Warum Bildungseinrichtungen ihre Faxpraktiken in die Cloud verlagern sollten?

Als Bildungseinrichtung stehen Sie unter ständigem Druck, technologisch zu innovieren, um eine optimale Lernumgebung für Ihre Schüler zu schaffen. In Kombination mit dem unnachgiebigen Druck, die staatlichen Vorschriften einzuhalten, kann es herausfordernd sein, Ihre Prozesse zu optimieren, um die Effizienz ohne Anleitung zu steigern.

Universitäten, Schulen und andere akademische Organisationen sind in Bereichen wie campusweitem WLAN-Zugang sowie Studentenportalen und E-Mails fortgeschritten, doch die meisten dieser Institutionen haben neuere Faxtechnologien, die seit Jahren existieren und erheblich zur Verwaltungspraxis beitragen könnten, nicht ernsthaft integriert.

Fax.Plus ist der führende Online-Faxdienst, der Bildungseinrichtungen und Schulbezirken hilft, Faxe einfach und sicher zu senden und zu empfangen, während die strengen Anforderungen und Vorschriften zur Datenresidenz eingehalten werden.

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Wie hilft Fax.Plus Schulbezirken, zu einer cloudbasierten Faxlösung zu migrieren?

Trotz des Anstiegs der Beliebtheit von E-Mails in den letzten zwei Jahrzehnten bleibt das Faxen die am häufigsten verwendete Methode zum Austausch wichtiger Informationen im Bildungsbereich. Ihre Institution hat täglich mit sensiblen Dateien zu tun, von Schülerakten, Zeugnissen, Bewerbungen, finanziellen Informationen bis hin zu medizinischen Gesundheitsakten. Die Anforderungen, die mit dem Faxen verbunden sind, haben sich jedoch nicht geändert, aber Cloud-Dienste wurden eingeführt und können eine höhere Sicherheit garantieren, ohne die Sorgen um temperamental Faxgeräte.

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Sicherheit

Wenn Sie Ihre aktuellen Faxprozesse analysieren, werden Sie feststellen, dass Dokumente, die an Sie gesendet werden, ständig gefährdet sind. Sie könnten unbeaufsichtigt im Druckfach liegen bleiben, jemand könnte sie versehentlich aufheben oder sie könnten in die Hände von jemandem gelangen, für den sie nicht bestimmt sind.

Im Kern ist Cloud-Faxen eine sicherere Methode als analoges Faxen. Sie fragen sich vielleicht, wie das möglich sein kann, wenn das Internet mit Wörtern wie Hacker und Datenschutz Verstößen überschwemmt wird. Fax.Plus hat eine facettenreiche Lösung entwickelt, um Ihre Daten zu schützen, einschließlich des Speicherorts, der Verschlüsselungsstandards, sicherer Authentifizierungsprozesse für den Zugriff auf Konten und einer Infrastruktur, die regelmäßig von unserem Sicherheitsteam überprüft wird.

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Datenresidenz

Für den Anfang werden alle Faxdateien unserer Kunden in Schweizer Rechenzentren gespeichert, die an Standorten betrieben werden, die den strengsten Sicherheitsstandards (ISO 27001) entsprechen und Teil der Cloud Security Alliance (CSA) sind.

Mit dem Enterprise-Plan können Sie Ihre vollständig verschlüsselten gefaxten Dokumente problemlos zwischen Rechenzentren an verschiedenen Standorten verschieben, ohne dass es zu Unterbrechungen im Service kommt, und die regionalen sowie länderspezifischen Anforderungen an Datenschutz und Datenspeicherung erfüllen. Wenn Sie strenge Compliance-Anforderungen haben, die das Speichern von Faxes in der Cloud verbieten, können wir sogar alle Ihre Dateien vollständig verschlüsselt in Ihren eigenen lokalen S3-kompatiblen Speicher verschieben.

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Datenverschlüsselung

Faxdateien im Ruhezustand werden mit dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES) verschlüsselt.

Um die Sicherheit der zwischen den Fax.Plus-Apps (derzeit mobil, API oder Web) und unseren Servern übertragenen Daten zu gewährleisten, verwendet Fax.Plus Transport Layer Security (TLS). TLS ist ein fortschrittliches Verschlüsselungsprotokoll, das sich aus seinem Vorgänger, dem Secure Sockets Layer (SSL), entwickelt hat. Dieses Protokoll stellt eine sichere Verbindung her, die einen geschützten Tunnel schafft, der durch den Advanced Encryption Standard (AES) mit einer Mindestbitlänge von 128 Bit oder mehr gesichert ist.

Fax.Plus unterstützt TLS 1.3, das schneller und sicherer ist als TLS 1.2, und fügt eine zusätzliche Datenschicht zu einem verschlüsselten Zeitraum hinzu, wodurch sichergestellt wird, dass die beiden Endpunkte die einzigen sind, die in der Lage sind, den Datenverkehr zu entschlüsseln.

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Aktivieren Sie erweiterte Sicherheitsmaßnahmen für die HIPAA-Compliance

Für noch strengere Datenschutz- und Compliance-Anforderungen ist Fax.Plus HIPAA-konform. Sie können mit uns eine Vereinbarung über Geschäftspartner unterzeichnen, und wir aktivieren erweiterte Sicherheitskontrollen für Ihr Konto (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Sobald aktiviert, werden keine Ihrer Dateien unsere Plattform verlassen, was den höchsten Grad an Sicherheit vor Software und Dienstleistungen von Drittanbietern gewährleistet. Dies kann insbesondere für die Krankenschwestern und andere medizinische Büros in Ihren Schulen und auf Ihren Campus von Nutzen sein, da es sicherstellt, dass die vertraulichen Gesundheitsinformationen (PHI) Ihrer Schüler geschützt sind.

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Sicherer Authentifizierungsprozess

Fax.Plus bietet mehrere Methoden, um sicherzustellen, dass auf das Konto jedes Mitglieds sicher zugegriffen wird. Unser 2FA-System funktioniert über eine Authentifizierungsanwendung, die Sie auf Ihr Gerät herunterladen können und die Codes generiert. Diese Codes dienen als zweite Sicherheitsebene nach Ihrem Benutzernamen und Passwort.

Für unsere Enterprise-Plan-Nutzer gehen wir einen Schritt weiter und bieten Single Sign On (SSO) an, was für Ihre Bildungseinrichtung äußerst vorteilhaft sein kann. SSO ist ein Authentifizierungsprozess, der es Ihnen ermöglicht, über ein Set von Anmeldeinformationen auf mehrere Netzwerke und Anwendungen zuzugreifen.

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Optimierte Prozesse

Gehen wir zu den praktischen Anwendungen des Cloud-Faxens für Ihre Bildungseinrichtung über: Es ist einfach einfacher. Analoges Faxen erfordert von Lehrern, Administratoren und anderen Fakultätsmitgliedern, dass sie sich bewegen, um Faxe zu senden, auf die IT zu warten, um Probleme zu beheben, und nicht genügend Maschinen zu haben, um die Bedürfnisse aller zu erfüllen.

Fax.Plus bietet einen nahtlosen Workflow und erhöhte Effizienz mit:

• Mobile- und Webanwendungen, die Fakultätsmitglieder nutzen können, um von überall auf dem Campus, aus ihren Hörsälen oder Klassenräumen Faxe zu senden.
• Einfache Integrationen in Google, Microsoft, Slack und Zapier sowie API-Integration in die Softwaresysteme der Institutionen.
• Die Möglichkeit, Faxe von E-Mail zu senden und zu empfangen.
• Detaillierte CSV-Protokolle von zuvor ausgetauschten FAXEN, die im FAXE-Tab mit den Premium-, Business- und Enterprise-Plänen heruntergeladen werden können. Dies ist besonders vorteilhaft, um nachzuvollziehen, welche Informationen ausgetauscht wurden.
• Mehrere Faxleitungen können für verschiedene Fachbereiche eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass Informationen korrekt gefiltert und an die entsprechenden Lehrkräfte gesendet werden.
• Geplantes Faxen, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente rechtzeitig an Schüler, Eltern und andere versendet werden.

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Effiziente Nutzung von Ressourcen

Schließlich sind die Kosten für den Betrieb einer Bildungseinrichtung unglaublich hoch, und es kann manchmal schwierig sein, sich hinzusetzen und über die Kosten der Systeme nachzudenken, die Sie verwenden. Cloud-Faxen kann die Kosten für die Installation von Faxgeräten, Reparaturen, Tinte und Papier eliminieren und sogar die IT-Ausgaben reduzieren. Wir bieten eine kosteneffiziente Möglichkeit, Ihre Faxbedürfnisse mit vollständiger Transparenz über die angefallenen Kosten zu verwalten und die Möglichkeit, Pläne auszuwählen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passen. Wir bieten sogar maßgeschneiderte Hochvolumenpläne für Ihre spezifischen Anforderungen an. Wenn Sie zu Beginn des akademischen Jahres aufgrund von Bewerbungen einen Anstieg an Faxes haben und am Ende des Jahres bei der Versendung von Transkripten einen hohen Ausfluss an Faxes, können wir Ihnen auch dabei helfen, eine effektive Lösung zu finden.

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Fazit

Einfach gesagt würde Cloud-Faxen die Redundanzen in Ihren Verwaltungsprozessen erheblich reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Sicherheit und Datenschutz im Mittelpunkt Ihrer Abläufe stehen. Um Ihnen den Übergang zu erleichtern, steht Ihnen unser Support-Team jederzeit zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten (E-Mail).