¿Por qué las instituciones educativas deberían trasladar sus prácticas de fax a la nube?

Como institución educativa, estás bajo un constante escrutinio para innovar tecnológicamente y fomentar un entorno de aprendizaje óptimo para tus estudiantes. Junto con la presión inquebrantable de cumplir con las regulaciones gubernamentales, puede ser un desafío optimizar tus procesos para mejorar la eficiencia sin orientación.

Las universidades, escuelas y otras organizaciones académicas están avanzadas en áreas como el acceso a wifi en todo el campus y los portales y correos electrónicos para estudiantes, sin embargo, la mayoría de estas instituciones no han incorporado seriamente las tecnologías de fax más nuevas, que han estado disponibles durante años, y que podrían ayudar significativamente en las prácticas administrativas.

Fax.Plus es el servicio de fax en línea líder que ayuda a instituciones educativas y distritos escolares a enviar y recibir faxes de manera fácil y segura, cumpliendo con estrictos requisitos y regulaciones de residencia de datos.

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¿Cómo ayuda Fax.Plus a los distritos escolares a migrar a una solución de fax basada en la nube?

A pesar del aumento en la popularidad del correo electrónico en las últimas dos décadas, el fax sigue siendo el método más utilizado para intercambiar información importante en el ámbito de la educación. Su institución maneja archivos sensibles a diario, desde registros de estudiantes, transcripciones, solicitudes, información financiera hasta historiales médicos. Las necesidades relacionadas con el fax no han cambiado; sin embargo, se han introducido servicios en la nube que pueden garantizar una mayor seguridad sin las preocupaciones de utilizar maquinaria de fax temperamental.

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Seguridad

Si analizas tus procesos de fax actuales, verás que los documentos enviados a ti están en constante riesgo. Podrían quedar desatendidos en la bandeja de impresión, alguien podría recogerlos accidentalmente, o podrían terminar en manos de alguien para quien no están destinados.

En su esencia, el fax en la nube es un método más seguro que el fax analógico. Puede que te preguntes cómo puede ser eso cuando internet está inundado de palabras como hacker y privacidad violaciones. Fax.Plus ha desarrollado una solución multifacética para proteger tus datos, incluyendo dónde se almacenan, estándares de cifrado, procesos de autenticación segura para el acceso a cuentas y una infraestructura que es revisada regularmente por nuestro equipo de seguridad.

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Residencia de Datos

Para empezar, todos los archivos de fax de nuestros clientes se almacenan en centros de datos suizos que operan desde ubicaciones que cumplen con los estándares de seguridad más restrictivos (ISO 27001) y son parte de la Cloud Security Alliance (CSA).

Con el plan Enterprise, puedes mover fácilmente tus documentos faxados completamente encriptados entre centros de datos ubicados en varias localidades sin experimentar ninguna interrupción del servicio y abordar los requisitos de privacidad y residencia de datos específicos de la región y del país. Si tienes requisitos de cumplimiento estrictos que prohíben almacenar faxes en la nube, incluso podemos trasladar todos tus archivos completamente encriptados a tu propio almacenamiento local compatible con S3.

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Cifrado de datos

Los archivos de fax en reposo están encriptados utilizando el Estándar de Encriptación Avanzada (AES) de 256 bits.

Para garantizar la seguridad de los datos transmitidos entre las aplicaciones de Fax.Plus (actualmente móvil, API o web) y nuestros servidores, Fax.Plus emplea la Seguridad de la Capa de Transporte (TLS). TLS es un protocolo de cifrado avanzado que ha evolucionado a partir de su predecesor, la Capa de Sockets Segura (SSL). Este protocolo establece una conexión segura creando un túnel protegido salvaguardado por el Estándar de Cifrado Avanzado (AES) con una longitud de bit mínima de 128 bits o más.

Fax.Plus admite TLS 1.3, que es más rápido y seguro que TLS 1.2, y añade una capa adicional de privacidad a un período encriptado, asegurando que los dos puntos finales son los únicos capaces de descifrar el tráfico.

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Active medidas de seguridad avanzadas para el cumplimiento de HIPAA

Para requisitos de privacidad y cumplimiento aún más estrictos, Fax.Plus es compatible con HIPAA. Puede firmar un Acuerdo de Asociado Comercial con nosotros y activaremos controles de seguridad avanzados en su cuenta (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Una vez activado, ninguno de sus archivos saldrá de nuestra plataforma, asegurando el más alto grado de seguridad frente a software y servicios de terceros. Esto puede ser de particular utilidad para las enfermeras y otros consultorios médicos en sus escuelas y campus, ya que garantizará que la Información de Salud Privada (PHI) de sus estudiantes esté protegida.

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Proceso de Autenticación Segura

Fax.Plus ofrece múltiples métodos para garantizar que la cuenta de cada miembro se acceda de forma segura. La forma en que funciona nuestro sistema de 2FA es a través de una aplicación de autenticación que puedes descargar en tu dispositivo, la cual generará códigos. Estos códigos se utilizarán como una segunda capa de seguridad después de tu nombre de usuario y contraseña.

Para nuestros usuarios del plan Enterprise, damos un paso más, ofreciendo Inicio de Sesión Único (SSO), que puede ser increíblemente beneficioso para su institución educativa. SSO es un proceso de autenticación que le permite acceder a múltiples redes y aplicaciones a través de un conjunto de credenciales de inicio de sesión.

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Procesos optimizados

Avanzando hacia las aplicaciones prácticas del fax en la nube para su institución educativa: es simplemente más fácil. El fax analógico requiere que los maestros, administradores y otros miembros del personal se desplacen para enviar faxes, esperen a que el departamento de TI solucione problemas y no tengan suficientes máquinas para satisfacer las necesidades de todos.

Fax.Plus ofrece un flujo de trabajo sin interrupciones y una mayor eficiencia con:

• Aplicaciones móviles y web que los miembros de la facultad pueden usar para enviar faxes desde cualquier lugar del campus, desde sus aulas o salones de clase.
• Integraciones fáciles con Google, Microsoft, Slack y Zapier, así como integración API en los sistemas de software de las instituciones.
• La capacidad de enviar y recibir faxes desde el correo electrónico.
• Registros CSV detallados de faxes intercambiados anteriormente que se pueden descargar desde la pestaña de Faxes con los planes Premium, Business y Enterprise. Esto es más beneficioso para llevar un seguimiento de qué información se ha intercambiado.
• Se pueden configurar múltiples líneas de fax para diferentes departamentos de la facultad, asegurando que la información se filtre correctamente y se envíe a los educadores apropiados.
• Faxeo programado para garantizar que los documentos importantes se envíen a estudiantes, padres y otros de manera oportuna.

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Uso Eficiente de Recursos

Finalmente, el costo de operar cualquier instalación educativa es increíblemente alto y a veces puede ser difícil sentarse y reflexionar sobre los costos de los sistemas que empleas. El fax en la nube puede eliminar el costo de instalar máquinas de fax, reparaciones, tinta y papel, e incluso reducir el gasto en TI. Ofrecemos una forma rentable de manejar tus necesidades de fax con total transparencia sobre los costos incurridos y la capacidad de elegir planes que mejor se adapten a tus necesidades. Incluso ofrecemos planes personalizados de alto volumen para tus necesidades específicas. Si tienes un aumento de faxes en las primeras etapas del año académico debido a las solicitudes y un gran flujo de faxes cuando se envían las transcripciones al final del año, podemos ayudarte a encontrar una solución efectiva allí también.

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Conclusión

En pocas palabras, el fax en la nube reduciría significativamente las redundancias en sus procesos administrativos, al mismo tiempo que garantiza que la seguridad y la protección de datos estén en el centro de sus operaciones. Para facilitar su transición, nuestro equipo de soporte está siempre disponible para responder a sus preguntas (correo electrónico).