Tipps für den Übergang zu einem papierlosen Büro

Haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie viel Papier Sie im Büro verwenden? Da das Bureau of International Recycling offenbart, dass 50 % des recycelten Papiers aus Unternehmen stammen, kann man mit Sicherheit sagen, dass unsere Branche ein Papierproblem hat. Abgesehen von dieser erschreckenden Statistik kann die Verwendung von Papier in Büros äußerst kostspielig sein, und es kann auch viel Zeit in Anspruch nehmen, um es auszudrucken, zu organisieren und zu entsorgen.%%
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%%Das gesagt, ist es unerlässlich, dass Ihr Team den Übergang zu einem papierlosen Büro vollzieht. Auch wenn dies für Unternehmen wie unerschlossenes Terrain erscheinen mag, bietet es viele Vorteile, von reduzierten Ausgaben und weniger Unordnung bis hin zu einem effizienteren Arbeitsablauf und einem insgesamt umweltfreundlicheren Arbeitsplatz. Eine wichtige Überlegung, die Sie während dieses Übergangs anstellen können, ist das Faxen, ein Grundpfeiler der internen Kommunikation, der es Unternehmen auf der ganzen Welt ermöglicht hat, wichtige Dokumente zu senden und Verträge auch ohne Internet zu unterzeichnen. Und es hat seinen Platz in der heutigen digitalen Welt mit der Geburt des cloudbasierten Faxens gefunden. Diese innovative Technologie hilft nicht nur, Faxe mit hoher Geschwindigkeit zu senden, sondern reduziert auch die Menge an Geld und Zeit, die für das Senden und Empfangen neuer Unterlagen aufgewendet wird.%%
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%%Aber für viele kleine Unternehmen kann der geschäftige Betrieb bedeuten, dass Initiativen wie der Übergang zu einem papierlosen Büro auf der Strecke bleiben. Deshalb ist es wichtig, nicht nur einen Leiter zu benennen, der den Übergang managen kann, sondern auch den gesamten Prozess vorzubereiten, damit er reibungslos und zeitsparend verläuft. In dieser Hinsicht %%%%skizziert Taylor Fasulas von Verizon Connect fünf verschiedene Schritte, die kleine Unternehmen unternehmen können, um effizienter zu werden%%%%, einschließlich Planung, Priorisierung, Organisation, Verfolgung und Pausieren. Auch wenn diese klein erscheinen mögen, können selbst 5-10 Minuten, die bei einem der einzelnen Schritte eingespart werden, für Ihren Übergang zu einem papierlosen System im Besonderen und für das Geschäft im Allgemeinen von großem Nutzen sein. Hier sind fünf Hauptschritte, die Sie für den Übergang unternehmen müssen:

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‍ 1. Planen

‍ Papiersparende Technologien wie Cloud-basiertes Faxen sind bei richtiger Umsetzung eine großartige Investition. Aus diesem Grund ist es für jedes Unternehmen wichtig, einen Plan mit geplanten Zielen und einem klaren Gesamtziel vor Augen zu erstellen, da dies zu einem reibungslosen Übergang beiträgt.

Was ein papierloses Büro effizient macht, ist, dass nur die wesentlichen Geräte benötigt werden, wie ein Computer, ein DSL-Modem und auch Ihr Drucker — falls eine physische Kopie des Dokuments unbedingt ausgegeben werden muss. Für Unternehmen mit größeren Archiven benötigen Sie außerdem einen digitalen Scanner, ein Speichermedium und einen cloudbasierten Backup-Anbieter.

Sobald diese alle skizziert sind, können Sie ein Schulungsprogramm durchführen, in dem Ihre Mitarbeiter die Grundlagen des Online-Faxens lernen und wie sie die unterstützenden Werkzeuge korrekt verwenden, damit sie verstehen, warum Ihr Unternehmen mit seiner Umstellung beginnt.

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‍ 2. Priorisieren

‍ Sobald die Grundlagen für den Übergang gelegt sind, sollten Büroleiter und Unternehmensleiter konkret festlegen, welche Ziele ganz oben auf der Liste stehen sollten. Durch die Organisation nach Wichtigkeit lassen sich Ziele viel einfacher erreichen. Dies wiederum wird den Übergang viel effizienter gestalten und es dem Büro leichter machen, sich daran anzupassen. Wenn man bedenkt, dass nicht viele Menschen mit der Nutzung eines cloudbasierten Faxgeräts vertraut sind, können Büroleiter diese Aufgabe zuerst priorisieren, damit die Mitarbeiter in der Anfangsphase der Umstellung alle Probleme lösen können. Dies kann durch Schulungen oder durch die Erstellung eines Leitfadens mit nützlichen Informationen wie papierlosen Ablageverfahren und Archivierungsprozessen erfolgen.

‍ 3. Verfolgen

‍ Der nächste Schritt besteht darin, einen Tages-, Wochen- und Monatsplan mit klaren Zielen zu erstellen, um zu sehen, ob Ihr Team im Laufe der Zeit ein besseres Verständnis der Technologie entwickelt hat. Durch die Verfolgung des Lernfortschritts der Mitarbeiter bei der Nutzung cloudbasierter Faxgeräte und anderer papierloser Technologien können Sie erkennen, ob Probleme auftreten und wie Sie diese am besten lösen können. Anhand der festgelegten Ziele können Büroleiter erkennen, welche Ziele ihre Mitarbeiter erreichen und bei welchen sie im Rückstand sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass es für Mitarbeiter schwierig sein könnte, sich von ihren alten Gewohnheiten zu lösen, insbesondere da Reynaldo Lugtu von Business World berichtet, dass Microsoft Research herausgefunden hat, dass Mitarbeiter Angst vor den neuesten digitalen Initiativen haben. Um ihnen den Übergang zur papierlosen Technologie zu erleichtern, können Sie Ihre Drucker nacheinander entfernen, anstatt alle auf einmal. Dadurch werden sie eher ermutigt, das neue System zu lernen.

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‍ 4. Organisieren

‍Wenn ein Büro die digitale papierlose Technologie in seinen Räumlichkeiten willkommen heißt, müssen sie sich von überfüllten Aktenschränken verabschieden. Obwohl dies eine Zeitersparnis bedeutet, müssen Büroleiter bescheinigen, dass alle ihre Dateien ordnungsgemäß gespeichert sind. Um ihre Dateien effizient mit einem Cloud-basierten Faxsystem zu koordinieren, sollten Sie ein Programm wählen, das über ein Archivierungssystem mit Datenverschlüsselung verfügt, um alte Dateien sicher und organisiert aufzubewahren. Und wenn die digitalen Systeme erst einmal etabliert sind, müssen Sie sich um Ihre Akten keine großen Sorgen mehr machen. Ein cloudbasiertes System kann eine große Menge empfangener und gesendeter Dokumente speichern, auf die von verschiedenen Geräten aus schnell zugegriffen werden kann.

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‍ 5. Pause

‍ Wie wir bereits in „So steigern und verbessern Sie die Produktivität mit Internet-Faxdiensten“ geschrieben haben, können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen einfach die Vorteile dieser Technologie genießen, da sie den Betrieb für alle einfacher macht. Cloudbasierte Technologie ermöglicht nicht nur eine effizientere Bereitstellung von Dokumenten, sondern spart Ihnen auch Kosten, die sich auf lange Sicht leicht summieren können.

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Von den Kosten für Papier bis zu den Stunden, die mit Warten verbracht werden, können diese Dinge mit papierlosen Technologien wie cloudbasierten Faxsystemen minimiert oder sogar eliminiert werden. Obwohl traditionelle Faxgeräte obsolet werden, ist ihr Zweck in Büros nach wie vor von entscheidender Bedeutung. Dank der Leistungsfähigkeit von Online-Faxdiensten können Sie jedoch ganz einfach Menschen aus der ganzen Welt faxen – jederzeit und überall – mit Fax.Plus.

Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung, eine gültige E-Mail-Adresse und ein aktives Online-Fax-Abonnement, um die Notwendigkeit von sperriger Hardware und mühsamen Prozessen zu vermeiden. Dies bringt nicht nur digitale Technologie in den Arbeitsplatz, sondern beseitigt auch alle vorherigen Herausforderungen, die Sie hatten.