Consejos para la transición a una oficina sin papel

¿Alguna vez has pensado en cuánto papel usas en la oficina? Con la Oficina de Reciclaje Internacional revelando que el 50% del papel recuperado proviene de empresas, es seguro decir que nuestra industria tiene un problema de papel. Aparte de esta escalofriante estadística, usar papel en las oficinas puede ser extremadamente costoso, y también puede consumir una gran cantidad de tiempo para imprimir, organizar y desechar.%%
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%%Dicho esto, es imperativo que tu equipo haga la transición hacia convertirse en una oficina sin papel. Aunque esto puede parecer un territorio inexplorado para las empresas, presenta muchos beneficios, desde la reducción de gastos y menos desorden hasta un flujo de trabajo más eficiente y un lugar de trabajo en general más ecológico. Una consideración importante que puedes hacer durante esta transición es el fax, una piedra angular de la comunicación interoficinas que ha permitido a empresas de todo el mundo enviar documentos importantes y firmar contratos incluso sin internet. Y ha encontrado su lugar en el mundo digital de hoy con el nacimiento del fax basado en la nube. Esta innovadora tecnología no solo ayuda a enviar faxes a alta velocidad, sino que también reduce la cantidad de dinero y tiempo gastados en enviar y recibir nueva documentación.%%
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%%Pero para muchas pequeñas empresas, sus operaciones ocupadas pueden significar que iniciativas como la transición hacia una oficina sin papel queden de lado. Por eso es importante no solo designar a un líder que pueda gestionar la transición, sino también prepararse para todo el proceso para que sea fluido y ahorre tiempo. En este sentido, %%%%Taylor Fasulas de Verizon Connect describe cinco pasos diferentes que las pequeñas empresas pueden seguir para volverse más eficientes%%%%, incluyendo planificación, priorización, organización, seguimiento y ruptura. Aunque estos pueden parecer pequeños, incluso 5-10 minutos ahorrados de cualquiera de los pasos individuales pueden ser muy beneficiosos para tu transición hacia un sistema sin papel en particular y para el negocio en general. Aquí hay cinco pasos principales que necesitas seguir para la transición:

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‍ 1. Planificar

‍ La tecnología que ahorra papel , como el envío de faxes basado en la nube, es una gran inversión cuando se ejecuta correctamente. Por eso es importante que cualquier empresa diseñe un plan con metas programadas y un objetivo general claro en mente, ya que esto ayudará a asegurar una transición constante.

Lo que hace que una oficina sin papel sea eficiente es que solo se necesitan las piezas de equipo esenciales, como una computadora, un módem DSL y también su impresora, en caso de que se deba emitir una copia física del documento. Para empresas con archivos más grandes, también necesitará un escáner digital, un dispositivo de almacenamiento y un proveedor de copias de seguridad en la nube.

Una vez que todo esto esté delineado, puedes llevar a cabo un programa de capacitación donde tu personal pueda aprender sobre los fundamentos del fax en línea y cómo utilizar correctamente las herramientas de apoyo para que entiendan por qué tu negocio está comenzando su transición.

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‍ 2. Priorizar

‍ Tan pronto como se hayan sentado las bases para la transición, los gerentes de oficina y los líderes empresariales deben ser específicos sobre qué objetivos deben estar en la parte superior de la lista. Al organizarlos por importancia, las metas serán mucho más fáciles de alcanzar. Esto, a su vez, hará que la transición sea mucho más ágil y fácil de adaptar para la oficina. Teniendo en cuenta que no muchas personas están acostumbradas a utilizar una máquina de fax basada en la nube, los gerentes de oficina pueden priorizar esta tarea primero para permitir que el personal resuelva todos los problemas en las etapas iniciales de la transición. Esto se puede hacer a través de sesiones de capacitación o creando una guía llena de información útil, como procedimientos de archivo y procesos de archivo sin papel.

‍ 3. Seguimiento

‍ El siguiente paso es crear un plan diario, semanal y mensual con objetivos claros para ver si su equipo ha desarrollado una mejor comprensión de la tecnología a medida que avanza. El seguimiento del progreso de aprendizaje de los empleados en el uso de máquinas de fax basadas en la nube y otras tecnologías sin papel le ayudará a saber si surge algún problema y cuál es la mejor manera de solucionarlo. Una vez establecidos los objetivos, los gerentes de oficina pueden reconocer cuáles están cumpliendo sus empleados y cuáles se están quedando atrás.

Es importante tener en cuenta que puede ser difícil para los miembros del personal alejarse de sus viejas costumbres, especialmente con el informe de Reynaldo Lugtu de Business World que indica que Microsoft Research descubrió que los empleados tienen miedo de las últimas iniciativas digitales. Para ayudarles a adaptarse a la tecnología sin papel, puedes retirar tus impresoras una por una en lugar de todas al mismo tiempo. Al hacerlo, estarán más motivados para aprender el nuevo sistema.

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‍ 4. Organizar

‍ A medida que una oficina da la bienvenida a la tecnología digital sin papel en su espacio, debe decir adiós a los archivadores abarrotados. Si bien esto ahorra tiempo, los gerentes de la oficina deben certificar que todos sus archivos estén almacenados correctamente. Para coordinar eficientemente sus archivos con un sistema de fax basado en la nube, debe elegir un programa que tenga un sistema de archivo con cifrado de datos para mantener los archivos antiguos seguros y organizados. Y una vez establecidos los sistemas digitales, no habrá mucho de qué preocuparse en lo que respecta a sus archivos. Un sistema basado en la nube puede almacenar una gran cantidad de documentos recibidos y enviados, a los que se puede acceder rápidamente desde diferentes dispositivos.

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‍ 5. Descanso

‍ Como escribimos anteriormente en "Cómo impulsar y mejorar la productividad con servicios de fax por Internet" , tanto los empleadores como los empleados pueden simplemente disfrutar de los beneficios de esta tecnología, ya que facilita las operaciones para todos. La tecnología basada en la nube no solo permitirá que los documentos se entreguen de manera más eficiente, sino que también le ahorrará gastos que pueden acumularse fácilmente a largo plazo.

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Desde el costo del papel hasta las horas pasadas esperando, estas cosas pueden ser minimizadas o incluso eliminadas con tecnologías sin papel como los sistemas de fax basados en la nube. A pesar de que las máquinas de fax tradicionales se están volviendo obsoletas, su propósito sigue siendo vital en las oficinas. Sin embargo, gracias al poder de los servicios de fax en línea, puedes enviar faxes fácilmente a personas de todo el mundo — en cualquier momento y lugar — con Fax.Plus.

Todo lo que necesitas es una conexión a internet, una dirección de correo electrónico válida y una suscripción activa de fax en línea, para evitar la necesidad de hardware voluminoso y procesos problemáticos. No solo esto introduce la tecnología digital en el lugar de trabajo, sino que también elimina cualquier desafío previo que tuviste.