Dicas para a Transição para um Escritório Sem Papel

Você já pensou em quanto papel você usa no escritório? Com o Bureau de Reciclagem Internacional revelando que 50% do papel recuperado vem de empresas, é seguro dizer que nossa indústria tem um problema com papel. Além dessa estatística alarmante, usar papel nos escritórios pode ser extremamente caro e também pode consumir uma grande quantidade de tempo para imprimir, organizar e descartar. Dito isso, é imperativo que sua equipe faça a transição para se tornar um escritório sem papel. Embora isso possa parecer um território desconhecido para as empresas, traz muitos benefícios, desde a redução de despesas e menos desordem até um fluxo de trabalho mais eficiente e um ambiente de trabalho mais ecológico. Uma consideração importante que você pode fazer durante essa transição é o envio de fax, uma pedra angular da comunicação entre escritórios que permitiu que empresas em todo o mundo enviassem documentos importantes e assinassem contratos mesmo sem a internet. E encontrou seu lugar no mundo digital de hoje com o surgimento do envio de fax baseado em nuvem. Essa tecnologia inovadora não apenas ajuda a enviar faxes em alta velocidade, mas também reduz a quantidade de dinheiro e tempo gastos no envio e recebimento de novos documentos. Mas para muitas pequenas empresas, suas operações ocupadas podem significar que iniciativas como a transição para um escritório sem papel fiquem de lado. É por isso que é importante não apenas designar um líder que possa gerenciar a transição, mas também se preparar para todo o processo para que ele seja suave e economize tempo. Nesse sentido, Taylor Fasulas, da Verizon Connect, descreve cinco etapas diferentes que pequenas empresas podem seguir para se tornarem mais eficientes, incluindo planejamento, priorização, organização, rastreamento e quebra. Embora essas possam parecer pequenas, até 5-10 minutos economizados em qualquer uma das etapas individuais podem ser extremamente benéficos para sua transição para um sistema sem papel em particular e para os negócios em geral. Aqui estão cinco etapas principais que você precisa seguir para a transição:

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‍ 1. Plano

‍ A tecnologia que economiza papel , como o envio de fax baseado em nuvem, é um ótimo investimento quando executada corretamente. É por isso que é importante para qualquer empresa elaborar um plano com metas programadas e um objetivo geral claro em mente, pois isso ajudará a garantir uma transição constante.

O que torna um escritório sem papel eficiente é que apenas os equipamentos essenciais são necessários, como um computador, um modem DSL e também sua impressora — caso uma cópia física do documento precise ser emitida. Para empresas com arquivos maiores, você também precisará de um scanner digital, um dispositivo de armazenamento e um provedor de backup baseado em nuvem.

Uma vez que tudo isso esteja delineado, você pode conduzir um programa de treinamento onde sua equipe pode aprender sobre os fundamentos do fax online e como usar corretamente as ferramentas de apoio, para que entendam por que sua empresa está começando sua transição.

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‍ 2. Priorize

‍ Assim que as bases para a transição forem definidas, os gerentes de escritório e líderes empresariais devem ser específicos sobre quais metas devem estar no topo da lista. Ao organizá-los por importância, os objetivos serão muito mais fáceis de serem alcançados. Isso, por sua vez, tornará a transição muito mais simplificada e mais fácil para o escritório se adaptar. Considerando que poucas pessoas estão acostumadas a usar um aparelho de fax baseado em nuvem, os gerentes de escritório podem priorizar essa tarefa primeiro para permitir que a equipe resolva todos os problemas nos estágios iniciais da transição. Isto pode ser feito através de sessões de formação ou através da criação de um guia repleto de informações úteis, tais como procedimentos de arquivamento sem papel e processos de arquivamento.

‍ 3. Rastrear

‍ A próxima etapa é criar um plano diário, semanal e mensal com metas claras para ver se sua equipe desenvolveu um melhor entendimento da tecnologia à medida que você avança. Acompanhar o progresso do aprendizado dos funcionários no uso de aparelhos de fax baseados em nuvem e outras tecnologias sem papel ajudará você a saber se surgirem problemas e a melhor forma de lidar com eles. Com as metas definidas, os gerentes de escritório podem reconhecer quais delas seus funcionários estão cumprindo e aquelas em que estão ficando para trás.

É importante ter em mente que pode ser difícil para os membros da equipe se afastarem de suas antigas maneiras, especialmente com Reynaldo Lugtu, do Business World, relatando que a Microsoft Research descobriu que os funcionários têm medo das últimas iniciativas digitais. Para ajudá-los a se adaptarem à tecnologia sem papel, você pode retirar suas impressoras uma a uma, em vez de todas ao mesmo tempo. Ao fazer isso, eles estarão mais incentivados a aprender o novo sistema.

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‍ 4. Organizar

‍ À medida que um escritório acolhe a tecnologia digital sem papel em seu espaço, ele deve se despedir dos arquivos abarrotados. Embora isso economize tempo, os gerentes de escritório devem certificar-se de que todos os seus arquivos estão armazenados corretamente. Para coordenar eficientemente seus arquivos com um sistema de fax baseado em nuvem, você deve escolher um programa que possua um sistema de arquivamento com criptografia de dados para manter os arquivos antigos seguros e organizados. E depois que os sistemas digitais forem estabelecidos, não haverá muito com o que se preocupar quando se trata de seus arquivos. Um sistema baseado em nuvem pode armazenar uma grande quantidade de documentos recebidos e enviados, que podem ser acessados rapidamente de diferentes dispositivos.

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‍ 5. Pausa

‍ Como escrevemos anteriormente em "Como aumentar e melhorar a produtividade com serviços de fax pela Internet" , tanto empregadores quanto funcionários podem simplesmente aproveitar os benefícios desta tecnologia, pois ela torna as operações mais fáceis para todos. A tecnologia baseada em nuvem não apenas permitirá que os documentos sejam entregues com mais eficiência, mas também economizará despesas que podem aumentar facilmente no longo prazo.

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Do custo do papel às horas gastas esperando, essas coisas podem ser minimizadas ou até eliminadas com tecnologias sem papel, como sistemas de fax baseados na nuvem. Apesar das máquinas de fax tradicionais estarem se tornando obsoletas, seu propósito ainda é vital nos escritórios. No entanto, graças ao poder dos serviços de fax online, você pode facilmente enviar fax para pessoas de todo o mundo — a qualquer hora, em qualquer lugar — com %%%%Fax.Plus%%%%.

Tudo o que você precisa é de uma conexão com a internet, um endereço de e-mail válido e uma assinatura ativa de fax online, para evitar a necessidade de hardware volumoso e processos problemáticos. Isso não apenas traz a tecnologia digital para o ambiente de trabalho, mas também elimina quaisquer desafios anteriores que você tinha.