Por que as instituições educacionais devem transferir suas práticas de fax para a nuvem?

Como uma instituição educacional, você está sob constante escrutínio para inovar tecnologicamente e promover um ambiente de aprendizado ideal para seus alunos. Junto com a pressão incessante para cumprir as regulamentações governamentais, pode ser desafiador otimizar seus processos para aumentar a eficiência sem orientação.

Universidades, escolas e outras organizações acadêmicas estão avançadas em áreas como acesso wifi em todo o campus e portais e e-mails para estudantes, no entanto, a maioria dessas instituições não incorporou seriamente as novas tecnologias de fax, que estão disponíveis há anos, e que poderiam ajudar significativamente nas práticas administrativas.

Fax.Plus é o principal serviço de fax online que ajuda instituições educacionais e distritos escolares a enviar e receber faxes de forma fácil e segura, enquanto cumpre rigorosos requisitos e regulamentos de residência de dados.

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Como o Fax.Plus ajuda os distritos escolares a migrar para uma solução de fax baseada em nuvem?

Apesar do aumento da popularidade do e-mail nas últimas duas décadas, o envio de fax continua sendo o método mais comumente utilizado para trocar informações importantes no campo da educação. Sua instituição lida diariamente com arquivos sensíveis, desde registros de alunos, históricos escolares, inscrições, informações financeiras até prontuários médicos. As necessidades relacionadas ao envio de fax não mudaram, no entanto, serviços em nuvem foram introduzidos e podem garantir maior segurança sem as preocupações de usar máquinas de fax temperamental.

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Segurança

Se você analisar seus processos atuais de envio de fax, verá que os documentos enviados para você estão em constante risco. Eles podem ser deixados na bandeja de impressão sem supervisão, alguém pode acidentalmente pegá-los ou podem acabar nas mãos de alguém para quem não são destinados.

No seu cerne, o envio de fax na nuvem é um método mais seguro do que o envio de fax analógico. Você pode se perguntar como isso pode ser quando a internet está inundada com palavras como hacker e privacidade vazamentos. O Fax.Plus desenvolveu uma solução multifacetada para proteger seus dados, incluindo onde eles são armazenados, padrões de criptografia, processos de autenticação segura para acesso às contas e uma infraestrutura que é regularmente verificada pela nossa equipe de segurança.

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Residência de Dados

Para começar, todos os arquivos de fax de nossos clientes são armazenados em data centers suíços que operam a partir de locais que atendem aos padrões de segurança mais restritivos (ISO 27001) e fazem parte da Cloud Security Alliance (CSA).

Com o plano Enterprise, você pode facilmente mover seus documentos faxados totalmente criptografados entre data centers localizados em várias localidades sem experimentar qualquer interrupção no serviço e atender aos requisitos de privacidade e residência de dados específicos de regiões e países. Se você tiver requisitos de conformidade rigorosos para não armazenar faxes na nuvem, podemos até mover todos os seus arquivos totalmente criptografados para o seu próprio armazenamento local compatível com S3.

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Criptografia de Dados

Os arquivos de fax em repouso são criptografados usando o Padrão de Criptografia Avançada (AES) de 256 bits.

Para garantir a segurança dos dados transmitidos entre os aplicativos Fax.Plus (atualmente móvel, API ou web) e nossos servidores, o Fax.Plus utiliza a Segurança da Camada de Transporte (TLS). O TLS é um protocolo de criptografia avançado que evoluiu de seu predecessor, a Camada de Sockets Segura (SSL). Este protocolo estabelece uma conexão segura criando um túnel protegido, salvaguardado pela criptografia do Padrão de Criptografia Avançada (AES) com um comprimento mínimo de bit de 128 bits ou mais.

Fax.Plus suporta TLS 1.3, que é mais rápido e mais seguro do que TLS 1.2, e adiciona uma camada adicional de privacidade a um período criptografado, garantindo que os dois pontos finais sejam os únicos capazes de descriptografar o tráfego.

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Ative Medidas de Segurança Avançadas para Conformidade com a HIPAA

Para requisitos de privacidade e conformidade ainda mais rigorosos, o Fax.Plus é compatível com a HIPAA. Você pode assinar um Acordo de Associado Comercial conosco e ativaremos controles de segurança avançados em sua conta (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Uma vez ativado, nenhum dos seus arquivos sairá da nossa plataforma, garantindo o mais alto grau de segurança contra softwares e serviços de terceiros. Isso pode ser especialmente útil para os enfermeiros e outros escritórios médicos em suas escolas e campi, pois garantirá que as Informações de Saúde Privadas (PHI) de seus alunos estejam protegidas.

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Processo de Autenticação Segura

Fax.Plus oferece múltiplos métodos para garantir que a conta de cada membro seja acessada de forma segura. A forma como nosso sistema de 2FA funciona é através de um aplicativo de autenticação que você pode baixar em seu dispositivo, que gerará códigos. Esses códigos devem ser usados como uma segunda camada de segurança após seu nome de usuário e senha.

Para os usuários do nosso plano Enterprise, damos um passo além, oferecendo o Single Sign On (SSO), que pode ser incrivelmente benéfico para sua instituição educacional. O SSO é um processo de autenticação que permite acessar várias redes e aplicativos por meio de um único conjunto de credenciais de login.

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Processos Otimizados

Avançando para as aplicações práticas do fax na nuvem em sua instituição educacional: é simplesmente mais fácil. O fax analógico exige que professores, administradores e outros membros da equipe se desloquem para enviar faxes, esperem que a TI resolva problemas e não tenham máquinas suficientes para atender às necessidades de todos.

Fax.Plus oferece um fluxo de trabalho contínuo e maior eficiência com:

• Aplicações móveis e web que os membros do corpo docente podem usar para enviar faxes de qualquer lugar do campus, de dentro de suas salas de aula ou auditórios.
• Integrações fáceis com Google, Microsoft, Slack e Zapier, além de integração de API nos sistemas de software das instituições.
• A capacidade de enviar e receber faxes por e-mail.
• Registros CSV detalhados de faxes trocados anteriormente que podem ser baixados na aba Faxes com os planos Premium, Business e Enterprise. Isso é mais benéfico para acompanhar quais informações foram trocadas.
• Várias linhas de fax podem ser configuradas para diferentes departamentos da faculdade, garantindo que as informações sejam corretamente filtradas e enviadas aos educadores apropriados.
• Envio de fax agendado para garantir que documentos importantes sejam enviados a alunos, pais e outros de forma oportuna.

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Uso Eficiente de Recursos

Finalmente, o custo de operar qualquer instituição educacional é incrivelmente alto e pode ser difícil sentar e refletir sobre os custos dos sistemas que você utiliza. O envio de fax na nuvem pode eliminar o custo de instalação de máquinas de fax, reparos, tinta e papel, e até mesmo reduzir os gastos com TI. Oferecemos uma maneira econômica de lidar com suas necessidades de fax com total transparência sobre os custos incorridos e a capacidade de escolher planos que melhor atendam às suas necessidades. Nós até oferecemos planos personalizados de alto volume para suas necessidades específicas. Se você tiver um influxo de faxes nos estágios iniciais do ano acadêmico devido a inscrições e um grande fluxo de faxes quando os históricos são enviados no final do ano, podemos ajudá-lo a encontrar uma solução eficaz também.

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Conclusão

Simplificando, o fax na nuvem reduziria significativamente as redundâncias em seus processos administrativos, garantindo que a segurança e a proteção de dados estejam em primeiro plano em suas operações. Para facilitar sua transição, nossa equipe de suporte está sempre disponível para responder suas perguntas (e-mail).