Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Von
Alohi Team
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28. November 2024
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10 Minuten Lesezeit

Sie möchten wissen, was eine qualifizierte elektronische Signatur bedeutet? Im heutigen digitalen Zeitalter ist es wichtig, die Bedeutung dieser Art von Signatur zu verstehen. Qualifizierte elektronische Signaturen sind eine neue Möglichkeit, Dokumente sicher zu unterzeichnen und ihre Authentizität nachzuweisen. Sie haben die Art und Weise verändert, wie Verträge geschlossen werden, und den Prozess in vielen Branchen einfacher und schneller gemacht.

In den nächsten Abschnitten untersuchen wir, was qualifizierte elektronische Signaturen sind, welche Vorteile sie bieten und wie sie die digitale Welt verändern.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur

Definition und Hauptmerkmale

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine Art elektronischer Signatur , die ein qualifiziertes Zertifikat zur Authentifizierung verwendet. Es identifiziert den Unterzeichner und verknüpft ihn mit der Signatur, wodurch die Verantwortlichkeit gewährleistet wird. Aus Sicherheitsgründen muss der Unterzeichner die alleinige Kontrolle über die Signaturerstellungsschlüssel haben.

Hauptmerkmale:

  1. Verwendet ein qualifiziertes Zertifikat
  2. Identifiziert den Unterzeichner
  3. Erfordert die alleinige Kontrolle über die Signaturerstellungsschlüssel

Rechtliche Rahmenbedingungen und Standards

QES werden sowohl durch das eIDAS -Framework definiert und geregelt, das Standards für elektronische Signaturen in allen EU-Mitgliedsstaaten festlegt, als auch durch das Schweizer Bundesgesetz über die elektronische Signatur ( ZertES ). Während QES innerhalb der EU und der Schweiz die rechtliche Gleichwertigkeit von handschriftlichen Unterschriften bietet, ist es wichtig, die lokalen Bestimmungen zur Anerkennung in Rechtsräumen außerhalb dieser Regionen zu prüfen, da die Gesetze erheblich abweichen können. Um die Konformität zu gewährleisten, legen sowohl eIDAS als auch ZertES strenge Sicherheitsanforderungen und Zertifizierungsstandards fest. Nur Unternehmen, die diese Kriterien erfüllen, können als qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) zugelassen werden und sind berechtigt, die erforderlichen Zertifikate für QES auszustellen. Die Einhaltung etablierter Standards ist für die Gewährleistung der Gültigkeit von QES von entscheidender Bedeutung.

Rechtliche Aspekte:

  1. eIDAS- und ZertES-Verordnung regeln die Anerkennung
  2. QTSP stellt qualifizierte Zertifikate aus
  3. Die Einhaltung von Normen gewährleistet Gültigkeit

Fortgeschrittene vs. qualifizierte elektronische Signatur: Welche Signatur benötige ich? 

eIDAS definiert drei Stufen elektronischer Signaturen , die jeweils für unterschiedliche Sicherheits- und Rechtsanforderungen geeignet sind:

  1. Einfache elektronische Signatur (SES): Eine grundlegende elektronische Signatur, beispielsweise ein getippter Name oder eine digitale Markierung, die für Dokumente mit geringem Risiko und minimalen Sicherheitsanforderungen geeignet ist .
  2. Erweiterte elektronische Signatur (AES): Bietet mehr Sicherheit, indem die Identität des Unterzeichners überprüft und Dokumentänderungen nach der Unterzeichnung erkannt werden. Ideal für vertrauliche Dokumente. AES hat jedoch in bestimmten Rechtsgebieten möglicherweise nicht die gleiche Rechtskraft wie QES, da hierfür zusätzliche Zertifizierungen und die Einhaltung bestimmter Vertrauensdienstestandards erforderlich sind.
  3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die sicherste Art, rechtlich gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift in der EU, validiert durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter für Transaktionen mit hohem Einsatz.

Mit Sign.Plus können Sie alle drei Arten elektronischer Signaturen nahtlos verwenden und so für jedes Dokument oder jede Transaktion das richtige Maß an Sicherheit und Konformität gewährleisten.

Warum sollte ich QES (qualifizierte elektronische Signaturen) verwenden?

Rechtsgültigkeit und Konformität

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) haben gemäß den eIDAS-Vorschriften die gleiche Rechtsgültigkeit wie herkömmliche handschriftliche Unterschriften. Bestimmte Anwendungsfälle, wie die Unterzeichnung von Testamenten oder Eigentumsurkunden, können jedoch je nach nationaler Gesetzgebung auch innerhalb der EU weiterhin handschriftliche Unterschriften erfordern. Die Einhaltung gesetzlicher Standards wird durch strenge Prüfungs- und Managementpraktiken sichergestellt. Die Nichteinhaltung kann schwerwiegende Folgen sowohl für Unterzeichner als auch für Dienstanbieter haben.

Sicherheit und Vertrauen

QES garantiert die Datenintegrität und erkennt alle nach der Signatur vorgenommenen Änderungen, wodurch die Authentizität des Dokuments sichergestellt wird. Diese Zusicherung basiert auf den aktuellen eIDAS- und ZertES-Standards, und es ist wichtig, über Fortschritte bei kryptografischen Technologien und sich entwickelnden regulatorischen Rahmenbedingungen auf dem Laufenden zu bleiben. Die Identitätsüberprüfungsprozesse bei der QES-Erstellung schaffen Vertrauen zwischen den beteiligten Parteien.

Effizienz und Kosteneinsparungen

Die Einführung von QES führt zu weniger Papierkram und Verwaltungsaufwand und vereinfacht Prozesse effizient. Unternehmen profitieren von schnelleren Transaktionszeiten aufgrund des durch QES ermöglichten optimierten Arbeitsablaufs. Durch die Verringerung von Betrugsfällen und Fehlern sind langfristige Kosteneinsparungen möglich.

Wann sollte ich qualifizierte elektronische Signaturen verwenden? Häufige Anwendungsfälle

Regulierte Transaktionen: Gesundheitswesen, Finanzen, Versicherungen, Immobilien. 

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) spielen in verschiedenen Branchen eine entscheidende Rolle, um die Einhaltung gesetzlicher Standards sicherzustellen. Branchen wie Finanzdienstleistungen und Gesundheitswesen verlassen sich auf QES, um sicherzustellen, dass sie strenge Regeln und Vorschriften einhalten. Im Finanzsektor beispielsweise sind QES für die Unterzeichnung von Kreditverträgen und Versicherungspolicen obligatorisch. Dies gewährleistet die Authentizität und Integrität von Transaktionen.

Mithilfe von QES können Gesundheitsorganisationen Transaktionen unter Einhaltung strenger Regeln durchführen. QES stellt sicher, dass Signaturen gültig sind, und ist somit eine sichere und vertrauenswürdige Methode zur Abwicklung elektronischer Transaktionen.

Anwendungsfälle

  1. Arbeitsverträge: Arbeitsverträge rechtssicher und sicher abschließen.
  2. Immobilientransaktionen: Kaufverträge, Mietverträge oder Hypothekendokumente, bei denen Echtheit und Rechtskonformität von entscheidender Bedeutung sind.
  3. Versicherungsverträge: Unterzeichnen Sie Versicherungspolicen und Schadensfälle mit Gewissheit über die Identität des Unterzeichners.
  4. Medizinische Einverständniserklärungen: Unterschreiben von Krankenakten und Rezepten, wo ein hohes Maß an Sicherheit erforderlich ist.
  5. Gesundheitsverträge: Vereinbarungen zwischen Gesundheitsdienstleistern und Partnern wie Lieferanten oder Versicherern.

Grenzüberschreitende Vereinbarungen

QES ermöglicht nahtlose digitale Transaktionen zwischen verschiedenen Rechtsräumen innerhalb der Europäischen Union (EU). Es ermöglicht Parteien aus verschiedenen Ländern, Verträge elektronisch und rechtsgültig zu unterzeichnen. Die eIDAS-Verordnung der EU ermöglicht es den Ländern in der EU, qualifizierte elektronische Signaturen (QES) voneinander anzuerkennen. Dies erleichtert die grenzüberschreitende Vereinbarung von Dokumenten und Verträgen. Diese Anerkennung fördert das Vertrauen in grenzüberschreitende Transaktionen und fördert den internationalen Handel und die internationale Zusammenarbeit.

Im internationalen Handel ist QES unverzichtbar, um die Echtheit von Dokumenten wie Zollerklärungen und Verträgen sicherzustellen. Durch den Einsatz von QES können Unternehmen Verhandlungen und Vereinbarungen mit ausländischen Partnern sicher beschleunigen. Die Standardisierung von QES in allen EU-Ländern vereinfacht grenzüberschreitende Transaktionen und fördert das Wirtschaftswachstum.

Anwendungsfälle

  1. Internationale Verträge: Sicherstellung der Rechtskonformität und gegenseitigen Anerkennung über Grenzen hinweg für Vereinbarungen wie Handelsverträge, geistige Eigentumsrechte usw.
  2. Zollerklärungen: Unterzeichnen von Zollformularen für den Import/Export von Waren.

Einsatz in Regierung und öffentlichem Sektor

Regierungsbehörden nutzen QES zunehmend für sichere Kommunikation und Dokumentensignaturen. QES bietet verbesserte Sicherheitsmaßnahmen für den Austausch vertraulicher Informationen innerhalb öffentlicher Einrichtungen. Bei Anwendungen wie E-Voting gewährleistet QES die Integrität von Wahlprozessen, indem es die Identität der Teilnehmer überprüft und ihre Stimmen sichert.

Bei der digitalen Identitätsüberprüfung bieten qualifizierte elektronische Signaturen (QES) eine vertrauenswürdige Möglichkeit, die Identität von Personen online zu bestätigen. Der Einsatz von QES in staatlichen Diensten hat Prozesse wie die Ausstellung von Genehmigungen und Lizenzen schneller und sicherer gemacht. Diese Implementierungen steigern die Effizienz und gewährleisten gleichzeitig die Datenintegrität und Vertraulichkeit.

Anwendungsfälle

  1. Interaktionen mit Behörden: Anträge auf Genehmigungen, Lizenzen oder öffentliche Leistungen, die eine sichere Interaktion zwischen Bürgern und Behörden erfordern.
  2. Steuererklärungen: Elektronische Einreichung von Steuerformularen und -erklärungen mit Identitäts- und Konformitätsnachweis.

So erstellen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur mit Sign.Plus ?

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Sign.Plus -Konto an, navigieren Sie zu Ihrem Dashboard und aktivieren Sie die QES-Verifizierung .
  2. Bereiten Sie Ihre Dokumente vor
    1. Greifen Sie auf Ihr Dashboard zu. Klicken Sie auf „Signieren“ und folgen Sie den angezeigten Schritten.
    2. Wenn Sie die Phase „Felder hinzufügen“ erreichen, bereiten Sie Ihr Dokument vor, indem Sie die erforderlichen Felder hinzufügen, die Ihr Unterzeichner ausfüllen muss.
  3. Wählen Sie QES als eSignatur-Ebene
    1. Bevor Sie auf „Bestätigen“ klicken, suchen Sie oben rechts auf Ihrer Seite nach der Option „Elektronische Signaturebene“.
    2. Wählen Sie die qualifizierte Signatur (QES) zur Einhaltung der eIDAS- oder ZertES-Vorschriften.
  4. Senden oder unterschreiben Sie Ihre Dokumente
    1. Klicken Sie auf Senden.
    2. Unterzeichner, die Ihr Dokument erhalten, werden für weitere Überprüfungsschritte auf die Website eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (QTSP) wie beispielsweise Swisscom weitergeleitet.

Prüfung qualifizierter elektronischer Signaturen

Die Überprüfung qualifizierter elektronischer Signaturen ist unerlässlich, um ihre Authentizität und Gültigkeit zu bestätigen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, qualifizierte elektronische Signaturen (QES) zu überprüfen. Eine gängige Methode ist die Überprüfung der mit den Signaturen verknüpften digitalen Zertifikate. Diese digitalen Zertifikate fungieren als elektronische Ausweise . Sie geben Details über die Person an, die das Dokument unterzeichnet, und tragen dazu bei, sicherzustellen, dass die unterzeichneten Dokumente sicher und unverändert sind.

Eine kontinuierliche Überprüfung ist entscheidend, um die Vertrauenswürdigkeit unterzeichneter Dokumente über einen längeren Zeitraum hinweg aufrechtzuerhalten. Die regelmäßige Authentifizierung von QES hilft, Betrug zu verhindern und stellt sicher, dass die Signaturen gültig und rechtsverbindlich bleiben. Durch den Einsatz robuster Überprüfungs- und Authentifizierungsmethoden können Unternehmen die Dokumentensicherheit verbessern und die mit betrügerischen Aktivitäten verbundenen Risiken mindern.

Abschließende Gedanken

Qualifizierte elektronische Signaturen sind eine sichere und schnelle Möglichkeit, Dokumente zu verifizieren und helfen Ihnen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Während QES robuste Sicherheits- und Compliance-Vorteile bietet, kann ihre Anwendbarkeit und rechtliche Anerkennung je nach Region und der spezifischen Art des zu unterzeichnenden Dokuments variieren. Konsultieren Sie immer rechtliche Hinweise, um die Einhaltung der örtlichen Gesetze sicherzustellen. Erwägen Sie die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen in Ihrem Arbeitsprozess. Sie können Ihre Abläufe sicherer und reibungsloser machen. Diese Lösung kann Ihrem Unternehmen beim Wachstum helfen und gleichzeitig dafür sorgen, dass Ihre digitalen Transaktionen sicher und zuverlässig sind.

Sign.Plus ist ein erstklassiges Tool für elektronische Signaturen, das qualifizierte elektronische Signaturen (QES) für zusätzliche Sicherheit und Effizienz im Umgang mit Dokumenten bietet. Mit Sign.Plus können Sie Ihre Arbeitsprozesse reibungsloser gestalten und die Sicherheit branchenübergreifend verbessern. Durch den Einsatz von QES mit Sign.Plus hilft Ihrem Unternehmen, voranzukommen und gleichzeitig Ihre digitalen Transaktionen sicher zu halten. Schauen Sie sich an Sign.Plus Melden Sie sich noch heute an und genießen Sie einen sicheren und effizienten Betrieb!

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine digitale Signatur, die bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllt und ihre Gültigkeit und Authentizität gewährleistet. Sie hat den gleichen Rechtsstatus wie eine handschriftliche Unterschrift und nutzt fortschrittliche Sicherheitstechnologie, um sie zu schützen.

Welche Vorteile bieten qualifizierte elektronische Signaturen für Unternehmen?

Qualifizierte elektronische Signaturen machen das Unterzeichnen von Dokumenten einfacher und schneller. Sie reduzieren den Papierverbrauch, sparen Zeit und sind sicherer. Diese Signaturen ermöglichen es Personen, von überall aus zu unterschreiben, helfen Organisationen, besser zu arbeiten und gesetzliche Vorschriften einzuhalten, während gleichzeitig Kosten gespart werden, da keine physischen Unterschriften mehr erforderlich sind.

In welchen gängigen Anwendungsfällen werden qualifizierte elektronische Signaturen eingesetzt?

Qualifizierte elektronische Signaturen werden häufig in Verträgen, Vereinbarungen, Rechtsdokumenten, Finanztransaktionen, HR-Prozessen und anderen Fällen verwendet, in denen sichere und rechtsverbindliche Signaturen erforderlich sind. Sie eignen sich ideal für Branchen wie Banken, Versicherungen, Immobilien und Gesundheitswesen.

Wie funktionieren qualifizierte elektronische Signaturen?

Qualifizierte elektronische Signaturen verwenden eine spezielle Codierung, um für jedes signierte Dokument ein eindeutiges digitales Zeichen zu erstellen. Dieses Zeichen ist verschlüsselt und mit dem Dokument verknüpft, was es sicher macht und seine Echtheit bestätigt. Verifizierungsprozesse bestätigen die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments.

Sind qualifizierte elektronische Signaturen rechtlich anerkannt?

Qualifizierte elektronische Signaturen werden in vielen Ländern als rechtsgültige Signaturen anerkannt, darunter auch in der Europäischen Union gemäß der eIDAS-Verordnung. Sie haben dieselbe Rechtskraft wie handschriftliche Unterschriften und können vor Gericht verwendet werden.

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