教育機関がファックス業務をクラウドに移行すべき理由は何ですか？

教育機関として、あなたは学生のために最適な学習環境を育むために技術的に革新するよう常に監視されています。政府の規制に従うという揺るぎないプレッシャーと相まって、ガイダンスなしで効率を最適化するためにプロセスを合理化することは困難です。

大学、学校、その他の学術機関は、キャンパス全体のWi-Fiアクセスや学生ポータル、メールなどの分野で進んでいますが、これらの機関のほとんどは、何年も前から存在している新しいファクシング技術を真剣に取り入れておらず、管理業務に大いに役立つ可能性があります。

Fax.Plusは、教育機関や学区が厳格なデータ居住要件や規制に準拠しながら、簡単かつ安全にファックスを送受信できる、業界をリードするオンラインファックスサービスです。

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Fax.Plusは、学校区がクラウドベースのファックスソリューションに移行するのをどのように支援しますか？

過去20年間のメールの人気の高まりにもかかわらず、ファックスは教育分野で重要な情報を交換するために最も一般的に使用される方法のままです。あなたの機関は、学生の記録、成績証明書、申請書、財務情報、医療記録など、敏感なファイルを日々扱っています。ファックスに関連するニーズは変わっていませんが、クラウドサービスが導入されており、気まぐれなファックス機器を使用する心配なしに、より高いセキュリティを保証できます。

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セキュリティ

現在のファックスプロセスを分析すると、送信された文書が常にリスクにさらされていることがわかります。印刷トレイに放置される可能性があり、誰かが誤ってそれを拾ってしまうか、意図しない相手の手に渡ってしまうこともあります。

クラウドファクシングは、その本質においてアナログファクシングよりも安全な方法です。インターネットが「ハッカー」や「プライバシー侵害」といった言葉で溢れている中で、どのようにそれが可能なのか疑問に思うかもしれません。Fax.Plusは、データを保護するための多面的なソリューションを開発しました。これには、データの保存場所、暗号化基準、アカウントへのアクセスのための安全な認証プロセス、そして定期的に私たちのセキュリティチームによってチェックされるインフラストラクチャが含まれています。

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データ居住地

まず、すべての顧客のファックスファイルは、最も厳格なセキュリティ基準（ISO 27001）に準拠した場所で運営されているスイスのデータセンターに保存されています。また、クラウドセキュリティアライアンス（CSA）の一部でもあります。

エンタープライズプランを利用すれば、さまざまな場所にあるデータセンター間で、サービスの中断を経験することなく、完全に暗号化されたファックス文書を簡単に移動できます。また、地域や国特有のデータプライバシーおよび居住要件にも対応できます。クラウドにファックスを保存しないという厳格なコンプライアンス要件がある場合は、すべてのファイルを完全に暗号化された状態で、独自のローカルS3互換ストレージに移動することも可能です。

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データ暗号化

静止しているファックスファイルは、256ビットの高度な暗号化標準（AES）を使用して暗号化されています。

Fax.Plusアプリ（現在はモバイル、API、またはウェブ）と当社のサーバー間で送信されるデータのセキュリティを確保するために、Fax.Plusはトランスポート層セキュリティ（TLS）を採用しています。TLSは、その前身であるセキュアソケットレイヤー（SSL）から進化した高度な暗号化プロトコルです。このプロトコルは、安全な接続を確立し、最小ビット長128ビット以上の高度な暗号化標準（AES）によって保護されたトンネルを作成します。

Fax.PlusはTLS 1.3をサポートしており、TLS 1.2よりも高速で安全であり、暗号化された期間に追加のプライバシーレイヤーを追加し、2つのエンドポイントだけがトラフィックを復号化できることを確実にします。

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HIPAA準拠のための高度なセキュリティ対策を有効化する

より厳格なプライバシーおよびコンプライアンス要件に対応するため、Fax.PlusはHIPAA準拠です。私たちとビジネスアソシエイト契約を結ぶことで、アカウントに高度なセキュリティコントロールを有効にします（https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa）。

一度アクティブ化されると、あなたのファイルは当社のプラットフォームを離れることはなく、サードパーティのソフトウェアやサービスから最高のセキュリティを確保します。これは、学校やキャンパス内の看護師や他の医療機関に特に役立ちます。なぜなら、学生のプライベート健康情報（PHI）が保護されるからです。

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安全な認証プロセス

Fax.Plusは、各メンバーのアカウントに安全にアクセスするための複数の方法を提供しています。私たちの2FAシステムの機能は、デバイスにダウンロードできる認証アプリケーションを通じて行われ、コードを生成します。これらのコードは、ユーザー名とパスワードの後に使用されるセキュリティの第二の層として使用されます。

エンタープライズプランのユーザー向けに、私たちは一歩進んで、シングルサインオン（SSO）を提供しています。これは、教育機関にとって非常に有益です。SSOは、1つのログイン資格情報を使用して複数のネットワークやアプリケーションにアクセスできる認証プロセスです。

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効率化されたプロセス

教育機関におけるクラウドファクシングの実用的な応用に進む：それは単純に簡単です。アナログファクシングでは、教師、管理者、その他の教職員がファックスを送信するために移動し、ITに問題解決を待ち、全員のニーズを満たすための十分な機械がない必要があります。

Fax.Plusは、シームレスなワークフローと高まった効率を提供します：

• キャンパス内のどこからでも、講義室や教室内からファックスを送信できる教員向けのモバイルおよびウェブアプリケーション。
• Google、Microsoft、Slack、Zapierへの簡単な統合、および機関のソフトウェアシステムへのAPI統合。
• メールからファックスを送受信する機能。
• プレミアム、ビジネス、エンタープライズプランでファックスタブからダウンロードできる、以前に交換されたファックスの詳細なCSVログ。この情報は、どの情報が交換されたかを追跡するのに最も役立ちます。
• 複数のファックス回線を異なる学部に設定することができ、情報が正しくフィルタリングされ、適切な教育者に送信されることを保証します。
• 重要な文書が学生、保護者、その他の人々にタイムリーに送信されるように、スケジュールされたファクシミリ送信。

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リソースの効率的な利用

教育機関の運営コストは非常に高く、使用しているシステムのコストをじっくり考えるのが難しいこともあります。クラウドファクシングを利用すれば、ファックス機の設置費用、修理費、インクや紙のコストを削減でき、IT支出も減らすことができます。私たちは、発生したコストに関する完全な透明性を持ち、ニーズに最適なプランを選択できるコスト効率の良いファックス処理方法を提供しています。特定のニーズに応じたカスタムの高ボリュームプランもご用意しています。学年の初めに申請書のためにファックスが集中し、年末に成績証明書が送信される際にファックスが大量に出る場合でも、効果的な解決策を見つけるお手伝いができます。

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結論

簡単に言えば、クラウドファクシングは、あなたの管理プロセスにおける冗長性を大幅に削減し、セキュリティとデータ保護があなたの業務の最前線にあることを約束します。移行を容易にするために、私たちのサポートチームは常にあなたの質問に答えるために待機しています（メール）。