クラウド FAX とは? FAX をオンラインで送受信

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アロヒチーム

2024年11月21日

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クラウドファックスは、従来のファックス機に代わる重要なツールになりました。クラウドファックスを使用すると、かさばるハードウェアを必要とせずに、インターネット経由でファックスを送受信できます。

この記事では、クラウドファックスとは何か、どのように機能するか、個人および企業にとってのクラウドファックスの利点について説明します。

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クラウドファックスとは何ですか?

クラウドファックスとは、従来のファックス機や電話回線を使用する代わりに、インターネット経由で送受信されるファックスです。従来のファックス方式のセキュリティを維持しながら、文書は電子的に送信されます。

クラウドファックスは、物理的なマシンを必要とせずに、コスト効率が高く簡単な方法でドキュメントを送受信する方法を提供します。

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クラウドを理解する: クラウドファックスはどのように機能しますか?

クラウドファックスの仕組みを理解するには、クラウドとは何か、そしてそれがファックスにどのように役立つかを知ることが重要です。

クラウドは、インターネット経由でアクセスされるリモートサーバーのネットワークであり、さまざまなコンピューティングサービスを提供します。データセンターを使用してデータを保存し、コンピューティング能力を提供することで、ローカルハードウェアの必要性がなくなります。

クラウドファックスは、通常の電話回線の代わりにインターネットを使用してファックスを送受信する方法です。クラウドファックステクノロジーを使用することで、プロセス全体がより簡単かつ迅速になります。クラウドがファックスプロセスを管理し、ドキュメントを別のファックス回線または電子メールで送信できるようにします。

クラウドファックスサービスを使用すると、Web サイト、電子メール、モバイルアプリなどのオンラインプラットフォームを使用してファックスを送受信できます。これにより、電子メールやその他の電子文書と同じようにファックスを簡単に管理できます。ユーザーは、通常の電話回線を使用する代わりに、クラウドファックスプロバイダーに接続します。このサービスは、文書をファックスに変換し、適切な相手に送信します。

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クラウド FAX を使用して FAX を送受信する方法

クラウドファックスサービスを使用してファックスを送受信する方法はいくつかあり、ユーザーにとって便利です。

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方法1: Webファックス

クラウドファックスプロバイダーは、デスクトップまたは Web アプリケーションを使用してファックスを送受信できる Web ポータルを提供しています。この Web ベースのインターフェイスを使用すると、ユーザーはドキュメントをアップロードし、ファックス番号を追加して、数回クリックするだけで送信できます。ドキュメントはクラウドにあるため、ファックスを管理するにはインターネットにアクセスできるコンピューターまたはラップトップだけが必要です。受信トレイに新しいファックスが届くと、電子メールまたはデバイスのプッシュアラートで通知が届きます。

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方法2: 電子メールファックス

この方法では、ファックスの送信は電子メールの送信と同じくらい簡単です。Gmail、Yahoo、Outlook などのメールサーバーから、任意のファックス機またはインターネットファックスにファックスを送信できます。電子メールにドキュメントを添付し、受信者のファックス番号にプロバイダーのドメインを続けて宛先に指定して (例: + 16692001010@ fax.plus )、送信します。一方、受信したファックスは電子メールで確認できます。

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方法3: モバイルファックス

Android または iOS のスマートフォンやタブレットをクラウドファックスシステムに変換します。この技術により、携帯電話のカメラで紙の文書の写真を撮り、デジタルファイルに変換できます。その後、これらのファイルをファックスとして送信できます。ファックスのニーズを管理する便利でモダンな方法です。

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方法4: クラウドファックスAPI

プログラム可能なクラウドファックス Web サービスを使用すると、使用しているほぼすべてのアプリケーションやソフトウェアからファックスを送受信できます。

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クラウド FAX ソリューションの利点

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ファックス送信プロセスの合理化

クラウドファックスは、CRM、ERP、電子メール、アプリなど、企業がすでに使用しているデジタルツールと統合されます。これにより、手動プロセスに費やす時間が短縮され、ドキュメントの迅速な送受信が可能になります。

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従来のファックス機と比較したコスト効率

専用の電話回線、紙、インク、メンテナンスが不要なため、クラウドファックスソリューションはコストを節約します。物理的なファックスマシンが不要になるため、初期コストと継続コストが削減されます。

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セキュリティとコンプライアンスの強化

クラウドファックス市場では、特に機密文書を扱う場合、データセキュリティが最優先事項です。主要なソリューションは、情報を保護するために暗号化と多要素認証を優先しています。 Fax.Plusまた、ISO 27001、SOC 2 Type 2、HIPAA などの重要なコンプライアンス標準にも準拠しており、データが安全に管理され、規制要件を満たしていることを保証しています。

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ファックスハードウェアの必要性を排除

クラウドファックスでは、従来のファックスハードウェア、インク、紙が不要になります。つまり、機器の故障、メンテナンス、消耗品の継続的なコストに悩まされることがなくなります。クラウドファックスサービスを使用すると、ユーザーはラップトップ、タブレット、スマートフォンなど、あらゆるデバイスでファックスを送受信できるため、柔軟性が高まり、いつでもどこでも作業を行うことができます。

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文書管理の強化

クラウドファックスは、ドキュメント管理システムと連携して機能するため、企業にとって便利なツールです。これにより、企業は紙を使用する代わりに、ファックスをデジタルファイルとして保存、整理、検索できます。ペーパーレス化を進め、ファックスをクラウドに保存することで、企業はより効率的に作業し、より適切な記録を残すことができます。

詳細:インターネット FAX サービスで生産性を向上します。

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クラウド FAX と従来の FAX の比較

クラウドファックスには、従来のファックスに比べて多くの利点があります。主な違いをいくつか見てみましょう。

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セキュリティとコンプライアンス

クラウドファックスは、機密情報を保護するための暗号化などの高度なセキュリティ機能を提供します。また、主要な規制への準拠も保証し、最新のドキュメント送信のための信頼性が高く安全なソリューションを提供します。

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伝送の信頼性

クラウドファックスは、ドキュメント送信において比類のない信頼性を提供し、ファックスが迅速かつ安全に配信されることを保証します。安定した電話回線に依存する従来のファックス機とは異なり、クラウドファックスは、一貫したパフォーマンスを実現するように設計された堅牢なデジタルネットワーク上で動作します。自動再試行、配信確認、安全なストレージなどの高度な機能により、ドキュメントが中断されることなく宛先に届くため、重要な通信を安心して行うことができます。

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コストの違い

従来のファックス機には、紙、インク、電話回線、メンテナンスなど、さまざまなコストがかかります。クラウドファックスはハードウェア費用を削減し、操作をスムーズにし、明確な価格設定により、より手頃な価格になります。

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ストレージとアクセス性

クラウドファックスでは、ドキュメントはデジタル形式で保存され、インターネット接続があればどこからでもアクセスできます。これは、物理的なストレージが必要でリモートアクセスを提供しない従来のファックス機とは大きく異なります。

続きを読む: ファックス機の代替品とは？

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24時間365日ファックス受付

クラウドファックスを使用すると、インターネット接続がなくても、常に接続され、24 時間 365 日ファックスを受信できます。ファックスは安全に保存され、いつでも取り出せるため、通信を見逃すことはありません。

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ニーズに最適なクラウド FAX ソリューションの選択: どのような機能に注目すべきでしょうか?

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既存システムとの統合

クラウドファックスソリューションは、電子メール、ドキュメント管理、CRM または ERP ソフトウェアなど、すでに使用しているツールとうまく連携する必要があります。シームレスな統合により、ファックスを既存のワークフローの一部にすることができます。

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グローバルクラウドインフラストラクチャ

世界中でビジネスを展開している場合は、しっかりとしたグローバル設定を備えたクラウド FAX サービスを選択してください。これにより、どこにいても迅速かつ確実に FAX を配信できるようになります。

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事業継続性の確保

信頼性の高い通信は、ビジネスの継続性にとって重要です。冗長システムと稼働時間の保証を備えたクラウドファックスサービスを選択して、常にファックスを送受信できるようにします。

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使いやすさ

サービスは使いやすく、チームが大規模なトレーニングなしですぐに習得できるシンプルなインターフェースを備えている必要があります。

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セキュリティとコンプライアンスの標準

機密データを扱う企業にとって、セキュリティは重要です。暗号化、アクセス制御、ISO 27001、SOC 2 Type 2、HIPAA などの業界規制への準拠を提供するプロバイダーを選択してください。

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スケーラビリティとパフォーマンスの指標

安全なクラウド FAX ソリューションは、ビジネスに合わせて拡張できる必要があります。ニーズの変化に応じて FAX 量の増加に対応できるプロバイダーを選択してください。

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価格モデル

クラウドファックスソリューションの価格モデルを検討してください。ページごとに料金が発生するサービスもあれば、定額料金のサービスもあります。ファックスの送信量に最適なオプションを選択してください。

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顧客サポートの品質

問題を迅速に解決するには、優れたカスタマーサポートが重要です。電話、メール、ライブチャットで迅速にサポートしてくれるプロバイダーを選択してください。

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クラウド FAX が企業にとって重要な理由

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簡素化されたコミュニケーションチャネル

クラウドファックスは、ファックスとデジタルツールを組み合わせ、コミュニケーションをより迅速かつ容易にします。物理的なファックスマシンをなくし、ファックスを電子メールとドキュメントのワークフローに統合します。

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コンプライアンスの遵守とセキュリティの確保

医療や金融などの多くの業界では、機密情報の送信に厳しい規制が求められています。クラウドファックスは、これらの要件を満たすために必要なセキュリティとコンプライアンスを提供します。

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戦略的なビジネス上の優位性としてのクラウド移行

クラウドへの移行は、近代化を目指す企業にとって戦略的な動きです。クラウドファックスは、物理的な機器の必要性を減らすことで、ビジネスを簡素化します。文書をより柔軟に送信できるようになり、手間をかけずに企業が成長するのに役立ちます。

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業界をまたいだクラウド FAX アプリケーション

クラウドファックスは、安全で効率的な通信のために、さまざまな業界で幅広く使用されています。

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ヘルスケア

医療提供者は、HIPAA などの規制に準拠しながら患者の記録を送信する必要があります。クラウドファックスは、機密文書への暗号化と安全なアクセスを提供することで役立ちます。クラウドファックスを使用すると、患者の記録などの医療文書をオンラインで保存できます。つまり、必要なときにいつでもどこからでもアクセスできます。

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法律

法律業界では、契約書やその他の文書を安全に送信する必要があります。クラウドファックスを使用すると、法律事務所はコンプライアンスと機密性を確保しながらこれらの文書を送信できます。

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金融機関

金融機関は、安全に送信する必要がある機密情報を扱っています。クラウドファックスは、暗号化やアクセス制御などの必要なセキュリティを提供し、規制への準拠を保証し、顧客データを保護します。

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中小企業

クラウドファックスは、高価な機器や別の電話回線が不要になるため、中小企業に好まれています。また、ファックス通信を簡単かつ手頃な料金で管理できる方法も提供します。

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製造業と建設業

製造会社や建設会社は、発注書、プロジェクト計画書、契約書などを送信する必要がよくあります。クラウドファックスを使用すると、どこからでも効率的に送信でき、文書が時間どおりに配信されることが保証されます。

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小売り

小売業界では、注文の管理やサプライヤーとのコミュニケーションにクラウドファックスを利用しています。クラウドファックスサービスにより、小売業者は整理された状態を維持し、円滑な業務を維持することが容易になります。

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クラウドFAX Fax.Plus : 個人や企業向けの安全で簡単なファックス

Fax.Plusクラウドファックスに切り替えたい個人や企業にとって最適な選択肢です。市内およびフリーダイヤルのファックス番号、メールからファックスへの機能、Google Workspace や Microsoft などのプラットフォームとの統合などの機能を提供します。Fax.Plus Fax.Plus柔軟な価格設定を提供し、ビジネスに合わせて成長でき、優れたカスタマーサポートを提供します。ドキュメントが安全かつ確実に送信されるため、中小企業と大企業の両方にとって賢い選択肢となります。

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よくある質問

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クラウドファックスは安全で信頼できますか?

はい、クラウドファックスは安全で信頼性があります。認められたクラウドファックスプロバイダーは、高度な暗号化を使用して、送信中および保存中の機密情報を保護します。多要素認証などの機能や、ISO 27001、SOC 2 タイプ 2、HIPAA などの標準への準拠により、クラウドファックスは最高レベルのデータセキュリティを保証します。

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