オンラインファックスサービスの利点と欠点 - 切り替える価値はあるのか？

規制された業界に何らかの形で関係している場合は、おそらく書類を転送するために何十枚もの FAX を送受信したことがあるでしょう。このような大量の文書を送信するために FAX 機を使用している場合は、より効率的で生産性の高い代替手段を探している可能性があります。したがって、オンライン FAX サービスの長所と短所について学ぶことは、クラウドベースの FAX サービスに切り替えるか、従来の FAX 機または FAX サーバーを使い続けるかを決定するのに間違いなく役立ちます。 ‍

‍

オンラインファックスサービスの利点と欠点

利点:

どこからでもいつでもアクセス可能: ドキュメントにアクセスし、ファックスを送受信するには、PC、ラップトップ、モバイル、またはタブレットとインターネット接続が必要です。

‍ ‍

すべての受信ファックスを印刷する必要はありません: あなたの会社が医療、法律、不動産、その他の規制産業で活動している場合、毎日何百通ものファックスを受信していることを意味します。オンラインファックスサービスを利用することで、印刷するファックス、削除するファックス、保存するファックスを選択できます。

‍

‍ メンテナンス費用はかかりません。支払う必要があるのは、サブスクリプションの更新費用だけです。 FAX 機のメンテナンス費用や、インク、トナー、そしてもちろん用紙の費用について心配する必要はもうありません。

‍

‍ 複数の連絡先に同時に FAX を送信する:ほとんどのオンライン FAX サービスには、1 つの文書を複数の受信者に同時に送信するオプションが用意されています。つまり、送信する書類を一度に準備し、複数の連絡先に同時に送信するだけで済みます。

‍

‍ さまざまな国から専用の FAX 番号を取得する:従来の FAX 機を動作させるには、固定電話番号に接続する必要があります。つまり、米国にいる間は日本のファックス番号を取得できないということです。しかし、オンライン FAX サービスを使用すると、どこにいても、希望する国から専用の FAX 番号を取得できます (FAX プロバイダーがサポートしている場合)。

‍

ファイルをより簡単かつ迅速に整理:送受信したすべての FAX はクラウド ストレージにデジタル的に保存されるため、簡単に整理し、ドキュメントにタグを割り当てて、タグを検索して特定のドキュメントを見つけることができます。

‍

‍ 電子署名:この素晴らしい機能を使用すると、オンライン FAX アプリ内で文書や契約書に署名し、すぐに返送することができます。

欠点:

プリンターが必要かもしれません: クラウドストレージに文書を保存することはより効率的で整理されていますが、時には文書の物理的なコピーを組織に届ける必要があります。そのような場合、プリンターを見つけてファックスを印刷する必要があります。

‍

‍ インターネット接続が必要です。インターネットへのアクセスが制限されている場所に住んでいる場合、または接続がそれほど安定していない場合、オンライン FAX サービスに切り替えるのは賢明ではない可能性があります。

‍

では、このオンラインファックスサービスの利点と欠点のリストに何を追加しますか？