¿Cuáles son las tres reglas de la HIPAA? Una guía completa

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés) es una piedra angular de la regulación de la atención médica en los Estados Unidos. La HIPAA está diseñada para proteger la información médica confidencial del paciente (PHI, por sus siglas en inglés) y establece reglas que las organizaciones de atención médica y sus asociados deben seguir. ¿Cuáles son las reglas de la HIPAA? ¿Por qué es necesario cumplir con estas reglas? ¿Qué implican estas reglas cuando se trata de enviar faxes o firmar documentos en línea?

‍

Las tres reglas principales de HIPAA son: la regla de privacidad, la regla de seguridad y la regla de notificación de infracciones.

‍

Esta guía examinará por qué son importantes estas reglas, quién debe seguirlas y cómo ayudan a mantener la información de salud segura y protegida.

‍

Si necesita firmar electrónicamente o enviar por fax documentos que contengan PHI, entonces es esencial comprender las tres reglas clave de HIPAA.

‍

¿Por qué son importantes las 3 reglas de HIPAA?

HIPAA es una ley diseñada para proteger la información médica de las personas. Su objetivo principal es mantener segura esta información y permitir que se la use de manera segura para fines importantes, como tratar a los pacientes y mejorar el funcionamiento de las organizaciones de atención médica. Las tres normas en conjunto brindan un sistema integral para garantizar:

1. Protección de PHI : garantizar que los datos del paciente estén protegidos contra el acceso, uso o divulgación no autorizados a través de políticas, salvaguardas y procedimientos adecuados según lo exige la HIPAA .
2. Garantía de cumplimiento : establecer estándares claros para los proveedores de atención médica y entidades relacionadas .
3. Confianza y responsabilidad: demostrar un compromiso con la protección de la información privada de los pacientes genera confianza y fomenta la responsabilidad dentro de las organizaciones de atención médica.

‍

Si no se cumplen estas normas, pueden surgir problemas graves, como multas, daños a la reputación y pérdida de la confianza de los pacientes. Por eso, todas las entidades y socios comerciales cubiertos deben cumplirlas.

‍

Las 3 reglas principales de HIPAA explicadas

Las tres partes principales de HIPAA abordan la protección, la seguridad y la presentación de informes de información sanitaria.

‍

1. La regla de privacidad HIPAA

La regla de privacidad establece reglas para mantener segura la información médica del paciente, sin importar si está escrita, almacenada en una computadora o hablada en voz alta. Regula cómo se utiliza, divulga y accede a la PHI.

‍

Componentes clave:

1. Protección de la información médica protegida ( PHI) : la regla de privacidad ayuda a mantener la información médica personal (PHI) a salvo de personas que no deberían verla. Al mismo tiempo, permite que los médicos y los trabajadores de la salud compartan información importante cuando lo están ayudando, recibiendo un pago o administrando servicios de atención médica .
2. Usos y divulgaciones permitidos: La información médica protegida (PHI) se puede compartir sin el permiso del paciente en circunstancias específicas, como por ejemplo para informes de salud pública o requisitos legales. Estas divulgaciones deben cumplir con el estándar de "mínimo necesario" de HIPAA, lo que garantiza que solo se comparta la cantidad necesaria de información .
3. Derechos del paciente : Los pacientes tienen derecho a acceder a sus registros médicos, solicitar correcciones a inexactitudes y limitar cómo se comparte su información dentro de los límites permitidos.

‍

Los pacientes tienen derecho a acceder a su información médica, solicitar correcciones a inexactitudes y poner restricciones a ciertas divulgaciones, como se describe en la Regla de Privacidad de HIPAA.

‍

2. La regla de seguridad HIPAA

La regla de seguridad se centra en la protección de la información médica electrónica protegida (ePHI) al exigir medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas, como el cifrado, los controles de acceso y las evaluaciones de riesgo periódicas. Por ejemplo, las soluciones de fax que cumplen con la HIPAA suelen utilizar cifrado y servidores seguros para garantizar la transmisión segura de ePHI, junto con controles de acceso para evitar la recuperación no autorizada.

‍

Medidas de seguridad clave:

‍

1. ‍Garantías administrativas:
   1. Implementar políticas y procedimientos de seguridad.
   2. Realizar capacitaciones periódicas a los empleados sobre el cumplimiento de la HIPAA.
   3. Realizar evaluaciones de riesgos para identificar y abordar vulnerabilidades .
2. ‍Medidas de seguridad físicas:
   1. Controlar el acceso a instalaciones físicas y dispositivos.
   2. Garantizar el almacenamiento y la eliminación seguros del hardware que contiene ePHI.
   3. Usando controles de acceso como credenciales de identificación y cámaras de seguridad .
3. Medidas de seguridad técnicas:
   1. Cifrado de ePHI para evitar acceso no autorizado.
   2. Implementar controles de acceso como identificaciones de usuario y contraseñas únicas.
   3. Mantener registros de auditoría para rastrear el acceso y las modificaciones a la ePHI.

‍

La regla de seguridad especifica las medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas necesarias para proteger la ePHI, incluido el cifrado, la autenticación de usuarios y los protocolos de almacenamiento seguro.

‍

3. La regla de notificación de infracciones de HIPAA

La regla de notificación de infracciones describe las acciones necesarias cuando se produce una infracción de la PHI no protegida. Esta regla garantiza la notificación oportuna para mitigar el daño y mantener la transparencia.

‍

Requisitos de informes:

1. Aviso individual : Las personas afectadas deben recibir una notificación sobre cualquier violación de la PHI no protegida dentro de los 60 días posteriores a su descubrimiento. La notificación debe incluir una descripción de la violación, el tipo de información involucrada, los pasos recomendados para que las personas se protejan y las medidas adoptadas por la organización para abordar la violación y prevenir incidentes futuros.

1. Aviso a los medios : En el caso de infracciones que afecten a 500 o más personas en un estado, se deben enviar notificaciones a los medios de comunicación locales.

1. Aviso al Secretario : Cuando hay una violación de datos, las notificaciones deben informarle qué sucedió, qué información estuvo expuesta y cómo mantenerse a salvo.

‍

En caso de una filtración de datos, las notificaciones deben detallar el incidente, la PHI involucrada, las medidas adoptadas para abordar la filtración y las recomendaciones para que las personas minimicen el daño potencial. La regla de notificación de filtraciones garantiza que las empresas sean responsables y ayuda a solucionar la situación.

‍

¿Quién debe cumplir las normas y regulaciones de HIPAA?

El cumplimiento de HIPAA se aplica a dos categorías principales: entidades cubiertas y socios comerciales .

‍

Entidades cubiertas

Se trata de organizaciones que participan directamente en el manejo de información médica protegida. Algunos ejemplos son:

1. Proveedores de atención médica, como médicos, hospitales y clínicas.
2. Planes de salud, incluidas aseguradoras, HMO y Medicare.
3. Centros de intercambio de información sanitaria que procesan datos no estandarizados en formatos estándar.

‍

Business Asociados

Business Los asociados son organizaciones de terceros que prestan servicios para entidades cubiertas que implican el acceso a PHI. Algunos ejemplos incluyen proveedores de servicios de TI que administran registros médicos electrónicos o empresas de facturación. HIPAA requiere que las entidades cubiertas establezcan un Business Acuerdo de asociación (BAA) con cada socio comercial, en el que se detallan sus responsabilidades para salvaguardar la PHI. Algunos ejemplos incluyen:

1. Proveedores de TI que gestionan registros médicos electrónicos (EHR).
2. Empresas de facturación que manejan datos de pacientes.
3. Firmas legales o contables que brindan servicios que involucran PHI.

‍

Ambos grupos deben seguir estas reglas básicas de HIPAA para mantener segura la información médica privada y evitar infringir la ley.

‍

Infracciones denunciables y excepciones según la HIPAA

Si se produce una vulneración de datos, la notificación debe explicar qué ha sucedido, qué información se ha visto expuesta y cómo podría afectarle. Sin embargo, existen excepciones en las que puede que no sea necesario informar de una vulneración:

‍

1. Acceso no intencional : acceso incidental por parte de un empleado autorizado que actúa de buena fe, siempre que esté dentro del alcance de su trabajo y no resulte en un uso o divulgación no autorizados adicionales de PHI .
2. Divulgación involuntaria : si necesita compartir información con otra persona de su organización que esté autorizada a verla, no hay problema, siempre que los detalles no sean confidenciales .
3. Creencia de buena fe : si la organización cree razonablemente que la persona no autorizada no pudo retener o acceder a la PHI divulgada debido a la naturaleza de la violación o la acción correctiva inmediata.

‍

Comprender estas excepciones puede ayudar a las organizaciones a responder adecuadamente y evitar informes innecesarios.

‍

Causas comunes de violaciones de la HIPAA

Las violaciones de la HIPAA suelen ser consecuencia de errores no intencionales o de errores en las medidas de seguridad. Según el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos , las causas más comunes son las siguientes:

‍

1. Acceso no autorizado : empleados que acceden a información médica protegida por curiosidad, por motivos personales o sin un propósito comercial legítimo. Algunos ejemplos incluyen la búsqueda de información sobre colegas, familiares o personas de alto perfil .
2. Medidas de seguridad inadecuadas: falta de protecciones críticas, como cifrado para ePHI, eliminación segura de registros físicos o autenticación multifactor para controles de acceso, lo que aumenta la vulnerabilidad a las infracciones.
3. Divulgaciones indebidas: PHI compartida sin la debida autorización del paciente o un motivo válido, como enviar información al destinatario equivocado o revelar detalles durante una comunicación insegura .
4. Dispositivos perdidos o robados : los dispositivos móviles, computadoras portátiles o unidades USB que contienen ePHI no cifrada son particularmente susceptibles al robo o pérdida accidental, lo que crea riesgos significativos de violaciones de datos.

‍

Las organizaciones pueden reducir significativamente la probabilidad de violaciones de la HIPAA al abordar los problemas más comunes. Esto incluye la capacitación periódica del personal, la implementación de tecnologías de seguridad sólidas, la realización de evaluaciones de riesgos y la garantía de que Business Existen acuerdos de asociación (BAA) con todos los proveedores de servicios externos que manejan PHI.

‍

Consejos para evitar infracciones:

1. Utilice servicios y controles de acceso que cumplan con HIPAA para enviar PHI.
2. Capacitar periódicamente al personal sobre las normas HIPAA y las prácticas de protección de datos.
3. Realizar evaluaciones de riesgos periódicas para identificar y mitigar vulnerabilidades.
4. Asegúrese de que se establezcan acuerdos comerciales con todos los proveedores de servicios externos para formalizar sus obligaciones de protección de la PHI.

‍

Reflexiones finales sobre el cumplimiento de la HIPAA

Las tres reglas de la HIPAA (la regla de privacidad, la regla de seguridad y la regla de notificación de infracciones) forman un marco integral para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información médica protegida. Al cumplir estas reglas de la HIPAA, las organizaciones de atención médica pueden mantener seguros los datos de los pacientes, evitar multas costosas y ganarse la confianza de los pacientes y sus socios.

‍

El cumplimiento de la HIPAA es más que un requisito legal: es esencial para la prestación ética de la atención médica. Al priorizar el cumplimiento, las organizaciones pueden proteger la privacidad del paciente, mejorar la eficiencia operativa y mantener la confianza en el sistema de atención médica.

‍

Para las organizaciones que buscan herramientas que cumplan con las normas HIPAA para manejar información confidencial, servicios como Sign.Plus ofrecen una plataforma de firma electrónica que cumple con las normas de cumplimiento de HIPAA y ayuda a facilitar los procesos de documentos. Además, Fax.Plus ofrece soluciones de fax en la nube seguras y confiables. Ambas herramientas ayudan a las organizaciones de atención médica y a sus socios a cumplir con las pautas HIPAA de manera eficiente.

‍

Invertir dinero en estas soluciones seguras facilita que las organizaciones cumplan las normas y también les ayuda a centrarse en brindar una mejor atención.

‍

Descargo de responsabilidad: este artículo es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Las organizaciones deben consultar con un profesional calificado para garantizar el pleno cumplimiento de la HIPAA.