробнее узнать о преимуществах перехода на решение с электронной подписью, такое как Sign.Plus, и о том, как переход на решение с электронной подписью может помочь вашей компании оптимизировать процесс подписания документов.

‍

Законно и безопасно ли использовать электронные подписи?

Электронные подписи имеют юридическую силу и могут быть принудительно исполнены во многих странах мира, включая Соединенные Штаты, Канаду и Европейский Союз. Юридическая действительность электронных подписей устанавливается различными законами и нормативными актами, такими как Закон о электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) и регламент eIDAS. Узнайте больше о юридической силе электронных подписей.

‍

По сравнению с влажными подписями (которые могут быть подделаны и изменены), Sign.Plus имеет множество мер безопасности и аутентификации, предлагая более безопасную и надежную альтернативу. С помощью Sign.Plus ваши электронные подписи защищены несколькими уровнями мер безопасности и имеют юридическую силу, что позволяет вам проводить бизнес-транзакции более эффективно и безопасно. Продолжайте читать, чтобы узнать больше о том, как решения для электронных подписей могут быть более безопасными, чем традиционные методы подписания.

• Неизменяемые аудиторские следы: Аудиторский след неизменяемый Sign.Plus — это запись любой активности, выполненной над документом, который проходит процесс подписания. Для каждого аудиторского лога можно найти следующие данные: статус документа (просмотрен, подписан, аннулирован, отклонен, истек), имя и адрес электронной почты, дата и время, IP-адрес и устройство. Это обеспечивает сохранение целостности документов, и любое мошенническое или несанкционированное действие может быть легко замечено. В целом, неизменяемый аудиторский след решения для подписей является критической мерой безопасности, которая обеспечивает высокий уровень уверенности и доверия к процессу электронной подписи.

• Сертификат о завершении: Сертификат о завершении генерируется и выдается автоматически после успешной электронной подписи документа. Это цифровой документ, который содержит подробную информацию о процессе подписания, включая дату и время подписи, адрес электронной почты подписанта и уникальный идентификатор транзакции. Сертификат предоставляет убедительные доказательства подлинности и целостности подписанного документа, что особенно важно в юридических или бизнес-транзакциях, где действительность подписанного документа может быть поставлена под сомнение.

• Шифрование данных: Sign.Plus предлагает высокие функции безопасности для всех документов в состоянии покоя с использованием 256-битного стандарта шифрования AES, который сопровождается уникальным ключом шифрования для каждого пользователя. Более того, для защиты данных в пути между нашими приложениями (в настоящее время мобильным и веб) и нашими серверами мы используем шифрование TLS 1.2+. Этот процесс шифрования гарантирует, что любые конфиденциальные данные, такие как личная информация, данные транзакций или подписанные документы, защищены от перехвата или несанкционированного доступа. 

‍

Безопасность - это отличная причина для перехода, но что еще?

Решения для электронной подписи предлагают множество других преимуществ, которые могут существенно изменить способ работы отдельных лиц и бизнеса. Переходя на сервис электронной подписи, отдельные лица и компании могут воспользоваться перечисленными ниже преимуществами и оптимизировать свои процессы подписания документов, одновременно улучшая безопасность и снижая свое воздействие на окружающую среду. Вот некоторые из самых привлекательных преимуществ использования электронной подписи решений:

‍

• Доступно в мобильном приложении:  С мобильным приложением для электронной подписи вы можете подписывать документы электронно удаленно из любого места и в любое время, используя любое устройство с подключением к интернету. Это может быть важно и удобно для людей с ограниченной подвижностью или проблемами с транспортом, позволяя компаниям быстрее продвигаться в проектах, помогая сократить задержки и улучшить общую эффективность бизнеса.

• Снижение затрат: Подписание документов в электронном виде может сократить затраты, устранив необходимость печатать, подписывать, сканировать и отправлять физические документы. Кроме того, устраняя необходимость в физических подписях, компании могут сократить бумажные отходы и снизить затраты на печать и доставку, что в конечном итоге помогает уменьшить количество времени и ресурсов, необходимых для управления документами, освобождая сотрудников для более ценных задач.

• Опыт клиента: Предоставляя более быстрый и удобный способ для клиентов подписывать документы и завершать сделки, решения для электронной подписи устраняют необходимость в личных встречах или физической почте. Это может помочь сократить время обработки, улучшить удовлетворенность клиентов и увеличить уровень удержания клиентов. В целом, решения для электронной подписи могут помочь компаниям создать более бесшовный и эффективный опыт для клиентов, что в конечном итоге приведет к увеличению лояльности клиентов и росту.

• Увеличение соответствия: Сервисы электронной подписи, такие как Sign.Plus, должны быть сертифицированы по всем соответствующим сертификатам и стандартам, включая SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA и другие.

• Экологический след: решения для электронной подписи помогают сократить экологический след бизнеса, устраняя необходимость в бумажных документах, уменьшая бумажные отходы и углеродные выбросы, связанные с транспортировкой и доставкой.

‍

Как найти подходящее решение для электронной подписи?

Теперь, чтобы в полной мере воспользоваться вышеупомянутыми преимуществами, крайне важно выбрать правильное решение для электронной подписи. Для этого важно учитывать несколько факторов, которые следует рассмотреть и обеспечить при выборе подходящего решения для электронной подписи в зависимости от потребностей вашего бизнеса, и учитывая широкий спектр доступных вариантов, это может быть непростой задачей. Тем не менее, при внимательном рассмотрении ваших конкретных потребностей возможно найти правильное решение, следуя приведенным ниже шагам:

‍

1. Определите ваши потребности: Укажите типы документов, которые необходимо подписать электронно, и объем требуемых подписей.

2. Законность электронной подписи: Убедитесь, что выбранное вами решение является юридически действительным в вашей юрисдикции и соответствует соответствующим нормативным актам, таким как eIDAS или ESIGN.

3. Соответствие нормативным требованиям: Убедитесь, что решение для электронной подписи, которое вы выбираете (или к которому переходите), сертифицировано по всем соответствующим нормативным сертификатам и требованиям, включая SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA и другие.

4. Оцените функции безопасности: Ищите решение, которое предлагает надежные меры безопасности, такие как шифрование данных и многофакторная аутентификация, чтобы защитить ваши данные и предотвратить мошенничество.

5. Учитывайте удобство использования:  Выберите решение, которое удобно для пользователя и легко принимается всеми сторонами, участвующими в процессе подписания.

6. Мобильная совместимость: Решения, которые подходят для мобильных устройств, могут использоваться на любом смартфоне или планшете. Это позволяет вам подписывать и отправлять документы из любого места и в любое время, не привязываясь к компьютеру. 

7. Функции командного сотрудничества: Решения для электронной подписи позволяют командам сотрудничать, позволяя нескольким сторонам подписывать и получать доступ к документам удаленно, в реальном времени, из разных мест. Это упрощает рабочий процесс, увеличивает продуктивность и устраняет необходимость в физических встречах, экономя время и ресурсы.

8. Сравните цены: Оцените ценовые модели различных поставщиков, чтобы убедиться, что вы получаете лучшее соотношение цены и качества.

‍

Учитывая эти факторы, вы можете определить решение для электронной подписи, которое соответствует вашим конкретным потребностям, улучшает ваш рабочий процесс и обеспечивает необходимый уровень безопасности и соответствия.

‍

Перейдите на безопасное и удобное решение для электронной подписи уже сегодня!

В заключение, электронные подписи предоставляют множество преимуществ для бизнеса, таких как повышение эффективности, экономия средств, использование в пути и улучшение соблюдения норм. Если вы ищете удобное, безопасное и полностью соответствующее требованиям решение для электронной подписи, Sign.Plus — идеальный выбор. 

Его инновационная платформа, которая может использоваться на любом устройстве, подключенном к интернету, предлагает надежные меры безопасности и простую интеграцию с другими бизнес-инструментами, а также гибкие тарифные планы и понятный интерфейс. С помощью Sign.Plus подписывайте PDF-документы онлайн на различных устройствах и платформах, что позволяет компаниям легко перейти на электронные подписи и в полной мере использовать их потенциал для революции в операциях и опережения конкурентов. Не ждите больше, переходите на электронные подписи с Sign.Plus сегодня и наслаждайтесь множеством преимуществ, которые он предлагает.