10 Gründe, warum Unternehmen zu einer elektronischen Signaturlösung wechseln sollten

Warum elektronische Unterschriften verwenden? Das Leben in einer digitalen Welt ermöglicht uns mehrere Vorteile. Da die traditionelle Methode, Dokumente mit Stift und Papier zu unterschreiben, zunehmend veraltet ist, steigt der Druck auf Unternehmen, papierlos zu werden. Die moderne Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir heute arbeiten, revolutioniert und uns geholfen, Dinge schneller und effizienter zu erledigen, was zu größerer Genauigkeit und Präzision führt und somit den Bedarf an manuellen Eingriffen verringert.

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Was ist eine elektronische Unterschrift?

Elektronische Unterschriften stehen für einen papierlosen Workflow, weshalb sie in der Geschäftswelt allmählich zum Standard der Unterschriftsprozesse werden. Sie sind digitale Darstellungen der Unterschrift einer Person, die elektronisch zu einem Dokument hinzugefügt werden können. Unternehmen, die eine elektronische Unterschrift-Lösung wie Sign.Plus nutzen, verzeichnen in der Regel eine Vielzahl positiver Ergebnisse, die von reduziertem Papieraufwand, geringeren Papierkosten, verbesserter Sicherheit bis hin zu gesteigerter Produktivität und Effizienz reichen. 

Warum eine elektronische Unterschrift verwenden? Sign.Plus, einer der besten eSignature-Dienste, bietet eine umfassende Lösung für elektronische Unterschriften, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente nahtlos zu unterschreiben, zu versenden und zu verwalten. Lesen Sie weiter, um die Vorteile eines Wechsels zu einer elektronischen Unterschriftlösung wie Sign.Plus zu erkunden und wie der Umstieg auf eine eSignature-Lösung Ihrem Unternehmen helfen kann, den Dokumentenunterzeichnungsprozess zu optimieren.

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Ist es legal und sicher, eSignaturen zu verwenden?

Elektronische Signaturen sind in vielen Ländern weltweit, einschließlich der Vereinigten Staaten, Kanada und der Europäischen Union, rechtlich bindend und durchsetzbar. Die rechtliche Gültigkeit elektronischer Signaturen wird durch verschiedene Gesetze und Vorschriften, wie das Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN) und die eIDAS-Verordnung, festgelegt. Erfahren Sie mehr über die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen.

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Im Vergleich zu handgeschriebenen Unterschriften (die gefälscht und manipuliert werden können), bietet Sign.Plus zahlreiche Sicherheits- und Authentifizierungsmaßnahmen, die eine sicherere und zuverlässigere Alternative darstellen. Mit Sign.Plus sind Ihre elektronischen Unterschriften durch mehrere Sicherheitsebenen geschützt und rechtlich bindend, sodass Sie Geschäftstransaktionen effizienter und sicherer durchführen können. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie elektronische Signaturlösungen sicherer sein können als traditionelle Methoden der Unterzeichnung.

• Manipulationssichere Prüfprotokolle: Sign.Plus’s manipulationssicheres Prüfprotokoll ist ein Protokoll über alle Aktivitäten, die an einem Dokument durchgeführt werden, das in den Unterzeichnungsprozess geht. Für jedes Prüfprotokoll können die folgenden Daten gefunden werden: Status des Dokuments (angesehen, unterzeichnet, ungültig, abgelehnt, abgelaufen), Name und E-Mail-Adresse, Datum und Zeitstempel, IP-Adresse und Gerät. Dies stellt sicher, dass die Integrität der Dokumente gewahrt bleibt und betrügerische oder unbefugte Aktivitäten leicht erkannt werden können. Insgesamt ist das manipulationssichere Prüfprotokoll einer Signaturlösung eine kritische Sicherheitsmaßnahme, die ein hohes Maß an Vertrauen und Zuversicht im elektronischen Signaturprozess bietet.

• Zertifikat über den Abschluss: Ein Zertifikat über den Abschluss wird automatisch erstellt und ausgestellt, sobald ein Dokument erfolgreich elektronisch signiert wurde. Es handelt sich um ein digitales Dokument, das detaillierte Informationen über den Signaturprozess enthält, einschließlich Datum und Uhrzeit der Unterschrift, der E-Mail-Adresse des Unterzeichners und einer eindeutigen Transaktions-ID. Das Zertifikat bietet einen starken Beweis für die Authentizität und Integrität des unterzeichneten Dokuments, was besonders wichtig ist bei rechtlichen oder geschäftlichen Transaktionen, bei denen die Gültigkeit eines unterzeichneten Dokuments in Frage gestellt werden kann.

• Datenverschlüsselung: Sign.Plus bietet hohe Sicherheitsmerkmale mit allen ruhenden Dokumenten, die mit dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES) und dem einzigartigen Verschlüsselungsschlüssel jedes Benutzers ausgestattet sind. Darüber hinaus verwenden wir zur Sicherung der Datenübertragung zwischen unseren Apps (derzeit mobil und web) und unseren Servern die TLS 1.2+ Verschlüsselung. Dieser Verschlüsselungsprozess stellt sicher, dass alle sensiblen Daten, wie persönliche Informationen, Transaktionsdaten oder signierte Dokumente, vor Abhörung oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. 

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Sicherheit ist ein guter Grund zum Wechseln, aber was noch?

Elektronische Signaturlösungen bieten zahlreiche weitere Vorteile, die einen erheblichen Unterschied in der Art und Weise machen können, wie Einzelpersonen und Unternehmen arbeiten. Durch den Wechsel zu einem elektronischen Signaturdienst können Einzelpersonen und Unternehmen die nachfolgend aufgeführten Vorteile genießen und ihre Dokumentenunterzeichnungsprozesse optimieren, während sie gleichzeitig die Sicherheit verbessern und ihre Umweltbelastung reduzieren. Hier sind einige der attraktivsten Vorteile der Verwendung von elektronischen Signaturlösungen:

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• Verfügbar in einer mobilen App:  Mit einer eSignature-Mobile-App können Sie Dokumente elektronisch von überall und zu jeder Zeit mit jedem internetfähigen Gerät unterschreiben. Dies kann für Menschen mit Mobilitäts- oder Transportproblemen wichtig und praktisch sein, da es Unternehmen ermöglicht, Projekte schneller voranzutreiben, Verzögerungen zu reduzieren und die Gesamtleistung des Unternehmens zu verbessern.

• Kosteneinsparungen: Das elektronische Unterzeichnen von Dokumenten kann Kosten sparen, indem die Notwendigkeit entfällt, physische Dokumente zu drucken, zu unterschreiben, zu scannen und zu versenden. Darüber hinaus können Unternehmen durch den Verzicht auf physische Unterschriften Papierabfälle reduzieren und Druck- sowie Versandkosten senken, was im Wesentlichen dazu beiträgt, die benötigte Zeit und die Ressourcen zur Verwaltung von Dokumenten zu verringern und das Personal zu entlasten, damit es sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren kann.

• Kundenerfahrung: Durch die Bereitstellung einer schnelleren und bequemeren Möglichkeit für Kunden, Dokumente zu unterzeichnen und Transaktionen abzuschließen, beseitigen elektronische Signaturlösungen die Notwendigkeit für persönliche Treffen oder physische Post. Dies kann helfen, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Kundenbindungsraten zu erhöhen. Insgesamt können elektronische Signaturlösungen Unternehmen dabei helfen, eine nahtlosere und effizientere Kundenerfahrung zu schaffen, was letztendlich zu einer erhöhten Kundenloyalität und Wachstum führt.

• Erhöhte Compliance: eSignature-Dienste wie Sign.Plus sollten für alle relevanten Zertifizierungen und Compliance-Anforderungen zertifiziert sein, einschließlich SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA und mehr.

• Umweltbilanz: eSignature-Lösungen helfen, die Umweltbilanz von Unternehmen zu reduzieren, indem sie die Notwendigkeit papierbasierter Dokumente beseitigen, Papierabfälle verringern und die mit Transport und Lieferung verbundenen Kohlenstoffemissionen reduzieren.

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Wie findet man die richtige eSignature-Lösung?

Um die oben genannten Vorteile vollständig zu nutzen, ist es entscheidend, die richtige eSignature-Lösung auszuwählen. Dazu ist es wichtig, mehrere Faktoren zu erkennen, die bei der Auswahl der richtigen eSignature-Lösung basierend auf den Bedürfnissen Ihres Unternehmens zu berücksichtigen und sicherzustellen. Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Optionen kann dies eine herausfordernde Aufgabe sein. Mit einer sorgfältigen Berücksichtigung Ihrer spezifischen Bedürfnisse ist es jedoch möglich, die richtige Lösung zu finden, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:

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1. Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse: Identifizieren Sie die Arten von Dokumenten, die Sie elektronisch unterschreiben müssen, und das erforderliche Volumen an Unterschriften.

2. Rechtmäßigkeit der elektronischen Signatur: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung in Ihrer Rechtsordnung rechtlich gültig ist und den relevanten Vorschriften, wie eIDAS oder ESIGN, entspricht.

3. Regulatorische Compliance: Stellen Sie sicher, dass die eSignature-Lösung, die Sie auswählen (oder zu der Sie wechseln), für alle relevanten regulatorischen Zertifizierungen und Compliance-Anforderungen zertifiziert ist, einschließlich SOC 2, HIPAA, ISO 27001, DSGVO, CCPA und mehr.

4. Bewerten Sie Sicherheitsmerkmale: Suchen Sie nach einer Lösung, die robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung bietet, um Ihre Daten zu schützen und Betrug zu verhindern.

5. Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit:  Wählen Sie eine Lösung, die benutzerfreundlich ist und von allen Beteiligten im Unterschriftsprozess leicht angenommen werden kann.

6. Mobile-Kompatibilität: Lösungen, die mobilfreundlich sind, können auf jedem Smartphone oder Tablet verwendet werden. So können Sie Dokumente von überall und zu jeder Zeit unterschreiben und senden, ohne an einen Computer gebunden zu sein. 

7. Team-Zusammenarbeitsfunktionen: eSignature-Lösungen ermöglichen die Zusammenarbeit im Team, indem mehrere Parteien Dokumente remote, in Echtzeit und von verschiedenen Standorten aus unterzeichnen und darauf zugreifen können. Dies optimiert den Workflow, steigert die Produktivität und eliminiert die Notwendigkeit physischer Meetings, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden.

8. Preise vergleichen: Bewerten Sie die Preismodelle verschiedener Anbieter, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.

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Indem Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie die eSignature-Lösung identifizieren, die Ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht, Ihren Workflow verbessert und das erforderliche Maß an Sicherheit und Compliance bietet.

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Wechseln Sie noch heute zu einer sicheren und benutzerfreundlichen elektronischen Signaturlösung!

Zusammenfassend bieten elektronische Unterschriften Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, wie verbesserte Effizienz, Kosteneinsparungen, Nutzung unterwegs und verbesserte Compliance. Wenn Sie nach einer benutzerfreundlichen, sicheren und vollständig konformen eSignature-Lösung suchen, ist Sign.Plus die perfekte Wahl. 

Die innovative Plattform, die auf jedem mit dem Internet verbundenen Gerät genutzt werden kann, bietet robuste Sicherheitsmaßnahmen und eine einfache Integration mit anderen Geschäftstools, sowie flexible Preispläne und eine benutzerfreundliche Oberfläche. Mit Sign.Plus können Sie PDF-Dokumente online auf verschiedenen Geräten und Plattformen signieren, wodurch Unternehmen problemlos auf elektronische Signaturen umsteigen und das volle Potenzial nutzen können, um die Abläufe zu revolutionieren und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Warten Sie nicht länger, wechseln Sie noch heute zu elektronischen Signaturen mit Sign.Plus und genießen Sie die vielen Vorteile, die es zu bieten hat.