Quais são as três regras do HIPAA? Um guia abrangente

O Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) é uma pedra angular da regulamentação de saúde nos Estados Unidos. O HIPAA foi criado para proteger informações de saúde sensíveis do paciente (PHI), o HIPAA estabelece regras que as organizações de saúde e seus associados devem seguir. Quais são as regras do HIPAA? Por que é necessário obedecer a essas regras? O que essas regras implicam quando se trata de enviar fax ou assinar documentos on-line?

‍

No centro da HIPAA estão as três regras principais: a Regra de Privacidade, a Regra de Segurança e a Regra de Notificação de Violação.

‍

Este guia examinará por que essas regras são importantes, quem precisa segui-las e como elas ajudam a manter as informações de saúde seguras e protegidas.

‍

Se você precisar assinar eletronicamente ou enviar por fax documentos contendo PHI, é essencial entender as três regras principais da HIPAA.

‍

Por que as 3 regras da HIPAA são importantes?

HIPAA é uma lei criada para proteger as informações de saúde das pessoas. Seu principal objetivo é manter essas informações seguras e permitir que sejam usadas com segurança para propósitos importantes, como tratar pacientes e melhorar a forma como as organizações de saúde operam. As três regras coletivamente fornecem um sistema abrangente para garantir:

1. Proteção de PHI : garantir que os dados do paciente sejam protegidos contra acesso, uso ou divulgação não autorizados por meio de políticas, salvaguardas e procedimentos adequados, conforme exigido pela HIPAA .
2. Garantia de conformidade : Estabelecer padrões claros para provedores de saúde e entidades relacionadas .
3. Confiança e responsabilidade: demonstrar comprometimento com a proteção das informações privadas dos pacientes gera confiança e promove a responsabilidade dentro das organizações de saúde.

‍

Se essas regras não forem seguidas, isso pode causar problemas sérios, como multas, danos à sua reputação e perda de confiança dos pacientes. É por isso que todas as entidades cobertas e associados comerciais precisam segui-las.

‍

As 3 regras primárias do HIPAA explicadas

As três partes principais da HIPAA abordam a proteção, a segurança e a divulgação de informações de saúde.

‍

1. A regra de privacidade HIPAA

A Regra de Privacidade define regras para manter as informações de saúde do paciente seguras, não importa se estão escritas, armazenadas em um computador ou faladas em voz alta. Ela governa como as PHI são usadas, divulgadas e acessadas.

‍

Componentes principais:

1. Proteção de Informações de Saúde Protegidas ( PHI) : A Regra de Privacidade ajuda a manter as informações pessoais de saúde (PHI) seguras de pessoas que não deveriam vê-las. Ao mesmo tempo, ela permite que médicos e profissionais de saúde compartilhem informações importantes quando estão ajudando você, recebendo pagamentos ou gerenciando serviços de saúde .
2. Usos e divulgações permitidos: PHI, Protected Health Information, pode ser compartilhado sem a permissão do paciente em circunstâncias específicas, como para relatórios de saúde pública ou requisitos legais. Essas divulgações devem aderir ao padrão "mínimo necessário" da HIPAA, garantindo que apenas a quantidade necessária de informações seja compartilhada .
3. Direitos do paciente : os pacientes têm o direito de acessar seus registros de saúde, solicitar correções de imprecisões e limitar como suas informações são compartilhadas dentro de limites permitidos.

‍

Os pacientes têm o direito de acessar suas informações de saúde, solicitar correções de imprecisões e impor restrições a certas divulgações, conforme descrito na Regra de Privacidade da HIPAA.

‍

2. A regra de segurança HIPAA

A Regra de Segurança foca na proteção de informações eletrônicas de saúde protegidas (ePHI) ao exigir proteções administrativas, físicas e técnicas, como criptografia, controles de acesso e avaliações regulares de risco. Por exemplo, soluções de fax compatíveis com HIPAA frequentemente usam criptografia e servidores seguros para garantir a transmissão segura de ePHI, juntamente com controles de acesso para evitar recuperação não autorizada.

‍

Principais salvaguardas:

‍

1. ‍Salvaguardas Administrativas:
   1. Implementar políticas e procedimentos de segurança.
   2. Realizar treinamento regular de funcionários sobre conformidade com a HIPAA.
   3. Realizar avaliações de risco para identificar e abordar vulnerabilidades .
2. ‍Salvaguardas físicas:
   1. Controlar o acesso a instalações físicas e dispositivos.
   2. Garantir o armazenamento e o descarte seguros de hardware contendo ePHI.
   3. Usando controles de acesso como crachás de identificação e câmeras de segurança .
3. Salvaguardas técnicas:
   1. Criptografando ePHI para impedir acesso não autorizado.
   2. Implementar controles de acesso, como IDs de usuário e senhas exclusivos.
   3. Manter registros de auditoria para rastrear acesso e modificações no ePHI.

‍

A Regra de Segurança especifica as salvaguardas administrativas, físicas e técnicas necessárias para proteger ePHI, incluindo criptografia, autenticação de usuário e protocolos de armazenamento seguro.

‍

3. A regra de notificação de violação da HIPAA

A Breach Notification Rule descreve as ações necessárias quando ocorre uma violação de PHI não protegida. Esta regra garante relatórios oportunos para mitigar danos e manter a transparência.

‍

Requisitos de relatórios:

1. Aviso Individual : Indivíduos afetados devem ser notificados sobre qualquer violação de PHI não protegida dentro de 60 dias de sua descoberta. A notificação deve incluir uma descrição da violação, o tipo de informação envolvida, etapas recomendadas para que os indivíduos se protejam e ações tomadas pela organização para lidar com a violação e evitar incidentes futuros.

1. Aviso à mídia : para violações que afetam 500 ou mais indivíduos em um estado, as notificações devem ser fornecidas aos meios de comunicação locais.

1. Aviso ao Secretário : Quando ocorre uma violação de dados, as notificações devem informar o que aconteceu, quais informações foram expostas e como se manter seguro.

‍

Em caso de violação de dados, as notificações devem detalhar o incidente, o PHI envolvido, as etapas tomadas para lidar com a violação e recomendações para indivíduos para minimizar danos potenciais. A Breach Notification Rule garante que as empresas sejam responsáveis e ajuda a consertar a situação.

‍

Quem deve obedecer às regras e regulamentos da HIPAA?

A conformidade com a HIPAA se aplica a duas categorias principais: entidades cobertas e parceiros comerciais .

‍

Entidades Cobertas

Essas são organizações diretamente envolvidas no manuseio de PHI. Exemplos incluem:

1. Prestadores de serviços de saúde, como médicos, hospitais e clínicas.
2. Planos de saúde, incluindo seguradoras, HMOs e Medicare.
3. Centros de compensação de assistência médica que processam dados não padronizados em formatos padronizados.

‍

Business Associados

Business associados são organizações terceirizadas que realizam serviços para entidades cobertas envolvendo acesso a PHI. Exemplos incluem provedores de serviços de TI que gerenciam registros eletrônicos de saúde ou empresas de cobrança. A HIPAA exige que as entidades cobertas estabeleçam um Business Associate Agreement (BAA) com cada associado comercial, descrevendo suas responsabilidades para proteger PHI. Exemplos incluem:

1. Provedores de TI gerenciando registros eletrônicos de saúde (EHR).
2. Empresas de cobrança que lidam com dados de pacientes.
3. Escritórios de advocacia ou contabilidade que prestam serviços que envolvem PHI.

‍

Ambos os grupos precisam seguir essas regras básicas da HIPAA para manter as informações privadas de saúde seguras e evitar infringir a lei.

‍

Violações e exceções reportáveis sob HIPAA

Se houver uma violação de dados, a notificação deve explicar o que aconteceu, quais informações foram expostas e como isso pode afetar você. No entanto, há exceções em que uma violação pode não precisar ser relatada:

‍

1. Acesso não intencional : acesso incidental por um funcionário autorizado agindo de boa-fé, desde que esteja dentro do escopo de seu trabalho e não resulte em uso ou divulgação não autorizados de PHI .
2. Divulgação inadvertida : se você precisar compartilhar informações com outra pessoa em sua organização que tenha permissão para vê-las, tudo bem, desde que os detalhes não sejam confidenciais .
3. Crença de boa-fé : se a organização acredita razoavelmente que a pessoa não autorizada não conseguiu reter ou acessar as PHI divulgadas devido à natureza da violação ou à ação corretiva imediata.

‍

Entender essas exceções pode ajudar as organizações a responder adequadamente e evitar relatórios desnecessários.

‍

Causas comuns de violações da HIPAA

Violações da HIPAA frequentemente resultam de lapsos em salvaguardas ou erros não intencionais. De acordo com o Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos Estados Unidos , causas comuns incluem:

‍

1. Acesso não autorizado : funcionários acessando PHI por curiosidade, por motivos pessoais ou sem um propósito comercial legítimo. Exemplos incluem procurar informações sobre colegas, familiares ou indivíduos de alto perfil .
2. Medidas de segurança inadequadas: falta de proteções críticas, como criptografia para ePHI, descarte seguro de registros físicos ou autenticação multifator para controles de acesso, o que aumenta a vulnerabilidade a violações.
3. Divulgações impróprias: PHI compartilhada sem a devida autorização do paciente ou um motivo válido, como enviar informações ao destinatário errado ou revelar detalhes durante uma comunicação insegura .
4. Dispositivos perdidos ou roubados : dispositivos móveis, laptops ou unidades USB contendo ePHI não criptografados são particularmente suscetíveis a roubo ou perda acidental, criando riscos significativos de violações de dados.

‍

As organizações podem reduzir significativamente a probabilidade de violações da HIPAA abordando armadilhas comuns. Isso inclui treinamento regular da equipe, implementação de tecnologias de segurança robustas, realização de avaliações de risco e garantia de que Business Existem Acordos de Associados (BAAs) com todos os provedores de serviços terceirizados que lidam com PHI.

‍

Dicas para evitar violações:

1. Use serviços e controles de acesso compatíveis com HIPAA para enviar PHI.
2. Treine regularmente a equipe sobre as regras da HIPAA e práticas de proteção de dados.
3. Realize avaliações de risco periódicas para identificar e mitigar vulnerabilidades.
4. Garanta que BAAs sejam estabelecidos com todos os provedores de serviços terceirizados para formalizar suas obrigações de proteção de PHI.

‍

Considerações finais sobre a conformidade com a HIPAA

As três regras da HIPAA — a Regra de Privacidade, a Regra de Segurança e a Regra de Notificação de Violação — formam uma estrutura abrangente para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade de informações de saúde protegidas. Ao seguir essas regras da HIPAA, as organizações de saúde podem manter os dados dos pacientes seguros, evitar multas caras e ganhar a confiança dos pacientes e parceiros.

‍

A conformidade com a HIPAA é mais do que uma exigência legal; é essencial para a prestação ética de cuidados de saúde. Ao priorizar a conformidade, as organizações podem proteger a privacidade do paciente, melhorar a eficiência operacional e manter a confiança no sistema de saúde.

‍

Para organizações que buscam ferramentas que seguem as regras HIPAA para lidar com informações confidenciais, serviços como Sign.Plus fornecem uma plataforma de assinatura eletrônica que atende às regras de conformidade HIPAA e ajuda a tornar os processos de documentos mais fáceis. Além disso, Fax.Plus oferece soluções de fax em nuvem seguras e confiáveis. Ambas as ferramentas auxiliam organizações de saúde e seus parceiros a seguir as diretrizes HIPAA de forma eficiente.

‍

Investir dinheiro nessas soluções seguras torna mais fácil para as organizações seguirem as regras. Isso também as ajuda a se concentrarem em fornecer um melhor atendimento.

‍

Aviso Legal: Este artigo é apenas para fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico. As organizações devem consultar um profissional qualificado para garantir a conformidade total com a HIPAA.