Consejos para la transición a una oficina sin papel

¿Alguna vez ha pensado en la cantidad de papel que utiliza en la oficina? Con la Oficina de Reciclaje Internacional revelando que el 50% del papel recuperado proviene de las Businesses, es seguro decir que nuestra industria tiene un problema con el papel. Aparte de esta terrible estadística, el uso de papel en las oficinas puede ser extremadamente costoso, y también puede consumir una gran cantidad de tiempo para imprimir, organizar y desechar.

Dicho esto, es imperativo que su equipo haga la transición para convertirse en una oficina sin papel. Si bien esto puede parecer un territorio desconocido para las Businesses, plantea muchos beneficios, desde la reducción de gastos y menos desorden hasta un flujo de trabajo más eficiente y un lugar de trabajo más ecológico en general. Una consideración importante que puede hacer durante esta transición es el envío de faxes, una piedra angular de la comunicación entre oficinas que ha permitido a las Businesses de todo el mundo enviar documentos importantes y firmar contratos incluso sin Internet. Y ha encontrado su lugar en el mundo digital actual con el nacimiento del envío de faxes basado en la nube. Esta innovadora tecnología no solo ayuda a enviar faxes a alta velocidad, sino que también reduce la cantidad de dinero y tiempo dedicado a enviar y recibir nuevos documentos.

Pero para muchas pequeñas Businesses, sus ocupadas operaciones pueden significar que iniciativas como la transición hacia una oficina sin papel se desvíen. Es por eso que es importante no solo designar a un líder que pueda administrar la transición, sino también prepararse para todo el proceso para que sea fluido y ahorre tiempo. En este sentido, Taylor Fasulas de Verizon Connect describe cinco pasos diferentes que las pequeñas Businesses pueden tomar para ser más eficientes, incluyendo la planificación, la priorización, la organización, el seguimiento y la división. Aunque estos pueden parecer pequeños, incluso 5-10 minutos ahorrados de cualquiera de los pasos individuales pueden ser muy beneficiosos para su transición hacia un sistema sin papel en particular y el Business en general. Aquí hay cinco pasos principales que debe seguir para la transición:

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‍1. Planificar

‍La tecnología para ahorrar papel, como el fax basado en la nube, es una gran inversión cuando se ejecuta correctamente. Por ello, es importante que cualquier Business elabore un plan con objetivos programados y un objetivo general claro en mente, ya que esto ayudará a asegurar una transición constante.

Lo que hace que una oficina sin papel sea eficiente es que solo se necesitan los equipos esenciales, como una computadora, un módem DSL y también su impresora, en caso de que sea absolutamente necesario emitir una copia física del documento. Para las empresas con archivos más grandes, también necesitará un escáner digital, un dispositivo de almacenamiento y un proveedor de copias de seguridad basado en la nube.

Una vez que todo esto esté definido, puede llevar a cabo un programa de capacitación donde su personal pueda aprender sobre los fundamentos del fax en línea y cómo utilizar correctamente las herramientas de apoyo para que comprendan por qué su Business está comenzando su transición.

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‍2. Priorizar

‍Tan pronto como se hayan establecido las bases para la transición, los gerentes de oficina y los líderes de Business deben ser específicos sobre qué objetivos deben estar en la parte superior de la lista. Al organizarlos por importancia, los objetivos serán mucho más fáciles de lograr. Esto, a su vez, hará que la transición sea mucho más ágil y fácil de adaptar para la oficina. Teniendo en cuenta que no muchas personas están acostumbradas a usar una máquina de fax basada en la nube, los gerentes de oficina pueden priorizar esta tarea primero para permitir que el personal resuelva todos los problemas en las etapas iniciales de la transición. Esto se puede hacer a través de sesiones de capacitación o mediante la creación de una guía llena de información útil, como los procedimientos de archivo sin papel y los procesos de archivo.

‍3. Rastrear

‍El siguiente paso es crear un plan diario, semanal y mensual con objetivos claros para ver si su equipo ha desarrollado una mejor comprensión de la tecnología a medida que avanza. El seguimiento del progreso de aprendizaje de los empleados en el uso de máquinas de fax basadas en la nube y otras tecnologías sin papel le ayudará a saber si surge algún problema y cuál es la mejor manera de abordarlo. Con los objetivos establecidos, los gerentes de oficina pueden reconocer cuáles están cumpliendo sus empleados y en cuáles se están quedando atrás.

Es importante tener en cuenta que puede ser difícil para los miembros del personal alejarse de sus viejas costumbres, especialmente con Reynaldo Lugtu de Business World informando que Microsoft Research descubrió que los empleados tienen miedo de las últimas iniciativas digitales. Para ayudarles a adaptarse a la tecnología sin papel, puedes retirar tus impresoras una por una en lugar de todas al mismo tiempo. Al hacerlo, estarán más animados a aprender el nuevo sistema.

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‍4. Organizar

‍A medida que una oficina da la bienvenida a la tecnología digital sin papel en su espacio, debe despedirse de los archivadores abarrotados. Si bien esto ahorra tiempo, los gerentes de oficina deben certificar que todos sus archivos estén almacenados correctamente. Para coordinar eficientemente sus archivos con un sistema de fax basado en la nube, debe elegir un programa que tenga un sistema de archivo con encriptación de datos para mantener los archivos antiguos seguros y organizados. Y después de que se hayan establecido los sistemas digitales, no habrá mucho de qué preocuparse cuando se trata de sus archivos. Un sistema basado en la nube puede almacenar una gran cantidad de documentos recibidos y enviados, a los que se puede acceder rápidamente desde diferentes dispositivos.

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‍5. Dividir

‍Como hemos escrito anteriormente en "Cómo impulsar y mejorar la productividad con los servicios de fax por Internet", tanto los empleadores como los empleados pueden simplemente disfrutar de los beneficios de esta tecnología, ya que facilita las operaciones para todos. La tecnología basada en la nube no solo permitirá que los documentos se entreguen de manera más eficiente, sino que también le ahorrará gastos que pueden acumularse fácilmente a largo plazo.

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Desde el coste del papel hasta las horas de espera, estas cosas pueden minimizarse o incluso eliminarse con tecnologías sin papel como los sistemas de fax basados en la nube. A pesar de que las máquinas de fax tradicionales se están quedando obsoletas, su propósito sigue siendo vital en las oficinas. Sin embargo, gracias al poder de los servicios de fax en línea, puede enviar faxes fácilmente a personas de todo el mundo, en cualquier momento y en cualquier lugar, con Fax.Plus.

Todo lo que necesita es una conexión a Internet, una dirección de correo electrónico válida y una suscripción activa al servicio de fax en línea, para evitar la necesidad de hardware voluminoso y procesos problemáticos. Esto no solo introduce la tecnología digital en el lugar de trabajo, sino que también elimina cualquier desafío anterior que haya tenido.